Kreiranje nove vrste dokumenta

Vrste dokumentov v programu PANTHEON omogočajo sistematično vodenje in pregled nad dokumenti (dokumentni sistem). Z določanjem različnih vrst dokumentov si lahko prednastavimo različne nastavitve: matrike kontov, pravice na dokumentu, skladišča, podpisnike, fiskalizacijo, idr.  V nadaljevanju predstavimo primer kreiranja nove vrste dokumenta.

NAMIG Vrste dokumentov se najpogosteje definirajo na začetku uporabe programa, ob implementaciji. Dodajamo jih lahko tudi kasneje.

OPOZORILO Vrste dokumenta ne moremo več izbrisati, ko na njej že obstaja kreiran dokument.

1. Kreiranje nove vrste dokumenta

Odgovorna oseba bo najprej kreirala novo šifro za vrsto dokumenta. To bo storila v Šifrantu vrst dokumentov, ki ga odpre  s klikom na meni Nastavitve | Program | Vrste dokumentov.

• Novo vrsto dokumentov želi kreirati na strani prevzetih računov, v modulu Blago. V ta namen se z miško postavi v panelu na Prevzem, kot prikazuje slika spodaj.

• Klikne na gumb Vnesi zapis v orodni vrstici. 
• V polje Koda Rozi vpiše novo šifro za vrsto dokumenta. V našem primeru: 1205.
• Izpolni polji Kratek naziv in Naziv, kot prikazuje slika spodaj.
• V polju Arhiv in Klasifikacija iz spustnega seznama izbere lokacijo, kamor se bo dokument arhiviral.
• Zapis na koncu shrani s klikom na gumb Shrani. 

OPOZORILO Da lahko iz spustnega seznama izberete informacijo za polji Arhiv in Klasifikacija, morajo biti pripravljene nastavitve v Dokumentaciji in aktivirana storitev za ePoslovanje.

NAMIG Kadar želite prekopirati nastavitve, kot jih že imate na eni izmed obstoječih vrst dokumentov, na novo vrsto dokumenta, uporabite gumb Podvoji zapis.

2. Nastavitve na panelu Blago

Odgovorna oseba nadaljuje z vnosom podatkov na novi vrsti dokumenta 1205, na panelu Blago, podpanelu Prevzem. Na panelu so na voljo trije zavihki Osnovne nastavitve, Napredni podatki in Parametri. V nadaljevanju bomo prikazali ključne nastavitve, ki jih odgovorna oseba izbere. 

•  V polje Prejemnik, na zavihku Osnovne nastavitve, odgovorna oseba vnese skladišče. V našem primeru: Konto stroškov.

OPOZORILO Vsaka vrsta dokumentov zahteva informacijo o skladišču. V primerih, ko beležimo stroške in skladišče ni smiselno, kreiramo fiktivno skladišče, da tehnično zagotovimo potrebno informacijo.

• Aktivira preklopnik za Prevzem (dodeli oranžno kljukico ustreznemu tipu prevzema). V našem primeru: Dokument.

• Določi Vrsto dokumenta, ki je v tem primeru, kot prikazuje slika spodaj: Materialno. 

NAMIG Več o tipih prevzema in vrstah dokumentov, med katerimi lahko izbirate, si preberite v poglavju Prevzem. Na zavihkih Napredni podatki in Parametri si uporabnik nastavi naprednejše nastavitve za posamezno vrsto dokumenta. Več o tem si preberite v poglavju Prevzem.

​

3. Nastavitve na panelu Status

Statusi na dokumentu omogočajo uporabniku, da si lažje označi in pregleduje dokumente znotraj ene vrste dokumentov. V ta namen odgovorna oseba na zavihku Statusi, prekopira statuse iz druge vrste dokumentov, na sledeči način:

• Klikne na gumb Prenos statusov, kot prikazuje slika spodaj.

• Odpre se okno, kjer določi iz katere, že obstoječe Vrste dokumentov, želi prenesti statuse in kakšen naj bo Način prenosa (slika spodaj).

• Prenos zaključi s klikom na gumb Kopiraj.
• Uspešno zaključen prenos vrne sporočilo, kot je prikazano na sliki spodaj.

NAMIG Statuse si lahko poljubna definirate smai z ročnim vpisom v tabelo. Podrobneje o zavihku Statusi si lahko preberete v poglavju Statusi.

4. Nastavitve na panelu Denar

Odgovorna oseba nadaljuje z nastavitvami na zavihku Denar, kjer se nastavi osnovne nastavitve vezane na knjiženje, blagajno, likvidaturo, idr. V ta namen izbere sledeče nastavitve, kot so prikazane na sliki spodaj.

OPOZORILO Da lahko iz spustnih seznamov izberete konte ali vrste dokumentov za knjiženje, morajo le-te biti predhodno že kreirane.

NAMIG Podrobnejše informacijo o možnostih nastavitev na zavihku Denar si preberite v poglavju Knjiženje na preddefinirane VD.

5. Nastavitve na panelu Blagovni konti

Matrika kontov je ena pomembnejših nastavitev za računovodtsvo pred izvajanjem knjižb dokumentov. V ta namen bo odgovorna oseba vnesla podatke o kontih na panelu Blagovni konti. To bo storila s pomočjo gumba za Prenos kontov na sledeči način:

• Klikne na gumb Prenos kontov, kot prikazuje slika spodaj.

• Odpre se novo okno, ki ponudi možnost izbire načina prenosa ter vrst kontov, kot je prikazano na sliki spodaj.

• Prenos nadaljuje po enakem postopku, kot je opisan v 3. poglavju zgoraj. 

6. Nastavitve na panelu DDV konti

Tako kot blagovni kotni, so tudi ddv konti ključni za knjiženje v računovodstvu. Odgovorna oseba na enak način, kot je opisan v poglavju 5 zgoraj, pripravi matriko kontov, na zavihku DDV konti. 

Končni rezultat prenosa ddv kontov je prikazan na spodnji sliki.

NAMIG Podrobnejše informacijo o možnostih nastavitev na zavihkih: Poljubni stroški, Poljubne dajatve, Opombe, Pravice, Podpisniki, si lahko preberete v pogllavju Nastavitve kontov.

7. Osveževanje menija

Obkreiranju nove vrste dokumenta se spremeni tudi prikaz v meniju programa PANTHEON. V ta namen bo odgovorna oseba izvedla še osvežite menija, da bo novi dokument viden v meniju.

To stori s klikom na gumb Čarovniki, v orodni vrstici in izbire možnost Osveži menu, kot prikazuje slika spodaj.

Dokument 1205 je sedaj viden na seznamu v meniju Blago | Prevzem | Dokument | 1205.