Метаданни на документа

При получаване на документа, например фактура, получавате и общите данни на фактурата; дата и място на издаване, сума, изпращач и т.н. Когато фактурата преминава през процеса на ликвидация, тя може да бъде снабдена с допълнителни метаданни, които помагат логически да се позиционира документът в рамките на организацията.

Метаданни на отделните документи са прикрепени към документа и са видими на всички форми в PANTHEON.

Тази глава представя как да използвате функциите за метаданни.

РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ В човешките ресурси, отговорното лице иска да снабди договор за авторски права с метаданни при импортирането му в Документация: тема, класификация, дата на сключване на договора и валидност на договора. С допълнително определени данни, желаният документ ще бъде по-лесен за намиране и при преглед на документа ключовите данни от договора ще бъдат получени по-бързо. По-долу вижте как да използвате метаданни в документация: Настройка на полета за въвеждане на метаданни в Класификация Въвеждане на метаданни при импортиране на документ в Документация Търсене на документи по метаданни

1.Настройка на полета за въвеждане на метаданни в Класификация

Отговорното лице иска да дефинира полета за въвеждане на метаданни.

Отговорното лице задава индивидуални класификации в Схема на класификация.

В този случай, отговорното лице избира класификация: 112 - Договор за авторски права и кликва върху Метаданни таб.

Желаните полета за въвеждане на метаданни се създават чрез копиране от друга класификация, като се кликва върху Копиране бутон.

В този случай, класификацията: 112 - Договор за авторски права дефинира следните полета:

• Тема - за въвеждане и търсене на документи по Тема;

• Класификация - за въвеждане и търсене на документи по Класификация;

• Дата на сключване - за въвеждане и търсене на документи по Дата на сключване;

• Дата на валидност - за въвеждане и търсене на документи по Дата на валидност.

• В отметката Задължително, Видимо, отговорното лице определя, че въвеждането на данни е задължително и полетата са видими.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ Настройте полетата за въвеждане на метаданни в Класификация, когато започнете да използвате метаданни. Ако е необходимо, можете да добавите повече по-късно. Ако вече сте определили настройките за полетата за въвеждане на метаданни, пропуснете тази стъпка.

2. Въвеждане на метаданни при импортиране на документ в Документация

Документът се снабдява с метаданни, когато се импортирав Документация. В тозислучай, отговорното лице импортира договор за авторски права на нов служител по проект. Това се прави по следния начин:

• Отваряне на Папка на персонала и кликване върху панел Документи .След това, кликване върху

• бутон в лентата със задачи ( Импортиране/Експортиране на данни).От падащото меню, отговорното лице избира опцията

• :Сканиране и импортиране .Когато документът се импортира в eДокументация, отговорното лице снабдява документа с липсващи и задължителни метаданни в

• Метаданни таб (както е показано на снимката по-долу). 3.

Търсене на документи по метаданни В трета стъпка, отговорното лице иска да

намери определен договор за авторски права, който е импортиран в Документация. Това се прави чрез форма Документи и използване на филтри. В този случай, отговорното лице ще търси документи, като филтрира записите чрез

• Метаданни таб. В таба, отговорното лице въвежда ключова дума за търсене: "adele". Като кликне върху избрания документ и избере

• Метаданни таб, отговорното лице преглежда ключовите данни, с които документът е снабден, без да се налага да чете цялото съдържание на договора. СВЪРЗАНИ ТЕМИ: