1. Izbor šifranta

Najprije iz menija izaberemo tj. otvorimo šifrant artikala.

Šifrant možemo takođe otvoriti i s funkcijskom tipkom ili klikom na prečicu; ikonu, postavljenu u traci s alatima.

2. Kreiranje novog artikla

U  traci s naredbama kliknemo na tipku novi zapis . S tim nam se otvori prazna forma, koja je pripremljena za unos novog artikla.

Budući da se program uvijek postavi na prvi dokument po abecednem redu, kada otvorimo vrstu dokumenta za kreiranje primljene fakture, potrebno je svaki put, kada želimo kreirati novi dokument, kliknuti na tipku Novi zapis . Otvori se novi dokument, pripremljen za unos podataka.

U gornjem dijelu forme unesemo najosnovnije podatke o artiklu.

U polje Šifra unesemo najviše šestnaestocifrenu alfanumeričku jednoznačnu šifru artikla.

Unositi je možemo na više načina:

• pri svakom novom unosu unesemo je ručno
• generiše je program automatski
• artikle šifriramo sa EAN-UPC šifrom
  

Ako pokušamo unjeti takvu šifru artikla, koja u bazi podataka već postoji, program javi grešku (pogledajte Artikal s takvom šifrom već postoji Naziv: xx!)

U polje Naziv moguće je unjeti najviše četrdesetocifreni alfanumerički naziv artikla.

Polje

  je po predefiniranoj vrijednost uvijek precrtano i označava, da li je taj artikal aktivan ili neaktivan (arhivski). Ako je artikal aktivan (polje je precrtano), artikal možemo upotrijebiti u narudžbama. Često se desi, da artikal više nije moguće dobiti, budući da mu je istekao životni ciklus, ali ga uprkos tome još uvijek trebamo u evidenciji, na primjer zbog zalihe na komisijskom skladištu ili zbog mogućih garancijskih zahtjeva u vezi proizvoda tog tipa. Tada označimo tako sredstvo kao neaktivno i kao takvog ga ne možemo više naručivati, ali možemo obavljati sve materijalne promete.

Sa poljem označavamo, da li s tim artiklom (odnosno šire - pozicijom) možemo trgovati ili   je njegova svrha samo evidencijska.

Šifrant artikala naime pored svih prodajnih artikala može sadržavati takođe šifrante za troškove, koje evidentiramo na ulaznim računima. Takvim pozicijama damo status evidencijske pozicije (označimo to polje).
Ako je označeno, da je pozicija evidencijska, ne možemo je dodavati na primljene narudžbe te izdate fakture.

U Polju definiramo primarnog dobavljača artikla. Istog izaberemo iz šifranta subjekata korištenjem tipke za padajuću listu ili počnemo pisati početna slova subjekta, kojeg želimo unjeti. Program na taj način sužava izbor subjekata, koje smo prethodno unjeli u Šifrant subjekata. Program taj podatak koristi npr. pri automatskom kreiranju narudžbi dobavljačima, kreiranju komisijske prijave te nekim ispisima zalihe (pogledajte pregled trenutne zalihe)

predstavlja naime trinastocifrenu alfanumeričku govorno ili EAN šifra, koja označava dobavljačevu šifru za taj artikal. Podatak služi prije svega za informaciju korisniku.

Program ima ugrađenu kontrolu unosa dobavljačeve šifre. Ako u šifrant pokušamo unjeti dobavljačevu šifru, koja je već unesena u polje za unos dobavljačeve šifre, program nas obavijesti o tome (pogledajte Dobavljačeva šifra već postoji), ali ipak nam takvu šifru dozvoli unjeti.

2. Izbor kalkulacije

Iz menija izaberemo panel Kalkulacija.

Panel je namjenjen određivanju cijena artikla. Cijene možemo oblikovati na više načina:

• cijene za svaki artikal pri prijemu ili izdavanju upišemo ručno
• pri prijemu dobavljačevog računa za artikal izradimo kalkulaciju
• cijene prenesemo iz vanjske kalkulacije, na primjer Excela
• oblikujemo ugovoreni cjenik
• cijenu odredimo dinamički korištenjem formula
• cijenu upišemo direktno u kalkulaciju šifranta artikala
• kalkulaciju razmnožimo preko šifranta klasifikacija artikla

Panel je razdijeljen na dva dijela:

• Kupovina i
• Prodaja

Ako u Parametri | Artikli | Osnovni podaci. izaberemo (označimo) parametar "Omogućena odvojena kalkulacija prodajne cijene po skladištima", program nam za unos i pregled podataka o odvojenoj kalkulaciji prodajne cene ponudi još dodatni panel (pogledajte Odvojena kalkulacije prodajne cijene (PKPC)).

2.1. Kupovna kalkulacija

U kalkulaciji nabavne cijene unosimo i pregledamo dobavljačevu cijenu, kalkulativne postavke nabave te nabavnu cijenu pojedinog artikla.

Podatke u kalkulaciju nabavne cijene možemo unositi ručno. Ako tako izaberemo u postavkama šifranta vrsta dokumenata prijema, program nam pri svakoj nabavi ažurira sve podatke u kalkulaciji nabave sa podacima iz kalkulacije prijema.

Kako u kalkulaciji prijema tako možemo takođe u kalkulaciji nabavne cijene u šifrantu artikla unjeti podateke o rabatu, transportnim troškovima, carini i neposrednim troškovima procentualno ili vrijednosno. Oba podatka su međusobno povezana: kada unesemo jendog od njih, program izračuna drugi.

Unesemo Dobavljačevu cijenu, koja predstavlja nabavnu cijenu i odredimo izvornu Valutu iz šifranta valuta. Rabat, Transport, Carinu i Neposredne troškove  unesemo ili u obliku % ili vrijednosno na neto dobavljačevu cijenu + transport.

Budući da carinska osnova i osnova za kalkulaciju nabavne cijene zbog različitih kurseva nisu iste, kalkulacija obično ne iskazuje stvarni postotak carine. Pogledajte Način izračuna carine. U podatake o carinskim davanjima uključujemo takođe postotak tj. vrijednost trošarine – pogledajte ECL za uvoz.

Odstupanje od stalne cijene prikazuje na, razliku između stvarno ustanovljenje nabavne cijene i stalne cijene iz šifranta stalnih cijena. U polju Bruto u našoj valuti ispisuje nam se nabavna cijena robe, koja je neto dobavljačeva cijena, povećana za transportne troškove, carinu i neposredne troškove.

	Vrijednosti, unesene u panel za kalkulaciju nabave, tvore predložak stvarnoj kalkulaciji pri nabavi!
	Unos i pregled tog panela možemo pojedinim korisnicima onemogućiti sa ništavnom autorizacijom za kalkulaciju nabavne cijene.

2.1. Prodajna kalkulacija

Kalkulacija prodaje namijenjena je izračunu i definiranju prodajnih cijena te ostalih podataka, koji na nju utiču.

Sa načinom izračuna cijene definiramo, kako nam se mijenja prodajna cijena pri promjeni kalkulativnih postavki nabave. Za svaki artikal posebno možemo izabrati:

• Određena krajnja cijena, ne mjenjaj – sačuvati želimo fiksne prodajne cijene, s obzirom na promjene nabavne cijene. Pri izboru te opcije prodajne cijene ćemo mijenjati sa dokumentom promjene cijene.
• Određena je marža, promjeni cijene pri nabavi – želimo sačuvati fiksnu maržu na nabavnu cijenu. Zato se pri svakoj promjeni nabavne cijene izračunaju nove prodajne cijene s obzirom na unesenu stopu marže.
• Određena je bruto cijena i marža - pri svakoj nabavi preračuna nove prodajne cijene s obzirom na zadnju dobavljačevu cijenu (ostale kalkulativne elemente nabavne cijene ne uvažavamo
  Za preračun prodajnih cijena pri promjeni nabavne cijene mora biti u vrsti dokumenta, s kojom kupujemo, označena opcija Popunjavanje prodajne cijene pri artiklu, ako dopustimo da se tamo preračunate cijene zapišu u taj panel.