Unos artikla iz narudžbe (materijal, roba)

 

Svaki artikal kojeg želimo u PANTHEON-u evidentirati, najprije kreiramo u Šifrantu artikala, gdje definišemo sve potrebne postavke koje utiču na dalji rad u programu.U nastavku ćemo predstaviti primjer materijala i robe kao artikla iz dokupa. Artikli materijala će da se koriste u proizvodnji za izradu proizvoda, a artikli robe za prodaju kupcima ili za internu upotrebu.

OPIS PRIMJERA Preduzeće Tecta je u prodaju uključila novi prodajni artikal CAMP TABLE i proizvodni materijal PALICE za novu liniju šatora. Oba artikla se dobavljaju po ugovorenoj cijeni od stranog dobavljača. Odgovorna osoba, tj. vođa prodaje Polona (ima prava autorizacije) će kreirati nove šifre za gore navedeneartikle i dodijeliti sva potrebna podešavanja kako bi mogli koristiti šifru na područjima nabave, prodaje, proizvodnje i računovodstva. Ona će u programu PANTHEON izvršiti sljedeće korake: Kreiranje novog zapisa za artikal Definisanje osnovnih podataka artikla Definisanje kalkulacije prodaje proizvodnog artikla Definisanje tehnoloških postupaka i slika proizvodnog artikla Definisanje ugovorenog cjenika artikla Arhiviranje ugovore u dokumentaciju artikla

1. Kreiranje novog zapisa za artikal

Odgovorna osoba želi dodati novi artikal u šifrant u Šifrantu artikala. . To će uraditi na način da odabere preko menija Postavke | Artikli | Artikli i doda novi zapis u šifrant.

• Klikne na dugme Unesi zapis na alatnoj traci. Tako kreira novi zapis i prazni sva polja u koja će unijeti željene podatke.

• U polje Šifra upiše šifru artikla. U našem primjeru: STOLICA.

• U polje Naziv upiše prozvoljni naziv artikla: STOL ZA KAMPOVANJE.

• U polju Primarni dobavljač odabre iz padajuće liste dobavljača Tent Goods EE, d.o.o. i u polje Šifra dobavljača upiše vanjski ID, kako je prikazano na fotografiji ispod.

• Da bi se šifra mogla koristiti, potvrdni kvadratić se automatski aktivira Aktivno.

• Zapis na kraju sačuva klikom na dugme Sačuvaj na alatnoj traci, gdje se pri tom promijeni boja iz selene u sivu.

Vođa veleprodaje zatim koristi istu proceduru kao što je gore opisano za kreiranje šifre za artikal PALICE, unoseći odgovarajuće podatke (u ovom slučaju, koristeći detalje prikazane na slici ispod):

SAVJET Šifrant artikala je povezan i sa drugim šifrantima (klasifikacija artikala, mjerne jedinice, odjeli itd), koje tu i odaberemo, zato po potrebi provjerimo ili dodamo one koji nedostaju. Više o povezanim šifrantima možete pogledati u poglavlju Šifranti povezani sa artiklima Za lakše i brže upravljanje u programu PANTHEON možete kreirati prečice do menija koje najčešće koristite.

UPOZORENJE U polje artikal nije moguće upisati već postojeće šifre artikla – na to vas program PANTHEON, kada želite sačuvati isti, upozori. Za lakše generisanje novih šifri u polju artikal, možete podestiti Automatsko šifriranje.

2. Definisanje osnovnih podataka artikla

Šifrant artikala ima više panela za unos, jer se u njemu mogu izvršiti mnoga moguća podešavanja i unijeti različiti podaci. Odgovorna osoba nastavlja s unosom na panelu Osnovni podaci, kako je prikazano na fotografiji ispod. Proces korak po korak je opisan u nastavku.

2.1 Osnovni podaci

Za artikal STOL, odgovorna osoba definiše osnovne podatke: primarnu i sekundarnu klasifikaciju, rok garancije, način vođenja serijskih brojeva. U našem slučaju definiše:

• Za artikal STOL, predueće Tecta želi voditi analitičke podatke za stol kao dodatnu opremu i istovremeno imati pregled artikala koji se prodaju online. U tu svrhu, u poljima Primarna klasifikacija i Sekundarna klasifikacija, odgovorna osoba sa padajuće liste bira OPR_STOL i PRODAJA NA DALJINU (oznaka 1 na fotografiji).

• Za artikal upiše trajanje rok a garancije: 18 mjeseci.

• Sa padajuće liste u polju Vođenje serijskih brojeva odabere Način vođenja artikla po serijskim brojevima tip S – jedan ser. br. je jedan kom.

• S obzirom da će se artikal prodavati i putem web shopa, Polona označi prekidač Web shop i tako omogući korištenje artikla (oznaka 2 na fotografiji).

2.2 Knjigovodstveni podaci

Nakon definisanja osnovnih podataka, nastavlja se sa definisanjem knjigovodstvenih podataka. One su važne za računovodstvo i definišu, između ostalog, koje matrice konta će se koristiti u nastavku pri knjiženju i kako će se pripremati PDV obračun. U našem primjeru Polona obavlja sljedeće:

• Nastavlja se sa unosom knjigovodstvenih podataka koji su prikazani na fotografji iznad pod oznakom 3.

• Budući da je artikal vrste B-roba, u polju Knjigovodstvena vrsta odabere iz padajuće liste šifru 200.

• Odgovorna osoba iz padajuće liste odabere u poljima Odjel i Nos. tr., u kojem odjelu će pratiti analitiku za artikal.

• U polju Porez PDV iz padajuće liste odabere tarifni broj P1.

2.3 Dimenzije i mjerne jedinice

Za artikle vrste materijal i roba se, u programu PANTHEON, vodi zaliha, prema već odabranoj jedinici mjere. Odgovorna osoba to definiše kao što je prikazano na fotografiji iznad s oznakom 5.

• U polju Glavna mjerna jedinica sa padajuće liste odabere mjernu jedinu: KOM.

• U polja Neto težina i Bruto težina upiše podatke o težini stola te u polju MJ odabere jedinicu mjere za težinu: KG.

• Isti postupak ponovi u poljima širina, visina, dubina i JM.

​2.4 Carinski podaci

Za artikle ikoji se dobavljaju od stranog dobavljača vodimocarinske podatke koji se kasnije koriste za pripremu različitih izvještaja. U tu svrhu, odgovorna osoba ispunjava polja kao što je prikazano na fotografiji iznad s oznakom 4.

• U polju Carinska tarifa odabere šifru sa padajuće liste, kao i Glavnu mjernu jedinicu.
• Zapis na kraju sačuva klikom na dugme Sačuvaj na alatnoj traci, gdje se pri tom promijeni boja iz zelene u sivu.

Odgovorno lice vrši unos za primjer artikla materijala ŠIPKA po istoj proceduri, popunjavajući polja sa sljedećim podacima:

SAVJET U polju Knjigovodstvena vrsta odabirom različitih vrsta artikala (500 - vrsta materijala ili 200 -vrsta roba) definišete detaljnije raščlanjivanje po kontima, koji su postavljeni u pozadini. Više o knjigovodstvenim vrstama pogledajte u poglavlju Vrsta artikla.

UPOZORENJE Postavke u polju Vođenje serijskih brojeva za šfru artikla nije moguće mijenjati, ako je već kreirana zaliha ili je kreiran dokument za taj artikal.

3. Definisanje kalkulacije prodaje i nabave artikla

Odgovorna osoba nastavlja sa definisanjem kalkulacije prodaje i nabave artikla na panelu Kalkulacija, kako je prikazano na fotografiji ispod. Kalkulacija nabave će se sama popunjavati prilikom prijema. S kalkulacijom prodaje određujemo prodajne cijene i način vođenja prodajnih cijena.

​3.1 Nabava i troškovi vezani za nabavu

U PANTEHON-u počinjemo čuvati podatke o nabavi tek s prvim zapisom nabavnog dokumenta. Često postoje dodatni troškovi u vezi sa nabavom (transport, carina, itd.), koji povećavaju troškove kupovine artikla i takođe se uzimaju u obzir u analizi kupovine.

UPOZORENJE Da li će se podaci nabave unositi automatski pri svakom prijemu ili ručno, podesit ćemo u postavkama Šifranta vrste dokumenata.

• U našem primjeru, odgovorna osoba pri kreiranju novog artikla sa padajuće liste odabere valutu KM u polju u Valuti.
• Pri prijemu prvog artikla (kada se kreira dokument prijema za artikl STOL) polje Dobavljačeva cijena će se automatski popuniti cijenom, valuta će ostati nepromijenjena.

• Kada se troškovi transporta naprave za isporuku robe, oni će biti popunjeni na panelu Transport kako je prikazano na fotografiji iznad, s oznakom 1.

​3.2 Prodaja i izračun prodajne cijene

Prodajna cijena se se izačunava na više načina, osim toga, u PANTHEON-u možemo postaviti nekoliko nivoa prodajnih cijena, budući da imamo različite vrste kupaca.. U preduzeću Tecta artiklom unaprijed određuju cijenu i ne žele da se ona automatski mijenja. U tu svrhu, odgovorna osoba bira sljedeće mogućnosti:

• Kod načina izračuna cijene odabrat će opciju Konačna cijena je određena, ne mijenjati kao što je prikazano na gornjoj slici pod oznakom 2.

• Odgovorna osoba upiše prodajnu cijenu artikla u polje Prodajna cijena. To je iznos bez dodatka porezne stope (osova). 

• Na osnovu ranije utvrđene porezne stope automatski se preračunava cijena i upisuje u polje Maloprodajna cijena.

• U polje Veleprod. cijena 1 i Veleprod. cijena 2 odgovorna osoba upisuje u drugi i treći cjenovni razred, koji može koristiti u prodaji.

• Zapis će se sačuvati klikom na dugme Sačuvaj, usljed čega se boja promijeni iz zelene u sivu.

SAVJET Cjenovni razred koju će kupac koristiti pri kupnji može postaviti u Šifrantu subjekata. a više informacija o korištenju i postavljanju razina cijena pogledajte poglavlje Kupac.

Postopak unosa podataka za artikal ŠIPKA izvodi na isti način popunjavanjem polja sa sljedećim podacima:

SAVJET Budući da je artikal ŠIPKA namijenjen za upotrebu u proizvodnji, a ne za direktnu prodaju, odgovorna osoba upisuje vrijednost šipke u polje Sastavnica. Više o sastavnici možete pročitati u poglavlju  Sastavnice.

4. Definisanje tehnoloških postupaka i slika proizvodnog artikla

Za artikal STOL odgovorna osoba u četvrtkom koraku unese Opis, Tehnološki postupak i doda Sliku za nove artikle. Odgovorna osoba želi da se opisi i slika artikla vide u web shopu i na ispisima artikla koje kupac dobije prilikom kupovine.

• Na panelu Opis u polje TXT upiše kratki opis artikla.

• Kako biste omogućili prikaz opisa artikla u web shopu, potrbno je označiti kvadratić Prikaži u ATENI.

• Na panelu Tehnološki opis odgovorna osoba detaljnije navede tehničke karakteristike artikla, kako što je prikazano na fotografiji ispod.

​

• Za dodavanje slike, odgovorna osoba se u šifrantu artikala premješta na panel Slika.

• Desni klik miša ponudi različite opcije. Polona bira opciju Zalijepi i zalijepi sliku artikla. 

• Ovaj proces na kraju sačuva klikom na dugme Sačuvaj na alatnoj traci. 

Postupak unosa podataka za artikal ŠIPKA, Polona izvrši na isti način kako je opisani i za šrvi primjer. 

5. Definisanje ugovorenog cjenika

Preduzeće Tecta je sklopilo dogovor sa dobavljčem o posebnim cjenama. Odgovorna osoba dogovorene cijene za artikal unosi u panel Ugovoreni cjenik, kao što je prikazano na fotografiji ispod.

• Na tabu Kupac, unosimo novi red s klikom na dugme Unesi zapis (označen na fotografiji strelicom).
• Zatim se u polju Kupac u praznom redu odabire dobavljač sa padajuće liste.
• U polju Tip, sa padajuće liste, odabere cijnu nabave.
• U polje Cijena upiše dogovorenu nabavnu cijenu 2,00 KM.
• Sa dobavljačem je dogovoren dodatni rabat, zato te informacije upiše u polje Rabat.
• Ugovor ima definisan datum stupanja na snag pa u polje Datum od upiše datum iz ugovora.
• Zapise na kraju sačuva s klikom na dugme Sačuvaj.

Isti postupak kao što je gore opisan koristi se za unos podataka za artikal ŠIPKA, unosom odgovarajućih detalja (u ovom slučaju, korištenjem detalja prikazanih na fotografiji ispod):

SAVJET U slučaju da pogriješite prilikom unosa podatak na poziciji, a unos još niste spremili klikom na Sačuvaj, možete pritisnuti brzu tipku ESC za otkazivanje unosa. Dakle, na taj način otkazujete cijeli unos (od zadnjeg spremanja).

6. Dokumentacija artikla

PANTHEON nudi mogućnost elektronske pohrane - eDokumentacija. Koristeći ovu opciju za elektronsko arhiviranje dokumentacije, Polona kao odgovorna osoba pohranjuje ugovor, po kojem je Tecta ugovorila cjenovnik za artikal STOL, u Šifrant artikala provođenjem sljedeće procedure u panelu Dokumentacija.

SAVJET Da biste koristili eDokumentaciju, potrebno je prvo da je aktivirate. U tu svrhu, kontaktirajte našu prodaju ili pročitajte više o usluzi ovdje.

U tu svrhu odgovorno lice će u njemu pohraniti ugovor sa kojim je firma ugovorila cjenovnik za novi artikl. Prilikom unosa dokumenta u arhivu, prvo će definisati osnovne podatke o dokumentu, a zatim zavesti dokument u dokumentaciju.

6.1 Osnovni podaci o dokumentu

Osnovni podaci definišu informacije o statusu dokumenta, ključu, načinu arhiviranja, datumima, predmetu. Ove podatke popunjava odgovorna osoba kao što je prikazano na fitigrafiji ispod (oznaka 1).

• U polje Status iz padajuće liste odabere status P-Potvrđen, to znači da se dokument više neće mijenjati, ugovor je konačan u arhivi.
• U polje Ključ program samostalno gereniše broj dokumenta.
• Polja Arhiv i Datum se samostalno popune.
• Nastavlja sa unosom u polje Subjekt, kojega odabere sa padajuće liste. To je zapravo preduzeće Tent Goods EE do.o. sa kojom je zaključen ugovor.
• Polje ID klasifikacije sa padajuće lista popuni s klasifikacijom kalkulacije prodaje i cjenika.

6.2 Dodavanje dokumenta u Dokumentaciju

Nakon što su uneseni osnovni podaci o dokumentu, odgovorna osoba ide na podpanel Datoteke.

• eDokument dodaje s klikom na dugme Dodaj dokument.
• Otvori se novi prozor, kako je prikazano na fotografiji ispod.
• U prozoru odabere dugme Otvaranje iz datoteke i lokaciju, gdje se nalazi ugovor koji će dodati u arhiv.
• Dodavanje zaključi s klikom na dugme Potvrdi.

• Kada je dokument uspješno dodan u arhivu, odgovorna osoba ga može vidjeti u samom šifrantu artikala.

​