Offene Posten schließen
Das Schließen offener Posten wird verwendet, um offene Forderungen/Verbindlichkeiten mit Zahlungen zu schließen. Es wird verwendet, wenn der Abschlussbeleg (z. B. Zahlungsbeleg) nicht mit demselben verknüpften Dokument wie der Abschlussbeleg (Forderung für die ausgestellte Rechnung) verbunden ist. Diese Abschlussmethode sollte nur verwendet werden, um offene Posten auf demselben Konto für ein bestimmtes Thema zu schließen.
Dieser Prozess ist wichtig, da er es Ihnen ermöglicht, unbezahlte, bezahlte und teilweise bezahlte Dokumente zu überprüfen.
Das Programm unterstützt mehrere Arten von Abschlüssen:
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel, wie man offene Posten manuell in PANTHEON schließt.
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FALLZUSAMMENFASSUNG
Anne Buchhalterin, eine Buchhalterin bei Tecta, möchte die offene Rechnung 22-3000-0000001 über 3.050,00 EUR, die an Intersport d.o.o. ausgestellt wurde, schließen. Der Kunde hat die falsche Referenz für die Banküberweisung verwendet, sodass die Zahlung beim Buchen des Kontoauszugs nicht mit der Forderung verknüpft wurde. Anne schließt das Konto wie folgt:
1. Auswahl der Buchungsmethode Manuell
2. Eingabe von Kriterien zur Anzeige offener Posten
3. Abschluss des Zahlungsabschlusses und der Forderungen
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1. Auswahl der Buchungsmethode Manuell
Die verantwortliche Person öffnet das Fenster zum Schließen offener Posten, indem sie das Menü Finanzen | Schließen | Manuellöffnet. Das Formular ist in vier Abschnitte unterteilt:
Tecta hat die Rechnung 22-3000-0000001 an den Kunden Intersport d.o.o. über 3.050,00 EUR ausgestellt.
Die verantwortliche Person findet die Kaufinformationen im Menü Waren | Ausgabe | Dokument, den Dokumenttyp 3000 - Verkauf.
Der Kunde Intersport d.o.o. hat seine Verbindlichkeit gegenüber Tecta am 6.5.2022 durch eine Überweisung auf sein Bankkonto beglichen.
Da Intersport d.o.o. die korrekte Zahlungsreferenz, 223000000001001, nicht angegeben hat, wurde die Zahlung beim Buchen des Kontoauszugs nicht mit der Forderung verknüpft.
Die verantwortliche Person hat den Kontoauszug am 6.5.2022 im Buchungssatz 4110 - Bankabstimmung - ADDIKO BANKgebucht, wie im Bild unten gezeigt. Beim Buchen des Auszugs hat die verantwortliche Person die falsche Referenz, auf die sich Intersport d.o.o. bezog, nämlich 01-2022, in die Spalten Dokument und Verknüpft. doc.
Die verantwortliche Person beginnt nun, offene Posten zu schließen.
2. Eingabe von Kriterien zur Anzeige offener Posten
Die verantwortliche Person öffnet das Menü Finanzen | Schließen | Manuell und das Fenster Offene Posten schließen - aktive Buchungen öffnet sich.
Im Feld Betreff im Fensterkopf gibt die verantwortliche Person den Namen des Kunden ein, für den eine Übersicht über die offenen Posten erstellt werden soll.
In diesem Fall gibt die verantwortliche Person manuell »Intersport« ein und wählt Intersport d.o.o. aus der Dropdown-Liste aus. An diesem Punkt wird das Feld Name 2 automatisch ausgefüllt.
Im Feld Kontomuss die verantwortliche Person die Kontonummer eingeben, für die die offenen Posten geschlossen werden sollen. In diesem Fall wird das Konto 1200 - Kurzfristige Forderungen - Binnenmarkt eingetragen.
Als Nächstes wird der Status der zu schließenden Dokumente ausgewählt.
Die Option Alle wird ausgewählt, die alle Dokumente, einschließlich der geschlossenen, anzeigt.
Die Prim. Währung (Primärwährung) beschränkt den Abschluss offener Posten auf eine bestimmte Währung. Die Standardwährung für dieses Feld ist in den Programmp arameternfestgelegt.
Die verantwortliche Person aktiviert das Kontrollkästchen Nur offene Beträge, da das Programm nur den Betrag anzeigen soll, bei dem das verknüpfte Dokument noch offen ist, nicht den Gesamtbetrag des Dokuments.
Für die meisten Konten sucht das Programm automatisch nach dem Typ des Postens, für 1200 aktiviert das Programm automatisch das Kontrollkästchen Forderung.
Sobald die verantwortliche Person die allgemeinen Daten eingegeben hat, wird die Schaltfläche Suche geklickt, um einen Bericht über die offenen Posten für das ausgewählte Thema zu erstellen.
Im Abschnitt der offenen Zeilen werden die Aufzeichnungen der offenen Verbindlichkeiten und der offenen Zahlung angezeigt.
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WARNUNG
Der Abschlussbetrag kann manuell geändert werden.
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Die verantwortliche Person kann sehen, dass die offene Forderung sich auf die Rechnung 22-3000-000001 bezieht. Auf der rechten Seite des Fensters wird der Zufluss der Intersport-Zahlung angezeigt.
3. Zahlungsabschluss und Forderungen
Um den offenen Posten zu schließen, doppelklickt die verantwortliche Person auf die offene Forderung und Zahlung oder klickt mit der rechten Maustaste und wählt die Option Ausgewählte verknüpfte Dokumente vollständig verschieben , um die Zeilen in den oberen Abschnitt des Fensters zu verschieben.
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HINWEIS
Durch Klicken auf die Schaltfläche Automatischschließt das Programm automatisch die offene Forderung und die offene Zahlung, wenn beide Beträge gleich sind. Für weitere Informationen siehe das Kapitel Automatischer Abschluss.
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Im Teil des Fensters, in dem sich die Daten und Funktionen zum Schließen von Posten befinden, klickt die verantwortliche Person auf die Schaltfläche Schließen.
Die beiden Zeilen werden geschlossen, aber in den offenen Posten im unteren Teil des Fensters gibt es weiterhin einen Eintrag für das Konto 22-3000-000001 und einen Unternehmenszufluss von 3.050,00 EUR.
Dies liegt daran, dass die Option Alle im Abschnitt Dokumentenstatus der allgemeinen Daten aktiviert ist.
Sobald die verantwortliche Person das Kontrollkästchen Offen aktiviert und die Daten erneut sucht, sind diese Dokumente nicht mehr sichtbar.
