Odpisnica polizdelkov in izdelkov v elektronskem i

Odpisnica polizdelkov in izdelkov v elektronskem informacijskem sistemu

Odpisnica polizdelkov in izdelkov se lahko nahaja v papirni ali elektronski obliki. Ker je odpisnica notranja knjigovodska listina, elektronska oblika ni predpisana in je zaščita in dostop do listine prosto prepuščena uporabnikom. Edina omejitev je ta, da se odpisnica polizdelkov in izdelkov po potrditvi in prenosu podatkov v poslovne knjige ne sme spremeniti ali izbrisati.

Prednost listin v elektronski obliki je v tem, da ni potrebno vseh podatkov vsakič sproti vnašati na novo. Še več, v dobro organiziranem informacijskem sistemu se osnutek odpisnice oblikuje avtomatično ob izdaji naloga za odpis vrednosti blaga.

Pri tem je potrebno opozoriti, da je osnutek odpisnice možno spreminjati in dopolnjevati. Zato to še ni verodostojna knjigovodska listina. To postane z elektronsko potrditvijo.

Prva faza – kreiranje naloga za odpis vrednosti polizdelkov in izdelkov

Postopek kreiranja odpisnice polizdelkov in izdelkov se začne z izdelavo naloga za odpis vrednosti. Posebna komisija na osnovi ugotovitve o odpisu vrednosti izdela nalog za odpis. Nalog za odpis vsebuje seznam polizdelkov in izdelkov, ki jim je potrebno odpisati vrednost. Nalog za odpis vrednosti običajno ne vsebuje obstoječe vrednosti polizdelkov in izdelkov, ker se te vrednosti kasneje avtomatično pridobijo iz informacijskega sistema na osnovi količine in šifre artikla, če je sistem ustrezno urejen. Na nalog je potrebno vpisati samo za katere polizdelke in izdelke gre in kolikšna vrednost se bo odpisala.

Druga faza – priprava osnutka odpisnice vrednosti polizdelkov in izdelkov

Na osnovi naloga za odpis vrednosti polizdelkov in izdelkov se v informacijskem sistemu kreira osnutek odpisnice. Na osnovi ustreznega šifranta polizdelkov in izdelkov ter informacijsko podprtih metod vrednotenja se, poleg podatkov iz naloga za odpis vrednosti polizdelkov in izdelkov, avtomatično doda tudi obstoječa vrednost in izračuna nova vrednost polizdelkov in izdelkov. Odpisnica vrednosti polizdelkov in izdelkov mora vsebovati tudi znižano vrednost enote in skupno odpisano vrednost.

Osnutek odpisnice vrednosti polizdelkov in izdelkov se običajno izdela v enem izvodu.

Tretja faza – odpis vrednosti polizdelkov in izdelkov

Pri odpisu vrednosti polizdelkov in izdelkov običajno ne prihaja do premikov polizdelkov in izdelkov. Zato odpisnico vrednosti lahko izdela komisija, ki je pripravila nalog. Odpisnica vrednosti polizdelkov in izdelkov se podpiše s potrditvijo v programu. Direktor potrdi odpis polizdelkov in izdelkov neposredno v elektronskem sistemu. V praksi elektronsko listino potrdi kar računovodstvo, čeprav to ni računovodska funkcija.

Četrta faza – evidentiranje odpisa vrednosti polizdelkov in izdelkov v poslovnih knjigah

S potrditvijo odpisnice vrednosti se evidentira znižanje vrednosti polizdelkov in izdelkov. Skladišče se tako knjigovodsko vrednostno razbremeni, količina polizdelkov in izdelkov pa ostane ista. Na osnovi potrjene odpisnice se v poslovnih knjigah evidentira znižanje vrednosti zalog polizdelkov in izdelkov. Če podjetje razpolaga z dobrim informacijskim sistemom, se s potrditvijo odpisnice avtomatično, brez posredovanja knjigovodje, kreira temeljnica za knjiženje tega poslovnega dogodka ali pa se izvede avtomatsko knjiženje v poslovne knjige.

Vir: strokovni priročnik Praktični vodič po računovodstvu, založba Verlag Dashöfer, d.o.o.