Schema de clasificare
Schema de clasificare
Schemă de clasificare este pregătită conform nevoilor de clasificare a documentelor în cadrul companiei. Registrul poate fi accesat din consola de administrare sau din meniul: setări - documentație - schemă de clasificare.
În panoul lateral, este afișată structura arborelui planului de clasificare. Clasificările sunt introduse în tabel prin definirea Codului și Materialului de clasificare, Clasificarea părinte, de asemenea, va fi afișată într-o structură de arbore, valabilitatea documentelor clasificate prin această clasificare, tipul de forță (de obicei ani, poate fi de asemenea determinat în zile sau luni), persoana responsabilă, notă și Escalare (implicit este 8 zile). Selectați Stocarea pentru documente și toate documentele cu clasificarea selectată în modulul de documentație vor fi stocate automat în stocarea selectată. Selectați un flux de lucru pentru o clasificare și acesta va fi început atunci când un document este clasificat.
În panoul Metadata există o opțiune pentru adăugarea de câmpuri personalizate pentru fiecare Clasificare.
| Secvență |
Ordinea câmpurilor |
| Obligatoriu |
Dacă caseta de selectare este activată, câmpul de metadate nu poate fi gol. |
| Nume variabil |
Nume variabil |
| Nume de afișare |
Nume de afișare sau Nume câmp (etichetă) |
| Tip de căutare |
Selectați un tip de căutare dintr-un meniu derulant. |
| Tip de date Setter |
Selectați un Tip de date Setter dintr-un meniu derulant. |
| Valoare implicită |
Stabiliți o valoare implicită sau lăsați-o goală. |
| Câmp document |
Selectați un câmp document dintr-un meniu derulant. |
| Vizibil |
Ascundeți sau afișați un câmp. |
Copierea metadatelor din alte Clasificări este posibilă prin utilizarea - 
În panoul de Autorizări aveți acces pentru a stabili permisiuni pentru fiecare schemă de clasificare.
În panoul Documente există documente existente listate pentru fiecare schemă de clasificare.
Sfat:
Schemă de clasificare poate fi descărcată de pe serverul web Datalab, făcând clic pe Import / Export și Transferați registrele. Numai o schemă de clasificare de bază este transferată și poate servi ca model (afișat în figură). Fiecare companie, pe baza reglementărilor interne sau cerințelor interne, completează schema de clasificare existentă sau extinde schema de clasificare cu coduri de clasificare suplimentare.
Procedura de transfer a schemei de clasificare de bază de pe serverul web Datalab se face în același mod ca și în alte liste de coduri similare, de exemplu, descărcarea noilor rate fiscale, planul de conturi, țări etc.
Crearea și editarea schemei de clasificare este de asemenea prezentată într-un video.
Exportul documentelor prin clasificare
Selectați Exportați documente dintr-un meniu 
. Toate documentele care includ clasificarea selectată sunt listate aici. Fișierele exportate pot fi denumite cu Subiect, Clasificare sau Prefix personalizat.
Când se închide formularul Schemei de Clasificare, toate setările pentru arhiva utilizată sunt verificate. Dacă există setări lipsă pentru arhivă, arhivarea în modulul de documentație nu este posibilă și un mesaj de eroare este deschis pentru a ne reaminti.
