 | Loading… |
|
|
|
Informații generale
       
În informațiile generale, determinăm gestionarea documentelor care sunt plasate într-o clasificare.
Așadar, pentru fiecare clasificare din antet, definim tipul de clasificare și tipul documentelor, adică, vom plasa materialele în ea, cine va fi persoana responsabilă pentru clasificarea aleasă, în care stocarea va plasa documente pe clasificarea selectată, etc.
Mai jos este o descriere a câmpurilor individuale.
| Este activ |
Determină dacă Clasificarea este activă sau inactivă. Atunci când se creează o nouă Clasificare, aceasta este activă în mod implicit. Când Clasificarea este inactivă, este colorată în roșu în toate meniurile derulante și nu poate fi selectată, doar dacă este acordată prin autorizare. |
| Căutare text complet |
Prin bifarea casetei de selectare Căutare text complet (FTS), toate documentele noi ale acestei clasificări vor fi indexate automat și încărcate în folderul FTS din cloud-ul eDocumentației.
Aceasta face ca toate documentele să fie imediat căutabile.
Căutarea textului complet (FTS) permite căutări rapide de text ale datelor documentelor, permițând astfel căutări chiar și pe documente scanate. Introducerea unui șir de căutare în câmp afișează toate documentele care conțin termenul de căutare oriunde în text sau în document.
|
| OCR |
După bifarea casetei de selectare OCR, formatele de fișiere pot fi, de asemenea, specificate.
Aceasta înseamnă că toate documentele noi de clasificare care se potrivesc formatelor selectate vor fi trimise automat pentru citire OCR imediat ce sunt încărcate în DMS.
Aceasta permite recunoașterea și procesarea documentelor fără întreruperi și automatizate. |
|
ID
|
Un cod alfanumeric este specificat în câmp, care servește ca un identificator unic de clasificare.
La descărcarea schemei de clasificare folosind serviciile web codul este deja definit.
|
|
Material
|
Introduceți orice descriere în câmp sau numele clasificării individuale. Cea mai ușoară modalitate de a-ți imagina acest lucru este modul în care obișnuiai să lipești un autocolant pe un dosar.
La descărcarea schemei de clasificare folosind serviciile web tipul de material este deja definit.
|
|
Tip de material
|
În câmp, poți alege din următoarele tipuri presetate:
- Material arhivistic - este material documentar care are o semnificație durabilă pentru afacere mult timp după crearea sa (de exemplu, date de registru, date de teren …)
- Material documentar permanent - sunt toate tipurile și formele de înregistrări care au fost create sau primite în timpul activității persoanelor juridice și fizice, care nu sunt considerate material arhivistic prin lege, dar au o perioadă de păstrare legală
|
|
Valabilitate
|
Afișează perioada pentru care documentul trebuie păstrat.
|
|
Tip de valabilitate
|
Câmpul conține unitatea de timp a valabilității documentelor stocate la o anumită clasificare. Următoarele opțiuni sunt disponibile:
- (Niciunul) – fără etichetă
- Zile
- Luni
- ANI
|
|
Persoană responsabilă
|
În câmpul din lista derulantă a Subiectelor registru, este aleasă persoana responsabilă, adică, administratorul clasificării. Poți alege între persoanele de contact ale companiei. Contactele active și inactive sunt afișate.
|
|
Superior
|
În câmp, specificăm clasificarea părinte și astfel o plasăm în ierarhia clasificărilor. De exemplu, clasificarea subordonată Membri ai unităților CZ este clasificarea superioară CZ – Garda Națională.
|
|
Escalare (zile)
|
În câmp, introduceți numărul de zile pe care persoana responsabilă asociată le are la dispoziție pentru a confirma, edita sau semna documentul. Dacă persoana responsabilă nu aprobă documentul într-o anumită perioadă, acesta este transferat pentru aprobat la o persoană superioară, care este specificată în ierarhia registrului de funcții . Valoarea implicită este de 8 zile.
|
|
Flux de lucru (eWorkflow)
|
În câmpul din lista derulantă, selectați un flux de lucru care va fi rulat atunci când plasați un document în această clasificare. De exemplu, în cazul documentelor cu clasificarea eFactura, procesul de afaceri Import eFactura este inițiat.
|
|
Stocare
|
În câmp, specificați stocarea sau locul unde documentul va fi stocat. Poți alege între:
|
| Salvează istoric |
Prin selectarea acestei casete de selectare, toate modificările efectuate asupra fișierelor unui document sunt salvate. Modificările pot fi revizuite în tab-ul Fișiere al formularului Documente , făcând clic pe Istoric buton.
Această funcție este disponibilă doar pentru clasificările care folosesc eDocumentație ca stocare.
|
|
Notă
|
Câmpul este destinat introducerii unei note arbitrare pentru clasificare. Poți scrie în el semne de carte, care facilitează plasarea documentelor în clasificarea corespunzătoare.
|
| Loading… |
| Loading… |
|
|
|
|