v formulah za izračun bilančnih postavk se lahko direktno sklicujemo na konte glavne knjige. Številko konta vpisujemo med oznakama #. Sklicujemo se lahko na posamezno številko konta, ali pa na razrede, skupine, poljuben nivo analitike… Pri tem seveda uporabljamo znake s posebnim pomenom, najpogosteje znak %.
Nadalje se lahko sklicujemo na :

• D – debetni promet konta v danem obdobju
• K – kreditni promet konta v danem obdobju
• S – saldo konta v danem obdobju v absolutni vrednosti = |D - K|
• P - Kredit – Debet (kreditni saldo v danem obdobju) = K - D
• O – Debet – Kredit (debetni saldo v danem obdobju) = D - K

Primeri pravilnega vnosa bi torej bili:

• #S1200# = saldo konta 1200 v danem obdobju (absolutni saldo)
• #D12%# = debetni promet kontov skupine 12 v danem obdobju
• #K0%# = kreditni promet kontov razreda 0 v danem obdobju
• #O02%# = debet – kredit kontov skupine 02 v danem obdobju (debetni saldo) = #D02%#-#K02%#
• #P90%# = kredit – debet kontov skupine 90 v danem obdobju (kreditni saldo) = #K90%#-#D90%#

Začetno stanje v bilančnih formulah

Za prikaz začetnega stanja pred znaki s posebnim pomenom (D, K, S, P, O) uporabimo črko Z. Npr. #ZS1200# nam bo izpisalo začetni saldo konta 1200. Pogoji, ki morajo biti izpolnjeni, da se začetno stanje konta izpiše, so:

• promet konta mora biti na otvoritveni temeljnici, ki ima datum enak datumu izpisa bilance od,
• datum otvoritve glavne knjige v administratorski konzoli mora biti enak datumu izpisa bilance od (do verzije programa 55.57.00).

 Pri uporabi znaka tipa Z je treba upoštevati, da se to začetno stanje ne odšteva v drugih formulah. Zato je treba to začetno stanje v primeru, da se isti konto pojavi še v drugih izračunih odšteti.

Primer: v začetnem stanju na 01.01.2011 je na kontu 120000 znesek na debetni strani 11000 EUR. V obdobju med letom je na kontu 120000 znesek 7000 EUR. Končni saldo je 18000 EUR

Pozicije v formulah morajo biti nastavljene:

Začetno stanje:                       #ZS120000#

Promet v obdobju:                  #D120000#-#ZS120000#  

Saldo:                                       #S120000#

Promet v obdobju še enkrat zajame začetno stanje v izračun, kar pomeni, da ga moramo odšteti. V nasprotnem primeru bo  v vrstici promet zajet tekoči promet + začetno stanje.

v formulah za izračun bilančnih postavk se lahko sklicujemo tudi na podatke, ki so izračunani v posamezni poziciji in stolpcu bilance. Najprej vnesemo številko stolpca, nato pa številko pozicije. Izraz vpisujemo med znakoma #.

Primeri pravilnega vnosa bi torej bili:

• #A1# - vrednost pozicije 1 iz stolpca A (Formula 1)
• #B14# - vrednost pozicije 14 iz stolpca B (Formula 2)

Sklicevanja na celice bilance NE MOREMO poenostavljati z uporabo znakov s posebnim pomenom.

#StDel# - povprečno število zaposlenih v posameznem letu.

#StDel2# - povprečno število zaposlenih v posameznem letu na dve decimalni mesti

#StDel3# - povprečno število zaposlenih v posameznem letu na dve decimalni mesti, pri čemer se pri obračunu upoštevajo podatki za izbrne mesece izpisa bilance, ne obdobje celotnega leta, kot pri spremenljivkah #StDel# in #StDel2#.

#WrkrNoStart# - število zaposlenih na datum od.

#WrkrNoEnd# - število zaposlenih na datum do.

Uporaba: izračun povprečnega letnega števila zaposlenih za izkaz poslovnega izida glede na letnico iz polja "Datum obdobja od".

#WrkrNoAvg# - povperčno število delavcev v obdobju (povprečje datum od in datum do).

Podatke za izračun najdemo v kadrovski evidenci. 

#FxDateTo_USD# - spremenljivka omogoči, da se določena postavka preračuna na datum izpisa poročila (npr. bilance) DO. Zadnji trije znaki (za podčrtajem) prestavljajo ime valute, za katero program poišče tečaj datuma izpisa  DO.Glej primer.

#Months# - število mesecev poslovanja.

#SubjeType# - program pri uporabi te spremenljivke vrne rezultat ali FO (fizična) ali PO (podjetje). Rezultat kontrolira polje Organizacijska oblika v AK / Parametri programa / Denar / Osnovni podatki - Organizacijska oblika.

SQL stavek v polje formula vnesemo tako, da ga omejimo z znakom ~S~ na začetku in koncu stavka. Spremenljivke, ki jih lahko uporabimo v sql stavkih in ob izpisu zamenjajo vrednosti v vnešenih kriterijih, so:

Glede na uporabljeni izpis pa lahko uporabimo tu spremenljivke za obdobja za prikaz ustreznih podatkov v posameznih stolpcih: 

Nekaj primerov uporabe SQL stavkov v formulah bilanc:

1. Število računov po mesecih glede na datum izstavitve računa za datumsko obdobje izpisa bilance od do:

~S~select count(*) from the_move where adDateInv >= convert(datetime, #DateFrom#) and adDateInv <= convert(datetime, #DateTo#) and DATEPART(month, adDateInv) = #Month#~S~

2. Število vnešenih subjektov po datumu vnosa po posameznih obdobjih za obdobje izpisa bilance od do:

~S~Select COUNT(*) from tHE_SetSubj where adTimeIns >= convert(datetime, #DateFrom#) and adTimeIns <= convert(datetime, #DateTo#) and DATEPART(QUARTER, adTimeIns) = #Quartal#~S~