Dërgimi i dokumenteve PDF për leximin OCR dhe krijimi i një eInvoice

Faturat nga furnizuesit pranohen ose në format letre ose PDF. Ju mund të skanoni dokumentet në letër dhe t'i importoni ato si PDF në eDokumentacion ose mund të importoni dokumentet PDF të pranuara si bashkëngjitje emaili.

Për të konvertuar dokumentin PDF në eDokumentacion në një format faturë elektronike dhe më vonë të krijoni një dokument pranimi PANTHEON mbi të, mund të përdorni eWorkflow të paracaktuar OCR për ePosting. Ky eWorkflow njeh karakteret (p.sh. numri i taksës dhe emri i dërguesit, shuma neto, data e skadencës, etj.) të një fature PDF dhe i konverton ato në një format eInvoice të lexueshëm nga PANTHEON.

EWorkflow e thjeshton hyrjen e faturës së pranuar në PANTHEON, sepse e konverton dokumentin PDF të pranuar në një e-faturë në format JSON. Kjo mund të importohet lehtësisht në PANTHEON në një fazë më vonë.

KËSHILLË Për shkak se të dhënat në e-faturën e skanuar (OCR) kapen dhe përpunohen elektronikisht, procesi i hyrjes së faturës së pranuar është i thjeshtë. Në operacionet e vendosura të biznesit, potenciali për gabime është minimal, sepse sistemi OCR rafinohet nga feedback-u i marrë gjatë procesit të skanimit.

Poshtë një shembull se si të përdorni eWorkflow-in e mësipërm.

Përmbledhja e RASTIT Ashley Accountant përpunon faturat e pranuara nga furnizues të ndryshëm. Ajo dëshiron të thjeshtojë hyrjen e tyre në PANTHEON dhe të shmangë hyrjen manuale të të dhënave. Për këtë qëllim, ajo përdor eWorkflow OCR për ePosting dhe kryen hapat e mëposhtëm: 1. Importimi dhe zgjedhja e dokumentit në eDokumentacion 2. Ekzekutimi i eWorkflow OCR për ePosting 3. Kontrollimi i rezultatit OCR – e-faturë

KËRCËNIM Dokumentet PDF mund të konvertohen në një e-faturë duke përdorur eWorkflow OCR për ePosting. EWorkflow funksionon siç duhet vetëm nëse keni aktivizuar më parë ePosting dhe keni përcaktuar cilësimet përkatëse.

1. Importimi dhe zgjedhja e dokumentit në eDokumentacion

Personi përgjegjës përpunon faturën e pranuar nga furnizuesi në format PDF, e cila tashmë është importuar në eDokumentacion.

KËSHILLË Nëse dokumenti ende nuk është importuar në eDokumentacion, shihni kapitullin eExchange – Pranimi ose importimi.

Në eDokumentacion, personi përgjegjës kërkon dokumentin e dëshiruar dhe e zgjedh atë.

Më pas, personi përgjegjës ekzekuton eWorkflow-in përkatës.

2. Ekzekutimi i eWorkflow OCR për ePosting

Në toolbar, personi përgjegjës klikoni butonin (Wizards) dhe zgjedh opsionin OCR për ePosting.

KËSHILLË Për të shfaqur eWorkflow si një opsion në menunë Wizards në formularin e caktuar PANTHEON, duhet ta aktivizoni këtë në Projektimin e Workflow. Për më shumë informacion, shihni seksionin 3 të kapitullit Përcaktimi i cilësimeve bazë për eWorkflows.

EWorkflow konverton dokumentin PDF të lexuar në një e-faturë në format JSON.

3. Kontrollimi i rezultatit OCR – e-faturë

Si rezultat i eWorkflow, krijohet një e-faturë dhe shfaqet në listën në Files tab.

Emri i e-faturës është i njëjtë me emrin e faturës PDF dhe lloji i skedarit është JSON.

Në Metadata tab, personi përgjegjës mund të kontrollojë metodën e analizës PDF të përdorur për të lexuar faturën.

KËSHILLË Nëse kjo cilësim nuk është përcaktuar më parë për subjektin, metoda e leximit të paracaktuar përmbledh sipas normës së taksës (vat-rate-invoice). Për një shpjegim më të detajuar dhe demonstrim të leximit OCR, shihni kapitullin Përcaktimi i metodës së analizës PDF.

Është e dukshme se fatura e furnizuesit CLEAN Ltd. është lexuar duke përdorur metodën e analizës PDF: përmbledhur sipas normës së taksës (vat-rate-invoice).

KËSHILLË Nëse metoda e analizës PDF nuk është përcaktuar më parë për subjektin në Regjistrin e Subjekteve , PANTHEON automatikisht lexon të dhënat e përmbledhura sipas normës së taksës (vat-rate-invoice)

Personi përgjegjës gjithashtu mund të kontrollojë që e njëjta metodë e analizës PDF është përcaktuar për furnizuesin në Regjistrin e Subjekteve . Kjo përfundon procesin.

KËSHILLË Sistemi i leximit OCR në PANTHEON mund të lexojë një gamë të gjerë të dhënash. Kjo zakonisht përfshin të gjitha përmbajtjet standarde, pra të detyrueshme, në faturë. Sistemi mund të njohë numrin e taksës së dërguesit, emrin e dërguesit, shumën neto, datën e monedhës dhe të dhëna të tjera të ngjashme. Grupi i të dhënave të kthyer nga sistemi në formën e një e-fature varet nga cilësimi i skanimit PDF të përcaktuar për furnizuesin, dhe ndonjëherë edhe nga cilësia e faturës PDF të skanuar.