Poreski obveznici su svojim partnerima dužni da ispostave račune za primljene avanse. Zbog toga su za pravilnost poreskih evidencija dužni da vode knjigu primljenih avansa. U tu svrhu izrađujemo dokumente u vrsti dokumenta za primljene avanse.

Dokument za primljeni avans ne utiče na skladišnu evidenciju, zato možemo avansni račun da kreiramo i pomoću dodavanja narudžbine kupca na avansni račun. Takvo dodavanje se ne računa kao realizacija narudžbine kupca.

Za praćenje primljenih avansa koristimo sledeći postupak:

1. Knjiženje izvoda  ŽR

Za primljeni avans kupca knjižimo izvod ŽR. Za vezni dokument ćemo upotrebiti broj narudžbine koju smo izdali kupcu:

2. Kreiramo račun za primljeni avans

Izrađujemo ga u vrsti dokumenta za primljene avanse:

Datum računa za avans je i datum pod kojim će se iznos uključiti u poreske evidencije!

Račun ispišemo i dostavimo kupcu:

3. Knjižimo fakturu za primljeni avans 

Iz automatskoga knjiženja izdatih računa ili iz samog dokumenta knjižimo fakturu za primljeni avans. 

Za vezni dokument koristimo interni broj dokumenta. Pozicije naloga za knjiženje:

4. Kreiramo izdatu fakturu

Bilo da je roba ili usluga, za koju smo primili avans, kreiramo izdatu fakturu po standardnom postupku dodavanjem.

5. Povežemo izdatu fakturu sa avansom (negativni avansni račun)

Kada kreiramo izdatu fakturu, izaberemo panel avansi za povezovanje sa avansom.

Knjiga primljenih avansa u tom trenutku iskazuje izravnato stanje primljenih avansa i negativnih vrednosti iz negativnog računa za avans.

Kada ispišemo račun, koji smo povezali sa avansom, onda se na dnu fakture ispiše i avansirani iznos i preostala vrednost za plaćanje. Za razliku do fakturnog iznosa možemo da kreiramo i blagajnički prijem za plaćanje u gotovini. 

6. Automatsko knjiženje negativnih avansnih računa

Za popunjavanje veznog dokumenta možemo da izaberemo 1. vezni dokument, gde program automatski upisuje broj računa za avans, iz kojga je negativni avansni račun kreiran. Tako su negativni i pozitivni avansni račun automatski međusobno zatvoreni odnosno izravnati. (Ako to ne učinimo, moramo naknadno povezati obe pozicije - pogledajte Zatvaranje - Ručno). Pozicije naloga za knjiženje:

7. Automatski knjižimo izdati račun 

Pozicije naloga za knjiženje:

8. Povežemo primljeni avans sa izdatom fakturom

U meniju za zatvaranje avansa povežemo primljeni avans sa izdatom fakturom:

Pozicije naloga za knjiženje koji je kreiran automatskim zatvaranjem avansa:

Postupak možemo da kreiramo i drugačije, npr. tako, da kreiramo račun za primljeni avans pre nego što knjižimo izvod. Tako možemo za vezni dokument da upotrebimo samo broj primljenog avansa (interni broj dokumenta).