DMS Миграционен Магьосник
DMS Миграционен Магьосник
От версия 10.00.17.20, DMS мигратор започва, когато влезете в програмата. Може също да бъде стартиран в DMS под иконата за Импорт/Експорт на данни. С магьосника, документите ще бъдат прехвърлени в DMS и съхранени в облака или локалната база данни, в зависимост от лиценза.
Стартовият прозорец на магьосника показва информация за връзките към документи в Пантheon към локални папки (таб Документи), броя на документите в DMS и пространството, което заемат.
Ако искате да бъдете напомнени следващия път, можете да кликнете върху бутона Напомни ми следващия път. Това ще "пренасочи" магьосника към вас и той ще се появи само когато стартирате програмата, след това другите потребители вече няма да виждат магьосника при стартиране на Пантheon.
Ако не сте отговорни за миграцията на документи в DMS, можете да пренасочите магьосника към отговорното лице в компанията, като изберете това лице от падащия списък по-долу и кликнете върху бутона Пренасочи. Когато го пренасочите към друг потребител, магьосникът ще се появи само на този потребител, след това другите потребители вече няма да виждат магьосника при стартиране на Пантheon.
След като кликнете върху бутона следващ, можем да зададем класификациите и съответното съхранение за отделните класификации под таб Класификационен план. Много е важно да изберете в полето Съхранение подходящия избор на eДокументация или Сигурна eДокументация, тъй като това определя къде ще бъдат съхранявани документите за тази класификация. Разбира се, трябва да имаме абонамент за правилно съхранение. Всички документи в DMS трябва да имат определена класификация.
На таба Видове документи можем да свържем видовете документи с отговарящите класификации. Например, фактури, получени, които са свързани с локални папки в Вид документ 120 (таб Документи), тук са свързани с подходящата класификация. При прехвърляне в DMS, тези документи ще бъдат оборудвани с класификацията, въведена тук, и съхранени в съхранението, определено за тази класификация в класификационния план. Трябва да настроим подходяща класификация за всички Видове документи, които имат връзки към файлове на локални дискове.
Други документи, изпратени от Видове документи, също ще бъдат оборудвани с класификацията, посочена тук, например фактурата, изпратена от Вид документ 300 до DMS, ще бъде оборудвана с класификацията, посочена тук.
Следващият прозорец ще покаже документи, свързани с локални или споделени дискове. С бутона Качване документите се импортират в Pantheon DMS. След импортиране, документите са налични и в таб DMS, и в таб eДокументи, който се намира на същото място като таба Документи, където бяха разположени връзките към документите. След успешен импорт, таб Документи се премахва и виждаме само eДокументи, където намираме всички документи, които преди това бяха само свързани с Пантheon и сега са съхранени в DMS в подходящото съхранение.
След импортиране на Документи, получаваме списък с успешно импортирани файлове и съобщения за грешки, ако някой документ не е могъл да бъде импортиран. За документи, които не са били успешно импортирани, можем да повторим процеса, като кликнем върху Опитай отново Качване. Ако има неизползвани връзки, като кликнем върху Изтрий невалидни връзки, можем да изтрием връзки, които вече нямат документ на локалния диск. След успешен импорт и изтриване на невалидни връзки таб Документи в Пантheon се премахва, eДокументи го заменя.
В следващия прозорец можем да импортираме файлове, които сме експортирали от друг DMS. Файлове с еднакъв префикс ще бъдат импортирани заедно. Метаданните се записват в отделен файл. Изберете папката, съдържаща файловете с подходящия формат, които искаме да импортираме, и натиснете Зареди, а след това Качване, за да ги импортирате в DMS.
В прозореца Качване в облака, ни показва документи, които все още не са били съхранени в съхранението, зададено на класификациите. Кликването върху Качване на съхранение запазва документите в тяхното подходящо съхранение, зададено на класификациите.
Като кликнете върху Покажи архивирани, можете да видите документите, които вече са съхранени в съответното съхранение, зададено на класификациите.
Кликването върху бутона Информация показва известие от DMS и информация и опцията да поръчате eДокументация.
Последният прозорец е просто известие за завършена DMS миграция.
