1. Odabir vrste dokumenta

Najprije izaberemo vrstu dokumenta, u kojoj želimo kreirati narudžbu dobavljaču. U izborniku Narudžbe -> Narudžbe dobavljačima -> izaberemo, odnosno kliknemo na željeni dokument.

Dokument možemo i izabrati klikom na prečac - ikonu postavljenu u retku s alatima.

2. Kreiranje novog dokumenta

U retku s naredbama
  kliknemo na tipku novi zapis . Time nam se otvara novi dokument, u kojem ćemo kreirati narudžbu dobavljaču.

S obzirom da se program uvijek postavi na zadnji kreirani dokument nakon što otvorimo vrstu dokumenta za kreiranje narudžbe, svaki puta kada želimo kreirati novi dokument, potrebno je kliknuti na tipku Novi zapis . Otvoriti će se novi dokument, pripremljen za unos podataka.

3. Unos podataka

3.1. Unos podataka o dobavljaču, odnosno 3. osobi

Najprije unesemo dobavljača, odnosno 3. osobu. Kada unesemo dobavljača, isti se prenese i u polje Prijevoznik. Ako su dobavljač i 3. osoba različiti, moramo unijeti i polje Prijevoznik. Nazive oba polja (Dobavljač, Prijevoznik) možemo postaviti u Šifrantu vrsta dokumenata.

Subjekt u polju Dobavljač, odnosno 3. osoba, unesemo tako da počnemo pisati prva slova subjekta, kojeg želimo unijeti. Program na taj način sužava izbor subjekata, koje smo prethodno unijeli u Šifrant subjekata.

Partnera možemo potražiti i pomoću naprednijih kriterija, funkcijom Traženje partnera (Ctrl+S).

Traženje subjekata - klikom na ikonu se otvara posebna tablica pretraživanja za traženje subjekata po proizvoljnom kriteriju ili kombinaciji kriterija, što znatno pojednostavljuje traženje subjekata iz šifranta subjekata.

Ako želimo unijeti subjekt kojeg još nema u Šifrantu subjekata, kliknemo na tipku , kojom otvorimo Šifrant subjekata, gdje možemo unijeti novi subjekt.

U slučaju da u šifrantu subjekata nemamo unesen subjekt kojeg želimo izabrati na dokumentu, moramo ga tamo prethodno unijeti. Možemo si pomoći klikom na tipku , kojom otvaramo Šifrant subjekata za unos novog subjekta.

3.2. Broj primljenog dokumenta, unos datuma i potvrđivanje dokumenta

Broj dokumenta program kreira automatski. Pojavi se kao dvomjesna oznaka godine, oznaka vrste dokumenta (ista kao u Šifrantu vrsta dokumenata) i niz upitnika, koje program pri potvrdi računa promijeni u redni broj dokumenta. Dužinu formati broja dokumenta postavimo u Administratorskoj konzoli.

Unesemo datume. Datum možemo unijeti ručno, tako da se mišem postavimo u datumsko polje i upišemo ga, odnosno izaberemo ga iz kalendara, koji se prikaže klikom na strelicu.

Status predstavlja oznaku statusa narudžbe. Narudžbama možemo pripisati proizvoljan broj statusa, koji utječu na tri kategorije: slobodna zaliha, kontrola limita i zaključeno (vidi Šifrant vrsta dokumenata - Narudžbe).
Predefinirana su tri statusa, a po potrebi možemo definirati i nove, dodatne:

Upit - predstavlja informaciju za kupca i ne utječe na slobodnu zalihu. Ako kupac ima odobren limit, vrijednost takve narudžbe se ne glede na postavke kontrole u parametrima programa ne ubraja u vrijednost odobrenog limita.

Potvrđena narudžba - predstavlja obvezujuću narudžbu za kupca i dobavljača, koja se ubraja u slobodnu zalihu, te uz odgovarajuće postavke parametara programa, i na vrijednost odobrenog limita kupcu.
Zaključeno - upotrebljavamo ga za narudžbe, koje nisu do kraja isporučene, a preostala neisporučena količina je stornirana. Takve narudžbe ne utječu na slobodnu zalihu i ne ubrajaju se u vrijednost odobrenog limita. Program upotrebljava podatak u obračunu narudžbi kupaca, te pri dodavanju narudžbi na dokument. 

Kada je dokument kreiran, kvačicom ga i potvrdimo. Dokument je tako pripremljen za daljnju obradu u glavnoj knjizi i poreznim evidencijama. Autorizacijama možemo ostalim korisnicima spriječiti mijenjanje već potvrđenih dokumenata.

3.3. Unos podataka u glavi dokumenta

Odjel izaberemo iz Šifranta subjekata (na isti način kao naručitelja, odnosno 3. osobu), a možemo ga kao zadanog postaviti u Šifrantu vrsta dokumenata. U glavu uneseni odjel se zadano popunjava u pozicije dokumenta. Podatak o odjelu nije obavezan podatak.

Prodaja, Valuta, Dana, odnosno Rok isporuke, Tekst, Dostava, Paritet i Mjesto pariteta, Način plaćanja i Cjenovni razred se prenesu iz Šifranta subjekata.

U vezni dokument 1, odnosno 2 napišemo brojeve i datume dokumenata, povezanih s primljenim računom kojeg kreiramo. Nazive polja veznih dokumenata postavimo u Šifrantu vrsta dokumenata.

Definiramo Odgovornu osobu, dok Referenta ne možemo mijenjati.

3.4. Unos prijemnog skladišta

Prijemno skladište je na samom dokumentu prijema važan podatak, jer tu definiramo skladište na koje ćemo zaprimati robu i materijal. Prijemno skladište možemo kao zadano skladište postaviti u Šifrantu vrsta dokumenata, a možemo ga i na samom dokumentu narudžbe i popraviti, odnosno zamijeniti.

Povećalo - klikom na ikonu , otvara se posebna tablica pretraživanja, pomoću koje možemo tražiti i sortirati postojeće zapise u bazi podataka po nazivu i skladištu. Podatke o skladištima moramo prethodno unijeti u Šifrant subjekata.

4. Unos pozicija

Mišem se postavimo na stupac Ident ili Naziv, ovisno o tome da li artikle želimo tražiti po šifri ili po nazivu. Idente po šifri, odnosno nazivu, tražimo tako da počnemo pisati prva slova šifre, odnosno naziva identa kojeg želimo unijeti u poziciju. Program na taj način sužava izbor artikala, koje smo prethodno unijeli u Šifrant idenata.

Ident možemo potražiti i pomoću naprednijih kriterija, funkcijom Traži ident (Ctrl+F).

U slučaju da u Šifrantu idenata nemamo unesen ident kojeg želimo izabrati na poziciji dokumenta, moramo ga tamo prethodno unijeti. Možemo si pomoći dvoklikom na polje Ident ili Naziv, čime otvorimo Šifrant idenata za unos novog identa.

Kada izaberemo željeni ident, upišemo još količinu identa u stupac Količina. Sve ostale podatke na poziciji program popunjava automatski, glede na unesene parametre u Šifrantu idenata, odnosno izračuna ih. Dakako, pojedine parametre na samoj poziciji možemo i popraviti.

Na poziciji se među stupcima pomičemo tipkom , a za prelazak u novi redak upotrijebimo kursorsku tipku dolje .

5. Redak s vrijednostima

5.1. Napomena na dokumentu

Dvoklikom na polje Napomena na dokumentu, otvara se prozor za unos napomene. Ovdje uneseni tekst se ispiše na samom dokumentu narudžbe.

5.2. Podaci o vrijednosti

Polja označena sivom bojom program izračuna sam i ne možemo ih mijenjati.

6. Ispis dokumenta narudžbe

Kada smo zaključili s kreiranjem dokumenta narudžbe, možemo ga ispisati klikom na tipku . Zadano će se ispisati zadnji ispisani oblik narudžbe.

U slučaju da želimo ispisati neki drugi oblik ispisa, na tipku Narudžba kliknemo desnom tipkom miša i izaberemo željeni ispis.