Čitanje PDF dokumenta Detaljno po pozicijama

eKnjiženje optično čitanje (OCR) je spremno za više načina čitanja PDF dokumenata ili računa. Standardna funkcionalnost e-knjiga omogućava dva načina čitanja PDF dokumenata.

Jedan od njih je optično čitanje PDF dokumenta Detajlno po pozicijama (line-item-invoice).

Da bi se lakše razumjelo navedeno objašnjenje, objasnit ćemo prema slučaju računovođe koji obrađuje dokument primljen od dobavljača. Ovaj ima 4 pozicije. Rezultat čitanja PDF dokumenta detaljno po pozicijama biće račun u PANTHEON-u koji će imati 4 pozicije kao izvorni dokument dobavljača.

U nastavku primjer kako se došlo do ovg rezultata, po lokalizaciji iz Slovenije. Uskoro dostupno u BA.

Opis primjera Odgovorna osoba želi za subjekt ???, uvoziti račun, na drugačiji način detaljno po pozicijama. Postupak izvede u narednim koracima: Postavke načina čitanja PDF dokumenta Pokreće eProces Optično čitanje (OCR) za eKnjiženje Uvoz primljenog e-računa Popunajvanje podataka koji nedostaju u Učenje eKnjiženja Prijem računa u PANTHEON-u

1. NPostavke načina čitanja PDF dokumenta

Odgovorna osoba prvo za izabrani subjekat nastavi provjeru postavke načina čitanja PDF dokumenta u Šifrantu subjekata.

U našem primjeru mora biti posatavljeno: Detaljno po pozicijama (line-Item-Invoice), kao što je prikazano na slici ispod.

SAVJET Detaljnije upute za postavke načina čitanja možete pročitati u poglavljuPostavke načina čitanja PDF dokumentov.

Nastavlja sa uvozom računa.

2. Pokretanje eProcesa Optičko čitanje (OCR) za eKnjiženje

Dokument uvozi u eDokumentaciju kao što je prikazano na slici ispod.

Za pretvaranje podataka iz PDF dokumenta u obliku e-računa v alatnoj traci Dokumentacije, klikne na dugme (Čarobnjaci) i sa padajuće lsite izabere opciju: eProces Optično čitanje (OCR) za eKnjiženje.

SAVJET Da nam se prikaže poslovni proces na određenom PANTHEON obrascu, izaberemo opciju klikom na dugmeČarobnjak moramo to nastaviti vUređivanje poslovnih procesa. Postupak možete pročitati u tački 3. poglavlja Osnovne postavke poslovnog procesa.

Poslovni proces pretvori PDF dokument u e-račun u JSON formatu, kao što je prikazano u zaglavlju Datoteke i predpregled datoteke u JSON formatu, je prikazan na Predpregledu dokumenta.

Nastavlja sa uvozom e-raluna u PANTHEON.

3. Uvoz primljenog e-računa

U alatnoj traci obrasca Dokumenti, klikne na dugme Čarobnjak i u meniju izabere opciju za pokretanje poslvonog procesa: eProces Uvoz primljenog e-računa u eKnjiženje.

SAVJET Detaljniji postupak uvoza primljenog e-raluna u PANTHEON pročitajte OVDJE.

U obrascu Uvoz e-Slog dokumenata prijema provjeri i popuni podatke koji nedostaju.

SAVJET Neki podaci se direktno čitaju sa računa a drugi zavise od PANTHEON logike.

4. Izpolnjevanje manjkajočih podatkov in Učenje eKnjižb

Pri uvozu e-računa, neki podaci, kao što su datum ili vrsta računa, možda se ne čitaju pravilno. Naime, prilikom uvoza računa u PANTHEON, uči da na narednim uvozima bude uspješniji.

U našem slučaju, sistem nije prepoznao neke datume, vanjske kodove i slično. U tu svrhu, odgovorna osoba je to uredila, kao što je prikazano na gornjoj slici, a objašnjeno je u nastavku:

• U zaglavlju: OCR nije prepoznao Datum računa, zato podatke ručno upiše.
• Na e-računu je primljena vanjska šifra. Na prve dvije pozicije računa, PANTHEON je prepoznao "svoj" kod na osnovu spoljnog koda i subjekta. Postavke za to su u šifrantu artikala.

U našem primjeru, za drugu i treću poziciju, kod se ručno bira sa padajuće liste (prikazano na slici ispod).

PANTHEON-ove šifre/kodove na jednostavan način prepozna na različite načine uz upotrebu prekidačaDodavanje nedostajućih šifri u šifrantu subjekata pri uvozugdje će se sifre automatski dodati u šifrant artikala prilikom uvoza.

SAVJET Kada želimo da uvezemo artikal sa istom vanjskom šifrom, PANTHEON će automatski prepoznati svoju unutrašnju šifru.

Ako u e-računu nije upisana jedinica mjere upisuje se standardna jedinica mjere izŠifranta razmjene.

Nastavlja sa uvozom. Dokument izabere tako, da označi izlazno polje (prikazano na slici ispod) i klikne na dugme Uvozi.

Račun je kreiran u Vrsti dokumenta, koja je izabrana u polju označenom ispod u odjelu kao datum računa koji se uzima u obzir.

Broj uvezenih dokumenta vidljiva je u zaglavlju Veze.

Sa dvo klikom na broj dokumneta otvara se prozor sa e-računom.

5. Primljeni račun u PANTHEON-u

Primljeni račun koji je nastao uvođenjem ovog elektronskog računa sadrži onoliko pozicija koliko je bilo pozicija u PDF računu.

SAVJET Ako, pri uvođenju e-računa u PANTHEON, vidimo da OCR sistem nije pravilno pročitao sve podatke, recimo datume i/ili porezne stope, mi ručno dopunjavamo ili mijenjamo te podatke. OCR sistem se uči iz PANTHEON-a, tako da će biti uspješniji na sljedećem čitanju. (Učenje eKnjiženja).