Dokumenti MS Office

Beispiel zur Erstellung eines MS Office-Dokuments

Die Option Dokumente ermöglicht uns den Transfer von Mitarbeiterdaten in vorbereitete Dokumente. Es funktioniert über das Word-Mail-Merge-System.

Das Fenster, das sich öffnet, dient der Auswahl von Mitarbeitern nach Auswahlkriterien und dem Dokument, das wir erstellen möchten.

Zuerst wählen wir das Dokument bzw. die Vorlage aus, die wir für den ausgewählten Mitarbeiter erstellen möchten. Die Vorlage kann in Dateien wie z.B. docx., doc., dot. vorliegen. 

Wenn wir auf die Schaltfläche klicken öffnet sich ein Fenster, in dem wir die gewünschte Dokumentvorlage auswählen.

 

Falls die Datei bei der Auswahl der Dokumente nicht angezeigt wird, geben wir im Feld Dateiname * und den Dateityp (in unserem Fall *docx) ein und drücken die Eingabetaste, damit alle docx-Dateien angezeigt werden.

Nachdem wir sie ausgewählt haben, wird sie in das Feld Dokument eingegeben.

Falls wir das Feld Dokument leer lassen und fortfahren möchten, zeigt uns das Programm an, dass eine Vorlage ausgewählt werden muss.

Wir legen auch die Auswahlkriterien fest (wie bei der Personalakte), nach denen wir die Mitarbeiter auswählen werden. Für den Transfer von Mitarbeitern zwischen Mitarbeitern und Ausgewählten haben wir die folgenden Schaltflächen zur Auswahl:

	Wir übertragen nur den ausgewählten Mitarbeiter von Mitarbeitern zu Ausgewählten.
	Wir übertragen alle Mitarbeiter gleichzeitig von Mitarbeitern zu Ausgewählten.
	Wir übertragen nur den ausgewählten Mitarbeiter von Ausgewählten zu Mitarbeitern.
	Wir übertragen alle Mitarbeiter gleichzeitig von Ausgewählten zu Mitarbeitern.
	Wir übertragen nur die Mitarbeiter, für die wir Auswahlkriterien festgelegt haben.

Im unteren Bild ist dargestellt, wie wir Mitarbeiter nach Filterkriterien übertragen.

In der Befehlszeile exportieren wir die Daten über die Schaltfläche Microsoft Word und öffnen die Vorlage.

 So wird uns beim Klicken auf Microsoft Word eine Exportbenachrichtigung angezeigt.

Die Daten werden dorthin exportiert, wo wir die Dokumentvorlage gespeichert haben, die wir im Feld Dokument ausgewählt haben.

Nach dem Klicken auf die Schaltfläche Bestätigen öffnet sich die Dokumentvorlage, die wir im Feld Dokument ausgewählt haben.

In der Vorlage öffnen wir die Registerkarte Sendungen, wo wir Start der Serienbriefe und Schritt für Schritt-Assistent für Serienbriefe auswählen, damit auf der rechten Seite der Assistent angezeigt wird, dem wir Schritt für Schritt folgen.

Im ersten Schritt wählen wir die Option Briefe und klicken unten auf Weiter.

 Im zweiten Schritt wählen wir die Option Aktuelles Dokument verwenden und Weiter

Im dritten Schritt wählen wir die Option Vorhandene Liste verwenden und klicken auf Durchsuchen

wo wir die Datei hrKadri.txt auswählen

und die Schaltfläche Öffnen bestätigen, damit sich das untere Fenster öffnet, in dem wir auf die Schaltfläche OK klicken.

Es öffnet sich das untere Fenster, in dem wir die Daten noch überprüfen können. Wir bestätigen die Schaltfläche OK.

Im Assistenten setzen wir die Durchführung des Mailings fort, indem wir unten rechts auf Weiter klicken. Im 5. Schritt werden die Daten im Dokument so angezeigt, wie es das Bild unten zeigt:

Jedes erstellte Dokument speichern wir am Ende auch auf der Festplatte.