Dokumenti MS Office

Primer izdelave dokumenta MS Office

Opcija Dokumenti nam omogoča prenos podatkov o delavcu v pripravljene dokumente. Deluje preko Word Mail Merge sistema.

Okno, ki se nam odpira je namenjeno izboru delavcev po izbirnih kriterijih in dokumenta, ki ga želimo izdelati.

Najprej izberemo dokument oz. predlogo dokumenta, ki ga želimo izdelati za izbranega delavca. Predloga je lahko v datotekah kot so npr. docx., doc., dot. 

Ko kliknemo na gumb se nam odpre okno, kjer izberemo željeno predlogo dokumenta.

 

V kolikor se nam datoteka ne prikaže pri izbiri dokumentov potem v polje  File name vnesemo *in tip datoteke (v našem primeru *docx) ter tipko Enter, da se nam prikažejo vse datoteke docx.

Ko smo jo izbrali, se nam ta vnese v polje Dokument.

V primeru, če pustimo polje Dokument prazno in želimo nadaljevati pa nam program javi, da je potrebno izbrati predlogo.

Določimo še izbirne kriterije (kot pri Kadrovski evidenci) po katerih bomo izbrali delavce. Za prenos delavcev med  Delavci in Izbrani imamo na izbiro naslednje gumbe:

	Prenesemo samo izbranega delavca iz Delavci v Izbrani.
	Prenesemo vse delavce hkrati iz Delavci v Izbrani.
	Prenesemo samo izbranega delavca iz Izbrani v Delavci.
	Prenesemo vse delavce hkrati iz Izbrani v Delavci.
	Prenesemo samo tiste delavce za katere smo določili izbirne kriterije.

Na spodnji sliki je prikazano kako prenesemo delavce po filtrirnih kriterijih.

V ukazni vrstici s klikom na opcijo Microsoft Word izvozimo podatke o delavcih ter odpremo predlogo.

 Tako se nam ob kliku na Microsoft Word izpiše obvestilo o izvozu.

Podatki se izvozijo tja kjer imamo shranjeno predlogo dokumenta katerega smo izbrali v polju Dokument.

Po kliku na gumb Potrdi se odpre še predloga dokumenta katerega smo izbrali v polju Dokument.

Na predlogi odpremo zavihek Mailings kjer izberemo Start Mail Merge ter Step by Step Mail Merge Wizard, da se na desni strani prikaže čarovnik katermu sledimo po korakih.

Pri prvem koraku izberemo opcijo Letters ter spodaj kliknemo na Next.

 pri drugem koraku izberemo opcijo Use the current document  ter Next

pri tretjem koraku izberemo opcijo Use the existing list ter kliknemo na Browse

kjer izberemo datoteko hrKadri.txt

ter potrdimo gumb Open, da se odpre spodnje okno kjer kliknemo na gumb OK.

Odpre se spodnje okno kjer lahko podatke še pregledujemo. Potrdimo gumb OK.

V čarovniku nadaljujemo izvajanje mailinga kjer spodaj desno kliknemo na Next. Pri 5 koraku se podatki izpišejo na dokumentu tako kot kaže slika spodaj:

Vsak izdelan dokument na koncu  tudi shranimo na disk.