Es können jedoch Situationen auftreten, in denen die fortlaufende Nummer geändert werden muss (manuelles Löschen einer Datei vor dem Senden; Senden von Testberichten). In diesen Fällen kann sie manuell bearbeitet werden.

Die Datei wird automatisch benannt. Der Name setzt sich aus dem Jahr und Monat des Berichtszeitraums, der fortlaufenden Nummer der gesendeten Datei im aktuellen Jahr und der Zeit der Dateierstellung zusammen.

Wenn keine Dokumente für den Export in eine Datei ausgewählt wurden, gibt das Programm eine Meldung zurück: Kein Dokument ausgewählt!

• Rechnungsdatum, das heißt, das Datum, das als Grundlage für die Einreichung des Empfangsdokuments in einem Steuerzeitraum dient.
• Umsatzsteuerdatum aus der ausgestellten Rechnung, das heißt, das Datum, das als Grundlage für die Einreichung des Ausgabedokuments in einem Steuerzeitraum dient.

• Leer - Der Bericht wurde noch nicht exportiert. In diesem Fall hat die nächste Spalte (Status) den Wert 1 - Neuer Eintrag. Nach erfolgreicher Übertragung erhält dieses Dokument den Status I.
• I - Originalformular - Der Bericht wurde bereits exportiert und wird derzeit bearbeitet (es wird ein Ersatzformular geben). In diesem Fall hat die nächste Spalte (Status) den Wert 2 - Eintragskorrektur. Nach erfolgreicher Übertragung erhält diese Art von Dokument den Status N.
• N - Ersatzformular - Formulare mit diesem Typ werden unabhängig vom Status nicht exportiert.
• B - Vorheriges löschen - Der Bericht wurde bereits exportiert und wird jetzt rückgängig gemacht (gelöscht). In diesem Fall hat die nächste Spalte (Status) den Wert 3 - Dokument löschen. Nach erfolgreicher Übertragung erhält diese Art von Dokument den Status B.
• 0 - Nullbericht- Dieser Bericht wird gesendet, wenn im aktuellen Monat keine zu meldenden Umsätze vorliegen. In diesem Fall hat die nächste Spalte (interner Status) den Wert 4 - Nullmeldung. Bei erfolgreich durchgeführter Übertragung erhält ein solches Dokument den formalen Status 0. Dieser Berichtstyp wird gesendet, wenn im Berichtszeitraum keine Transaktionen zu melden sind. In diesem Fall hat die folgende Spalte (Status) den Wert 4 - Nullbericht.

• 1 - Neuer Eintrag. Dieser Status wird jedem neu erstellten Dokument automatisch zugewiesen. Nach erfolgreicher Übertragung wird diesem Dokument der Typ I zugewiesen (siehe vorheriges Feld).
• 2 - Eintragskorrektur. Dieser Status muss manuell ausgewählt werden. Wenn ein Dokument den internen Status 2 - Eintragskorrektur hat und der Dokumenttyp I ist, wird es vollständig erneut gesendet. Nach erfolgreicher Übertragung erhält diese Art von Dokument den Status N.
• 3 - Dokument löschen. Dieser Status muss manuell ausgewählt werden. Wenn ein Dokument den internen Status 3 - Vorheriges löschen hat und der Dokumenttyp I ist, wird es gemäß den Anweisungen übertragen und rückgängig gemacht. Nach erfolgreicher Übertragung wird diese Art von Dokument dem Typ B zugewiesen.
• 4 - Nullmeldung. Dieser Status muss manuell ausgewählt werden. Wenn in einem einzelnen Berichtszeitraum keine Daten zu melden sind, öffnen Sie einen neuen Dokumentkopf und wählen Sie den Status 4 - Nullmeldung. Geben Sie keine Zeilen ein. Nach erfolgreicher Übertragung erhält dieses Dokument den Status 0 - Nullmeldung.
• 8 - Gesendet. Dieser Status wird Dokumenten zugewiesen, die bereits in eine Datei exportiert wurden. Standardmäßig werden Dokumente mit Status 8 NICHT für den (erneuten) Export in eine Datei ausgewählt.
• 9 - Empfangen. Dieser Status wird automatisch vom Programm zugewiesen, wenn das Programm erkennt, dass die Antwort (siehe Datenimport aus einer Antwort angibt, dass das gesendete Dokument empfangen wurde und keine Fehler enthielt.

Außerdem werden alle Fehler im Zusammenhang mit der besonderen Schwelle gemeldet (siehe Dokumenttyp-Einstellungen für Intrastat Dokumente):

• Wenn ein Unternehmen die besondere Schwelle nicht überschritten hat, überprüft das Programm, ob die Abschnitte 8, 10, 13 und 14 mit Daten der entsprechenden Länge gemäß der Struktur des Intrastat-Berichts ausgefüllt wurden.
• Wenn ein Unternehmen die besondere Schwelle überschritten hat, werden die Abschnitte 9, 11 und 19 überprüft, da diese obligatorisch sind.

Doppelklicken Sie auf die Dokumentnummer, um das Dokument zu öffnen und Informationen im Dokument hinzuzufügen oder zu bearbeiten. Sobald alle Fehler behoben sind, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Exportieren.

Überprüfen Sie, ob andere Fehler aufgetreten sind. Drücken Sie nun die Schaltfläche Exportieren, um die Datei zu exportieren.

Abschnitt 13 hat eine Kontrolle, die überprüft, ob der Eintrag 8 Zeichen enthält (ohne das 9. Zeichen, das standardmäßig 0 ist, wenn es nicht eingegeben wird).

Trotz einer Fehlermeldung wird das Dokument in die Datei exportiert. Es wird jedoch vom Empfänger abgelehnt! Wenn ein Eintrag fehlt oder eine falsche Länge hat, wird nur der erste erkannte Fehler gemeldet.

Standardmäßig wird dies aus dem Intrastat Dokument gelesen. Sie können es auch hier angeben, indem Sie das Dokument in den Zeilen markieren.

Hier können Sie einzelne Dokumente ausschließen, indem Sie das Kästchen deaktivieren. Umgekehrt können Dokumente, die standardmäßig nicht ausgewählt wurden, für die Aufnahme in die Datei ausgewählt werden.

Das Rechtsklick-Menü kann verwendet werden, um alle Dokumente in der Liste auszuwählen (Alle auswählen) oder abzuwählen (Alle abwählen):