Avtomatsko knjiženje

Modul Avtomatsko knjiženje omogoča avtomatsko knjiženje:

• izdani računi
• POS računov
• prejeti računi
• porabo materiala
• tečajnih razlik
• carina
• blagajne
• potnih nalogov
• plač
• popravek knjiženja porabe materiala.

NAMIG Predhodno je potrebno za avtomatsko knjiženje urediti nastavitve opisane v poglavju Avtomatsko knjiženje.

V meniju lahko vključite tudi poljubno predlogo avtomatskega knjiženja, ki se jo predhodno oblikuje.

V nadaljevanju prikazujemo primer avtomatskega knjiženja prejetih računov v PANETHON-u.

OPIS PRIMERA: Rozi Računovodja, odgovorna oseba podjetja Tecta bo poknjižila nekaj prejetih računov preko avtomatskega knjiženja. Avtomatsko knjiženje je enostavno in omogoča hitrejše delo knjigovodij pri knjiženju izdanih/prejetih računov. To stori z naslednjimi koraki: Izbira vrste avtomatskega knjiženja Vnos kriterijev vrste dokumentov Vnos kriterijev knjiženja Nastavitev vrste knjiženja Izbira načina knjiženja Knjiženje prejetih računov

1. Izbira vrste avtomatskega knjiženja

Odgovorna oseba izbere meni Denar | Avtomatsko knjiženje in vrsto dokumentov, ki jo želi razknjižiti.

V našem primeru izbere Prejeti računi.

opozorilo Pri Avtomatskem knjiženju prejetih računov lahko knjižimo le vrste dokumentov iz menija Blago - Prevzem, ki imajo v šifrantu vrst dokumentov označen tip dokumenta - prevzem.

Obrazec avtomatskega knjiženja se deli na dva dela, zgornji in spodnji kot je označeno na spodnji sliki.

2. Vnos kriterijev vrste dokumentov

Odgovorna oseba začne z vnašanjem podatkov v zgornji del obrazca, kjer se vnaša kriterije za prikaz in knjiženje dokumenta prevzema.

Obvezno mora iz Vrste dokumentov izbrati vrste iz katerih želi razknjižiti dokumente.

V našem primeru odgovorna oseba izbere vrste dokumentov:

• 1000 - Nabava - Materialno skladišče
• 1001 - Nabava - Bar
• 1002 - Nabava - Maloprodaja
• 1003 - Nabava - Veleprodajno skladišče
• 1100 - Nakup osnovnih sredstev
• 1200 - Račun za stroške.

Seznam dokumentov za knjiženje omeji z datumom prevzema blaga od in datumom prevzema do.

V polje Datum prevzema (od) odgovorna oseba v našem primeru vnese datum, 1.3. in v polje Datum prevzema (do) 31.3.2022.

Polje Dobavitelj pusti prazno saj želi, da se ji spodaj napolnijo pozicije s prejetih računov vseh dobaviteljev.

Če bi želela poknjižiti dokumente le od enega dobavitelja, bi v tem polju s spustnega seznama Šifranta subjektov izbrala točno določenega dobavitelja.

3. Vnos kriterijev knjiženja

Nadaljuje z vnosom kriterijev v spodnjem delu okna.

Odgovorna oseba določi status dokumentov, katere želi knjižiti.

To izbere v razdelku obrazca Status dokumentov tako, da označi v našem primeru status Neknjiženi.

Ko ustrezno omeji seznam dokumentov nadaljuje s klikom na gumb Zberi.

Program izpiše seznam dokumentov za knjiženje v spodnjem delu okna.

4. Nastavitev vrste knjiženja

Odgovorna oseba nadaljuje z nastavitvijo Vrste knjiženj. Če želi, da se kreira nova temeljnica označi preklopnik Kreira.  Če pa želi, da se knjižbe zbranih dokumentov priključijo na že obstoječo temeljnico označi preklopnik Priključi.

V našem primeru odgovorna oseba izbere Kreiraj, vrsto dokumenta oziroma temeljnico, ki jo želi kreirati izbere s spustnega seznama, 4300 – Prejeti računi.

Polja Datum obdobja, 31.5. in Datum knjiženja, 31.5.2022 se napolnita samodejno. Če ju želi spremeniti to naredi ročno. 

5. Izbira načina knjiženja

Naslednji korak je določitev Načina knjiženja.

Odgovorna oseba tukaj določi, kako želi knjižiti seznam dokumentov, v našem primeru želi, da se vsaka pozicija knjiži na svojo knjižbo.

Izbere preklopnik Vsako pozicijo s svojo knjižbo, kakor je prikazano na spodnji sliki.

NAMIG Obrazložitev Načinov knjiženja lahko preberete TUKAJ.

6. Knjiženje prejetih računov

Po nastavljenih vseh kriterijih odgovorna oseba poknjiži račune.

S klikom na gumb Označi vse odgovorna oseba označi vse dokumente s seznama knjiženja.

Zadnji korak je klik na gumb Knjiženje, da se knjiženje seznama dokumentov sproži.

Ob uspešnem knjiženju se odpre temeljnica 4300 – Prejeti računi, kjer ima kreirane knjižbe izbranih dokumentov.

NAMIG Če program pri kakšnemu dokumentu označenemu za knjiženje najde napako, tak dokument ne bo poknjižen. Neuspešno knjiženje najdemo in odpravimo v zavihku Napake.