Arhiv
Arhiv je najlakše zamisliti kao orman. U slučaju elektronske dokumentacije, arhiva je deo Skladišta, u kom su smeštene određene vrste dokumenata.
U PANTHEON-u je podrazumevano dostupna jedna arhiva (DMS0) koja je neophodna za pravilan rad eDokumentacije. Za različite vrste dokumenata, kreiramo sopstvene arhive, prema potrebama kompanije (prema vrsti/ lokaciji/ mestu dokumentacije).
Do podešavanja se dolazi iz menija Podešavanja | Program | Vrste dokumenata. Otvara se obrazac Šifarnik vrsta dokumenata, u kom se pozicioniramo na panel Arhiva.
U nastavku sledi opis obrasca i pojedinačnih elemenata.
Red sa alatima omogućava različite funkcionalnosti u Šifarniku vrsta dokumenata.
U zaglavlju se unose obavezni podaci vrste dokumenta. Kreirana vrsta dokumenta arhiva, definiše se sledećim podacima:
|
Šifra
|
U polju se upisuje trocifrena alfanumerička šifra vrste dokumenta arhiva.
|
|
Kratki naziv
|
U polju se upisuje kratak naziv vrste dokumenta po želji, koji se ispisuje na pregledima.
|
|
Naziv
|
U polje se upisuje opisni naziv vrste dokumenta.
|
|
Evidencijski
|
Polje se označi žutom bojom ako se radi o evidencionoj vrsti dokumenata arhiva.
|
|
Grupa
|
Svakoj vrsti dokumenta arhiva moguće je odrediti grupu i na taj način je grupisati u meniju.
|
|
Poveži sa LT/LX menijem
|
Postavka polja je prvenstveno namenjena računovodstvenim servisima čiji se korisnici LT/LX programa povezuju putem hostinga na bazu podataka na kojoj radi i računovodstveni servis, kao i samostalnim korisnicima LT/LX verzija.
|
|
Klasifikacija
|
Iz podajućeg spiska izberemo klasifikaciju vrste dokumenata. Kreirane klasifikacije se nalaze na obrascu Klasifikacijski plan.
|
Bilo koji broj statusa može da se dodeli vrstama arhivskih dokumenata na panelu Status.
Na panelu nalazimo sledeće elemente:
|
Prenos statusa
|
Prilikom direktnog unosa nove vrste dokumenta ili prilikom podvajanja dokumenata, statusi se ne kopiraju. Ako želite da kopirate statuse, koristite taster Prenos statusa.
|
|
St. (Status)
|
U polju Status unosi se jednocifrena šifra statusa. Dva statusa su unapred podešena:
- N – nepotvrđen: znači da dokument sa ovim statusom još uvek nije bio potvrđen od strane odgovorne osobe
- P – potvrđeno znači da je dokument sa ovim statusom bio potvrđen od strane odgovorne osobe
Ako je potrebno, mogu se napraviti novi. Snimljeni statusi na pojedinim arhivima dostupni su za odabir na obrascu Dokumenti.
|
|
Naziv
|
U polje unesemo proizvoljan alfanumerički naziv statusa.
|
Na panelu Dozvole podešavamo autorizacije pojedinom korisniku ili većem broju korisnika, odnosno grupama istovremeno.
 |
SAVET
Korisničke primere u vezi sa arhivom pročitajte u poglavljima:
|