Kreiranje novog artikla

Kreiranje novog artikla

Kreiranje novog artikla

1. Izbor šifranta

Najprije iz izbornika izaberemo odnosno otvorimo šifrant idenata.

Šifrant možemo otvoriti i funkcijskom tipkom ili klikom na prečac; ikonu, postavljenu u retku s alatima.

2. Kreiranje novog artikla

U retku s naredbama  kliknemo na tipku novi zapis . Time nam se otvori prazna forma, koja je pripremljena za unos novog artikla.

Budući da se program uvijek postavi na prvi dokument po abecednom redu, kada otvorimo vrstu dokumenta za kreiranje primljenog računa, potrebno je svaki put, kada želimo kreirati novi dokument, kliknuti na tipku Novi zapis . Otvori se novi dokument, pripremljen za unos podataka.

U gornjem dijelu forme unesemo najosnovnije podatke o artiklu.

U polje Šifra unesemo najviše šesnaestoznamenkastu alfanumeričku jednoznačnu šifru artikla.

Unositi je možemo na više načina:

• pri svakom novom unosu unesemo je ručno
• generira je program automatski
• artikle šifriramo s EAN-UPC šifrom

Ako pokušamo unijeti takvu šifru artikla, koja u bazi podataka već postoji, program javi grešku (pogledajte Artikl s takvom šifrom već postoji! Naziv: xx!)

U polje Naziv moguće je unijeti najviše četrdesetoznamenkasti alfanumerički naziv artikla.

Polje

  je po zadanoj vrijednosti uvijek aktivirano i označava, da li je taj artikl aktivan ili neaktivan (arhivski). Ako je artikl aktivan (polje je označeno kvačicom), proizvod možemo izdavati na narudžbu. Puno se puta dešava da se artikl više ne može nabaviti, jer se više ne proizvodi, a usprkos tome ga još uvijek trebamo u evidenciji, na primjer zbog zalihe na komisijskom skladištu ili zbog mogućih garancijskih razlika na prodanim proizvodima toga tipa. Tada označimo takvo sredstvo kao neaktivno i kao takvo više ga ne možemo izdavati na narudžbu, ali unatoč tome s njim radimo sve materijalne promete.

Polje  označava, da li s tim artiklom (odnosno šire - pozicijom) možemo trgovati ili je njegova svrha samo evidencijska.

Šifrant artikla osim svih prodajnih artikala, može sadržavati i šifrante za troškove, koje evidentiramo na ulaznim računima i poziciji prodaje. Takvim pozicijama dajemo status evidencijske pozicije (kvačicom označimo to polje).
Ako je označeno, da je pozicija evidencijska, ne možemo je stavljati na primljene narudžbe i izlazne račune.

U polju  definiramo primarnog dobavljača artikla. Istog izaberemo iz šifranta subjekata korištenjem tipke za padajući popis ili počnemo pisati početna slova subjekta kojeg želimo unijeti. Program na taj način sužava izbor subjekata, koje smo prethodno unijeli u Šifrant subjekata. Program taj podatak koristi npr. pri automatskom kreiranju narudžbi dobavljačima, kreiranju komisijske prijave, te na nekim ispisima zaliha (pogledajte pregled trenutne zalihe)

 predstavlja najviše trinaestoznamenkastu alfanumeričku govornu ili EAN šifru, koja označava dobavljačevu šifru za taj artikl. Podatak služi prije svega za informaciju korisniku.

Program ima ugrađenu kontrolu unosa dobavljačeve šifre. Ako u šifrant pokušamo unijeti dobavljačevu šifru, koja je već unesena u polje za unos dobavljačeve šifre, program nas obavijesti o tome (pogledajte Dobavljačeva šifra već postoji), ali ipak nam takvu šifru dozvoli unijeti.

2. Unos osnovnih podataka

Iz izbornika izaberemo panel Osnovni podaci.

 Osnovni podaci o artiklu su rastavljeni na dijelove, koji udružuju pojedine podskupove podataka.

2.1. Osnovni podaci

U polju Primarna klasifikacija iz šifranta izaberemo šifru, koja označava klasifikaciju artikla. To možemo učiniti i korištenjem tipke za padajući popis ili počnemo pisati prva slova primarne klasifikacije koju želimo unijeti. Program na taj način sužava izbor klasifikacija, koje smo prethodno unijeli u šifrant klasifikacija idenata.

Primarnu klasifikaciju koristimo prije svega za označavanje prodajnih karakteristika proizvoda. Ugovoreni cjenik klasifikacije se naime koristi samo za artikle iz šifranta artikala, koji imaju tu klasifikaciju upisanu kao primarnu klasifikaciju!

Koristiti možemo još polje , gdje iz šifranta izaberemo šifru, koja označava klasifikaciju artikala. To možemo učiniti i korištenjem tipke za padajući popis ili počnemo pisati prva slova primarne klasifikacije koju želimo unijeti. Program na taj način sužava izbor klasifikacija, koje smo prethodno unijeli u šifrant klasifikacija artikala.

Tako artikle možemo klasificirati po dva različita kriterija, npr.:

• primarna klasifikacija s obzirom na prodajne karakteristike proizvoda
• sekundarna klasifikacija s obzirom na tehnološke osobine proizvoda

Dodatnu ulogu ima to polje kod transportnih lista, gdje omogućava grupiranje težina po drugoj klasifikaciji.

U polje Garancijski rok unesemo broj mjeseci, koji označava garancijski rok artikala.

U polju  možemo svakom artiklu pripisati tri osnovna statusa (ne zahtjevaju povezivanje sa šifrantom predložaka serijskih brojeva) i tri posebna statusa, za koje moramo prethodno definirati način oblikovanja serijskih brojeva u šifrantu proizvodnih varijanti odnosno šifarantu predložaka serijskih brojeva.

Na raspolaganju su tri osnovna statusa:

• N - Nema vođenja
• S - Jedan serijski broj je jedan komad
• K - Jedan serijski broj je više komada (šarža)

I tri posebna statusa, koja se koriste sa šifrantom prijedložaka serijskih brojeva:

• P - Produktne varijante (šarža)
• E - Sastavljena serijska (jedan komad)
• O - Sastavljena serijska (šarža)

Opciju označimo kada za unos koristimo čitač bar koda i kada je u šifri artikla također uključena primljena/izdana količina. Naime, određene šifre već sadrže količinu proizvoda. Najčešći primjer je prehrambena industrija, gdje se težina pojedinog proizvoda zapisuje u EAN šifru. Kako će podatak obrađivati očitanu količinu, definiramo u parametrima programa.
Ako je to polje označeno, program dodatno ponudi još polje u kojem će biti izražena očitana količina.

U polju  odredimo zadanu količinu koja se koristi samo pri POS izdavanjima. Polje je zamišljeno za unos količine idenata čije pakiranje je veće od 1 komada. Primjer: karton mlijeka = 12x1 l mlijeka.

U polje  upišemo redni broj za ispis artikla u cjeniku.

U polje  unesemo konverter (npr. 1 deklaracija = 1 kom) i u slijedećem polju odredimo mjernu jedinicu.
Polje  označimo kada je artikl normiran za plaće. Pri svakom izdavanju (također i pri obradi putnih naloga) po unosu količine otvori se prozor u kojem odaberemo radnika koji je izvršio uslugu.
Ako s tim mehanizmom pratimo radne naloge, dobivamo evidenciju o upotrebljenom vremenu i dostizanju norme (pogledajte Primjer proizvodnje sa ugrađenom normiranom uslugom).

Polje  označimo ako za taj artikl ispisujemo deklaracije. Ako je tako, onda se tekst u Opisu ispiše na deklaraciji.

2.2. Knjigovodstveni podaci

Panel sa knjigovodstvenim podacima zahtjeva posebnu pozornost. Kao što smo već spomenuli kod šifranta vrsta artikla, program iz šifre vrste artikla kod automatskog knjiženja crpi podatke za knjiženje u saldakonte i glavnu knjigu. Sličan mehanizam se koristi i pri kontiranju poreza iz prodaje.

U polju Knjigovodstvena vrsta odredimo vrstu identa, u koju ident spada. 

Podatak je obavezan! Ako ga ne unesemo, program javi grešku (pogledajte Vrstu artikla moraš obavezno unijeti!).

Konto za trošak odredimo za šifre idenata koji se koriste za evidenciju troškova (kod primljenih računa) i tu odredimo zadani konto na koji se knjiži trošak kupovine tog artikla. Tako možemo već sa unošenjem primljenog računa i razdvajanjem istog na različite pozicije pri odgovarajućem šifriranju artikala, predpripremiti dokument za knjiženje.

Konto za prihod odredimo za šifre koje se koriste za fakturiranje prihoda (kod izdanih računih) i tu odredimo zadani konto na koji knjižimo prihode od prodaje te robe/usluge. Ta mogućnost je korisna prije svega kod šifri za izvršene usluge.

Odabirom opcije Porez PDV odredimo zadanu poreznu tarifu. To je obavezan podatak! Ako ga ne unesemo, program vrne grešku (pogledajte Tarifni broj moraš obavezno unijeti).

Odabirom opcije Odjel odredimo zadanu šifru odjela, koja se prenese također u pozicije izdavanja i prijema i s automatskim knjiženjem se prenosi u glavnu knjigu.

Izaberemo Nositelja troškova i odredimo ga kao zadanog (nositelj troškova), koji se također prenese u pozicije izdavanja i prijema, te se s automatskim knjiženjem prenosi u glavnu knjigu.

Preporučamo da prije podešavanja tih podataka zajedno sa vašim računovodstvom pogledate poglavlje o automatskom knjiženju primljenih i izdatih računa!

2.3. Dimenzije i mjerne jedinice

Upišemo dimenzije identa koje se onda mogu koristiti u modulu carine, te za ispis tovarnih listova, otpremnica i računa:

Unesemo Glavnu mjernu jedinicu, koja se koristi kod prometa s tim artiklom. Istovremeno predstavlja i jedinicu za pretvaranje za ispis deklaracija i jedinicu mjere za sastavnicu.

Konverter za preračun iz glavne u zbirnu mjernu jedinicu. 

Ako je npr. primarna MJ KOMad, sekundarna PALeta i unesen je konverter 10, vrijediti će da je 1 PALeta = 10 KOMada. Konverter možemo upotrijebiti za izračun transporta, ako tako izaberemo u parametrima programa.

Neto i Bruto težina određuje težinu artikla u mjernoj jedinici, koju odredimo u polju MJ.

Širina, Visina i Dubina određuju dimenzije artikla u mjernoj jedinici, koju odredimo u polju MJ. 

2.4. Carinski podaci

Carinski podaci su neophodni, ako robu uvozimo i izvozimo ili ako je vodimo preko carinskog skladišta!

Carinsku tarifu izaberemo iz šifranta carinskih tarifa u koju taj artikl spada.

Unesemo konverter iz Glavne mjerne jedinice na carinsku mjernu jedinicu. Carinsku mjernu jedinicu odredimo u polju Carinska MJ. Ako je npr. primarna MJ KOM, carinska KPL i unesen je konverter 5, važiti će da je 1 KPL = 5 KOMada.

Unesemo još Izjavu, Porijeklo iz šifranta država, Tip izjave iz šifranta tipova izjava za porijeklo i Šifru priljeva/odljeva u inozemstvo iz šifranta priljeva i odljeva (INOZEMSTVO), koju program koristi u deviznoj likvidaturi.