Čarobnjak za podešavanje eDokumentacije
Čarobnjak za podešavanje dokumentacije
Da bismo u PANTHEON-u mogli da šaljemo i primamo eFakture, neophodno je prvo podesiti sistem za upravljanje dokumentima - „eDokumentacija“. Podešavanja je potrebno uraditi pomoću wizarda tj. čarobnjaka a uputstvo za podešavanje preko ovog wizarda je objavljeno na PANTHEON korisničkim stranama OVDE. Za potrebe ovog priručnika, u nastavku ga dostavljamo u celosti.
Čarobnjak se nalazi u meniju Podešavanja>Program>Administratorska konzola:
Nakon prethodnog koraka, u programu će se otvoriti Administratorska konzola (slika ispod).
Potrebno je kliknuti na padajući meni u okviru „Podešavanja“ zatim na „Dokumentacija“, kao na slici ispod, i prikazaće nam se čarobnjak za podešavanje eDokumentacije.
Klikom na dugme „Napred“ nastavljamo dalje podešavanja.
U narednom koraku, prikazaće se meni (slika ispod) na kom je potrebno prvo kliknuti na padajući meni (Korak 1), zatim odabrati Klasifikacioni plan 2 (Korak 2).
NAPOMENA: U ovom koraku, ako već koristite eDokumentaciju od ranije i imate drugačiji klasifikacijski plan, savetujemo da kontaktirate Vaš centar za podršku kako biste odlučili koji ćete klasifikacijski plan koristiti. Ako tek sada počinjete sa upotrebom eDokumentacije, možete nastaviti podešavanja prema uputstvu koje sledi:
Zatim je potrebno promeniti Način uvoza na „Dod./prom“. (korak 1 na slici ispod).Nakon toga, klikom na dugme „Prenesi sa servera“ (korak 2) potrebno je preneti u šifarnik klasifikacioni plan (korak 3), i nastaviti dalje podešavanja klikom na dugme „Napred“ (korak 4).
Nakon toga se otvara meni kao na slici ispod, potrebno je izvršiti korake od 1 do 4 kao što je prikazano na slici i obeleženo.
Nakon toga se otvara meni kao na slici ispod. Potrebno je izvršiti korake od 1 do 4 kao što je prikazano na slici i obeleženo.
Nakon toga se otvara prozor kao na slici ispod, potrebno je izvršiti korake od 1 do 4 kao što je prikazano na slici i obeleženo. U ovom koraku prenosimo poslovne procese koje ćemo kasnije koristiti za upravljanje dokumentima. Među ovim procesima su recimo i procesi za slanje i prijem eFaktura ali i mnogi drugi.
Nakon toga otvara se sledeći prozor i potrebno je izabrati arhivu kao što je definisano kod vas u firmi. Uraditi korak 1 (otvoriti padajući meni) pa korak 2 (odabrati arhivu iz padajućeg menija).
Ovo podešavamo samo za Vrste Dokumenata koje koristimo, npr. 120 – Računi troškova, 300 – Veleprodaja i slično.
Arhiva je uglavnom DMS a Klasifikacija 2016 za Izlazne dokumente i 2017 za Ulazne dokumente. Upisaćete broj klasifikacije i odabrati iz padajućeg menija levim klikom. Odabir arhive i klasifikacije kasnije ima ulogu prilikom upravljanja dokumentacijom, određuje čuvanje i olakšava pretragu dokumenata. (slika ispod)
Nastavićete „Napred“ (korak3) na pregled klasifikacije:
U ovom delu (slika iznad) se može videti tabelarni pregled uvezenog/kreiranog klasifikacijskog plana. Takođe, iz ovog pregleda možete promeniti „Skladište“ i ostale podatke koji se odnose na klasifikacijski plan.
Klikom na dugme „Napred“ otvara se forma koja omogućava pregled veza između šifarnika (Caption) i dokumentacije (šifarnici se takođe moraju povezati sa klasifikacijom i arhivom kako bismo kasnije dokumente unosili u njih, recimo šifarnik subjekata).
Ovaj prozor ćemo ostaviti otvoren dok definišemo ostale potrebne parametre.
Dok je prozor otvoren, potrebno je ući u „Šifarnik subjekata“ i na bilo kom subjektu krenuti u proces dodavanja dokumenta kako bismo za formu „Šifarnik subjekata“ odredili arhivu i klasifikaciju. Na taj način ovu formu povezujemo sa eDokumentacijom.
Iz šifarnika subjekata pokrenemo „Uvoz/Izvoz podataka“ i pokušamo da dodamo dokument, PANTHEON će prikazati prozor u kome možete povezati formu sa dokumentacijom. Nakon odabira arhive i klasifikacije, forma „Šifarnik subjekata“ je spremna za upotrebu, odnosno možete dodavati dokumente kroz ovu formu a oni će se čuvati u eDokumentaciji.
Sada je omogućeno dodavanje dokumenata direktno iz Šifarnika subjekata. Klikom na „Dodaj dokument“ dokument (prethodna slika), otvoriće se forma pomoću koje se dodaju dokumenta, bilo da imate povezan skener bilo da radite dodavanje fajlova sa vašeg lokalnog računara (slika ispod). Kliknete na potvrdi nakon odabira dokumenta i dokument će biti povezan sa subjektom i sačuvan u eDokumentaciji.
Nakon urađenih postavki, kada se vratite u Čarobnjak za podešavanje eDokumentacije, možete videti da je veza sa formom „Šifarnik subjekata“ uspostavljena. (Ukoliko nije prikazana veza kao na slici, kliknite na dugme „Nazad“ pa na dugme “Napred“ 
) .
Na isti način je potrebno ući u Podešavanja>Dokumentacija>Dokumetni I na Uvoz/izvoz podataka 
odabrati „Dodaj dokument“:
I na već poznatoj formi popuniti “Klasifikaciju”:
Na ovaj način se mogu povezati i ostali šifarnici, npr. šifarnik idenata ali to možete i kasnije uraditi u toku rada. U nastavku slika koja pokazuje veze sa formama i arhivama:
U narednim koracima nudi se mogućnost pregleda definisanih, odnosno uvezenih skladišta, pregled sandučića, ePoslovanje (eKnjiženje), eServisi, Web prodavnice (nije još u funkciji). U ovim koracima nije potrebno ništa podešavati, ovo je samo pregled onoga što smo već podesili. Samo ćemo nastaviti dalje klikom na dugme „Napred“.
Kada stignete do koraka „Završi“, time kompletirate podešavanja eDokumentacije i možete započeti postupak skeniranja i dodavanja dokumenata. Sva dokumenta koja budete dodavali biće vidljiva u modulu eDokumentacija do koje dolazite kada iz glavnog menija kliknete na Podešavanja>Dokumentacija>Dokumenti.
Ova forma izgleda kao na sledećoj slici:
U gornjem delu se nalaze filteri pomoću kojih prilagođavate rezultate pretrage dokumentacije. U zavisnosti od odabranih kriterijuma prikazaće se i određeni dokumenti.
Uradili smo sva potrebna podešavanja i eDokumentacija je implementirana. Ostalo je još da napravimo prečice na formi „Dokumenti“ koju gore vidimo i to za poslovne procese koje smo uvezli putem čarobnjaka. Ove prečice izvlačimo na vidljivo mesto kako bismo ih posle koristili za upravljanje dokumentima u eDokumentaciji, recimo za slanje i prijem eFaktura.
Kako bismo izvadili prečice ući ćemo u Podešavanja>Dokumentacija>Oblikovanje Poslovnih Procesa:
U gorenjem delu prozora (slika ispod), videćemo polje za pretragu poslovnih procesa, kliknućemo na tri tačke (Korak 1). Nakon toga će se otvoriti novi prozor gde ćemo u Koraku 2 upisati poslovni proces za koji želimo da kreiramo prečicu na formi „Dokumenti, možemo upisati npr. „efaktura“ i pojaviće se poslovni procesi kao na slici. U koraku 3, duplim klikom na proces „eFaktura slanje“, otvorićemo taj poslovni proces i nastaviti dalje podešavanja.
Kada smo odabrali poslovni proces, pojaviće nam se izgled tog poslovnog procesa na sredini prozora (slika ispod), tu nećemo ništa dirati već ćemo skroz sa leve strane prozora kliknuti na opciju „Podešavanja“:
Nakon klika na „Podešavanja, prozor u sredini će promeniti izgled i otvoriće se nove opcije (slika ispod). Uočićemo da pri dnu prozora imamo opciju za podešavanje „Dostupno na formi“. Ovde je potrebno popuniti polja „Naziv“ i „Tip Čarobnjaka kao na slici ispod. Naziv treba biti MNDocuments% a tip čarobnjaka trebate odabrati iz padajućeg menija, odaberite Uvoz/Izvoz“. Zatim je potrebno ići na strelice na tastaturi Gore-Dole kako bi podešavanje ostalo sačuvano.
Sada se možemo vratiti u formu „Dokumenti“: Podešavanja>Dokumentacija>Dokumenti i kliknućemo na dve strelice sa desne strane (slika ispod) koje se zovu UVOZ/IZVOZ i videćemo da na tu sada imamo prečicu za upotrebu poslovnog procesa „eFaktura slanje – slanje dokumenata“ koji služi da pošaljemo eFakturu preko SEF-a.
Isto možemo da uradimo i za ostale poslovne procese:
eFakture Prijem – namenjen za prijem eFaktura sa SEF-a
Moj-eRačun Prijem – namenjen za prijem eFaktura preko posrednika Moj eRačun
Moj-eRačun Slanje – namenjen za slanje eFaktura preko posrednika Moj eRačun
eFaktura odbacivanje – namenjen za odbijanje eFakture
U zavisnosti da li eFakture šaljete preko posrednika ili direktno na SEF, biraćete poslovne procese koji Vama trebaju. Poslovni proces „eFaktura odbacivanje“ koristite za odbijanje eFaktura, ovaj poslovni proces funkcioniše samo za SEF-a.
Prema gore napisanom uputstvu, podesili smo sve što je neophodno za upotrebu eDokumentacije koja će se čuvati na serverima Telekoma Srbije, u oblaku. Ako ipak želimo da dokumente čuvamo lokano na svom serveru, potrebno pretplatiti se na ovu vrstu usluge i uraditi dodatna podešavanja koja ćete pronaći u narednom poglavlju ovog priručnika.
Sada ćemo se samo malo osvrnuti na izgled forme „Dokumenti“ koji zapravo služi za pretragu, pregled i upravljanje eDokumentacijom:
Polje „Metapodaci“ omogućava pretragu fajlova po metapodacima a jedan od metapodataka je npr. i naziv fajla koji dodajemo u eDokumentaciju. Na taj način možemo pretraživati fajlove koje smo dodavali u eDokumenatciju po njihovim izvornim nazivima. Takođe, broj eFakture je metapodatak pa tako možete vršiti pretragu i po broju fakture.
U donjem delu prozora nude se opcije za prikaz Veze (koji dokumenti su povezani sa izabranim dokumentom), Metapodaci (sadrže informaciju o klasifikaciji koja je definisana na samom dokumentu), Datoteke (predstavljaju dokumente koji su dodati kao prilog a to može biti neka specifikacija npr, njihov naziv i format) i Log komentara.
Sa desne strane forme Dokumenti nalazi se prikaz dokumenta koji smo dodali u eDokumentaciju. Iznad samog prikaza dokumenta, nalazi se red sa alatima (slika ispod).
Alati na slici iznad omogućavaju korisniku promenu veličine prikaza, prikaz u odvojenom prozoru, pregled datoteka koje su unete za određeni zapis, štampanje dokumenta, izvoz u PDF, isključenje prikaza, pomeranje dokumenta nakon zumiranja, čuvanje dela dokumenta u obliku slike, dodavanje vodenog žiga, zumiranje i prilagođavanje uz ivicu prostora koji je predviđen za pregled ili pogled na dokument kao stranicu.
Ostala uputstva za upotrebu sistema eDokumentacija možete pronaći na PANTHEON korisničkom sajtu OVDE kao i OVDE.
Lokalna eDokumentacija je namenjena firmama koje imaju kupljene PANTHEON licence koje koriste na svom lokalnom serveru a na istom tom serveru žele da čuvanju i eDokumentaciju, dakle, ne žele da čuvaju eDokumentaciju na serverima Telekoma Srbije, u oblaku (interna pravila, loša internet konekcija ili neki drugi sličan razlog…)
Kada smo završili podešavanja pomoću wizarda (čarobnjaka), potrebno je da uđemo u Podešavanja>Program>SQL Editor (slika ispod):
Otvoriće nam se SQL editor u koji trebamo uneti sledeći skript:
update tmn_setclassification
set anStorageQid=3
Ovaj skript možete prekopirati odavde u SQL editor, treba izgledati kao na slici ispod. Nakon toga ćete pokrenuti ovaj skript klikom na zeleno dugme (slika ispod):
Sada možete zatvoriti SQL editor klikom na „x“ u otvorenom tabu, na isti način kao što zatvarate ostale tabove prilikom rada. Prilikom zatvaranja, program će Vas pitati: „Da li želite da sačuvate promene?“, misleći da želite da sačuvate skript koji ste upisali kako biste ga kasnije ponovo pokrenuli. Ovde možete kliknuti na dugme „Ne“ kao na slici ispod.
Bez obzira što ste kliknuli na „Ne“, program je već ranije sačuvao promene koje ste izvršili pokretanjem skripta.
Pokretanjem ovog skripta, napravili smo podešavanje skladišta u klasifikacijskom planu koje određuje da će se eDokumentacija čuvati o lokalnoj bazi na serveru slika ispod.
Ovo možete uraditi i ručno u klasifikacijskom planu ali biste morali to da uradite na svakoj klasifikaciji. Uz pomoć skripta, to uradite za svaku klasifikaciju
Sada je potrebno još samo kreirati bazu za čuvanje eDokumentacije na lokalnom serveru. To ćete uraditi u PANTHEON-u u Administratorskoj konzoli: Podešavanja>Program>Administratorska konzola>Verzije/osvežavanje>Instalacija programa. Kliknućemo na tab pretplate a zatim na dugme: 
, kao na slici ispod.
Sada je kreirana posebna baza na lokalnom serveru u kojoj će se čuvati svi dokumenti koje budemo ubacivali u eDokumentaciju: fakture, ugovori, specifikacije, sve ono što firma odluči da čuva u eDokumentaciji.
Program je sada spreman za upotrebu eDokumentacije ali je potrebno uraditi i ostala podešavanja neophodna za slanje i prijem eFakture što ćete uraditi u nastavku pomoću ovog priručnika.
Više o lokalnoj eDokumentaciji kao i komercijalnim uslovima, možete pročitati OVDE.