Primer izrade dokumenta MS Office
Primer izrade dokumenta MS Office
Opcija Dokumenti nam omogućava prenos podataka o radniku i kreiranje kadrovskih dokumenata tipa Ugovor o radu i slično. Deluje preko Word Mail Merge sistema.
Prozor, koji nam se otvara namenjen je izboru radnika po kriterijumima za odabir i dokumenata, koje želimo da izradimo.
Najpre izaberemo dokument tj. predložak dokumenta, koji želimo da izradimo za željenog radnika. Predložak dokumenta može biti u sledećim oblicima npr. docx., doc., dot.

Kada kliknemo na taster
otvara nam se prozor pomoću kog biramo željeni predložak dokumenta.

 |
Ukoliko nam se NE PRIKAZUJU fajlovi prilikom odabira dokumenata, potrebno je u polju File name uneti *i tip datoteke (u našem primeru *doc), klikom na Enter prikazaće nam sve .doc datoteke.

|
Nakon odabira, ime izabranog fajla nam se prenosi u polje Dokument.

U slučaju da polje dokument ostavimo prazno i želimo da nastavimo sa radom, program nas upozorava da je potrebno izabrati predložak.

Potrebno je da definišemo i kriterijume za kreiranje dokumenata (slično kao i u Kadrovskoj evidenciji). Za prenos radnika, uzmeđu prozora Radnici i Izabrai imamo na raspolaganju sledeće tastere:
 |
Prenosimo samo izabranog radnika iz tabele Radnici u Izabrani. |
 |
Prenosimo sve radnike iz tabele Radnici u Izabrani. |
 |
Vraćamo samo izabranog radnika iz tabele Izabrani u Radnici. |
 |
Vraćamo sve radnike iz tabele Izabrani u Radnici. |
 |
Prenosimo samo radnike, koji odgovaraju izabranim kriterijumima u delu Izborni kriterijumi. |
Na donjoj slici je prikazan prenos radnika po izabranim ktriterijumima.

U meniju Uvoz / izvoz podataka, klikom na opciju Microsoft Word izvozimo podatke o radnicima i otvaramo predložak.

Na ovaj način nam se klikom na Microsoft Word ispiše obaveštenje o izvozu.

 |
Podaci se izvoze u direktorijum u kom smo sačuvali predložak dokumenta, koji smo izabrali u polju Dokument.
|
Klikom na taster Potvrdi otvara se i predložak dokumenta koji smo izabrali u polju Dokument.

U Word dokumentu otvorimo panel Mailings u kom biramo Start Mail Merge i opciju Step by Step Mail Merge Wizard, nakon čega nam se na desnoj strani prikazuje čarobnjak. Potrebno je da sledimo korake čarobnjaka.

U prvom koraku izaberemo opciju Letters i u donjem delu čarobnjaka kliknemo na Next - Starting document.

u sledećem koraku izaberemo opciju Use the current document i Next - Select recipients

pri trećem koraku izaberemo opciju Use the existing list i kliknemo na Browse

pri čemu biramo datoteku hrKadri.txt (nalazi se u istom direktorijumu kao i Word dokument i automatski se kreira nakon odabira opcije Microsoft Word iz menija Uvoz / Izvoz).

Potvrdom na Open, otvara se donji prozor u kom kliknemo na taster OK.

Nakon toga, otvara nam se prozor u kom možemo pregledati podatke. Potvrdimo klikom na taster OK.

U dokumentu nam se pojavljuje sledeće:

Klikom na opciju u čarobnjaku:

nastavljamo sa izvođenjem mailinga pri čemu na dokument dodajemo podatke i baze Pantheona, koji će se automatski popunjavati prilikom kreiranja dokumenta. Kada završimo insertovanje podataka, klikom na Preview your letters dobijamo dokument sa popunjenim podacima iz baze:

Svaki izrađen dokument na kraju sačuvamo i na disku.