Dokumenti MS Office
Shembulli i krijimit të dokumentit MS Office
Opsioni Dokumentet na lejon të transferojmë të dhënat për punonjësin në dokumentet e përgatitura. Funksionon përmes sistemit Word Mail Merge.
Shkalla që na hapet është e destinuar për zgjedhjen e punonjësve sipas kritereve të zgjedhjes dhe dokumentit që duam të krijojmë.
Së pari, zgjedhim dokumentin ose modelin e dokumentit që duam të krijojmë për punonjësin e zgjedhur. Modeli mund të jetë në skedarë si p.sh. docx., doc., dot.
Kur klikojmë në butonin
na hapet një dritare, ku zgjedhim modelin e dëshiruar të dokumentit.
 |
Nëse skedari nuk shfaqet gjatë zgjedhjes së dokumenteve, atëherë në fushën File name shkruajmë *dhe llojin e skedarit (në rastin tonë *docx) dhe shtypim Enter, që të shfaqen të gjitha skedarët docx.
|
Kur e kemi zgjedhur, ai futet në fushën Dokument.
Në rastin që e lëmë fushën Dokument bosh dhe duam të vazhdojmë, programi na njofton se është e nevojshme të zgjedhim një model.
Përcaktojmë gjithashtu kriteret e zgjedhjes (si në Regjistrin e punonjësve) sipas të cilave do të zgjedhim punonjësit. Për transferimin e punonjësve midis Punonjësve dhe të Zgjedhurve kemi në dispozicion butonat e mëposhtëm:
 |
Transferojmë vetëm punonjësin e zgjedhur nga Punonjësit në të Zgjedhur. |
 |
Transferojmë të gjithë punonjësit njëherësh nga Punonjësit në të Zgjedhur. |
 |
Transferojmë vetëm punonjësin e zgjedhur nga të Zgjedhurit në Punonjësit. |
 |
Transferojmë të gjithë punonjësit njëherësh nga të Zgjedhurit në Punonjësit. |
 |
Transferojmë vetëm ata punonjës për të cilët kemi përcaktuar kriteret e zgjedhjes. |
Në imazhin e mëposhtëm tregohet se si transferojmë punonjësit sipas kritereve filtrues.
Në shiritin e komandave me klikimin mbi opsionin Microsoft Word eksportojmë të dhënat për punonjësit dhe hapim modelin.
Kështu, kur klikojmë mbi Microsoft Word, shfaqet një njoftim për eksportin.
|
|
Të dhënat eksportohen atje ku kemi ruajtur modelin e dokumentit që kemi zgjedhur në fushën Dokument.
|
Pas klikimit në butonin Konfirmo, hapet gjithashtu modeli i dokumentit që kemi zgjedhur në fushën Dokument.
Në model hapim skedën Mailings ku zgjedhim Start Mail Merge dhe Step by Step Mail Merge Wizard, që të shfaqet magjistari në anën e djathtë, të cilit i ndjekim hapat.
Në hapin e parë zgjedhim opsionin Letters dhe më poshtë klikojmë Next.
në hapin e dytë zgjedhim opsionin Use the current document dhe Next
në hapin e tretë zgjedhim opsionin Use the existing list dhe klikojmë Browse
ku zgjedhim skedarin hrKadri.txt 
dhe konfirmojmë butonin Open, që të hapet dritarja e mëposhtme ku klikojmë butonin OK.
Hapet dritarja e mëposhtme ku mund të shqyrtojmë të dhënat. Konfirmojmë butonin OK.
Në magjistar vazhdojmë me realizimin e mailit ku poshtë djathtas klikojmë në Next. Në hapin e 5 të dhënat shfaqen në dokument ashtu siç tregon imazhi më poshtë:
Çdo dokument i krijuar në fund gjithashtu e ruajmë në disk.