Документи MS Office

Пример изработка документa MS Office

Опцијата Документи ни овозможува пренос на податоци за работникот во подготвени документи. Делува преку Word Mail Merge системот.

Прозорецот, кој ни се отвора е наменет за избор на работници по изборни критериуми и документот, кој сакаме да го изработиме.

Најпрво избираме документ односно шаблон на документот, кој сакаме да го изработиме за избраниот работник. Шаблонот може да биде во датотеки како што се нпр. docx., doc., dot. 

Кога кликнеме на копчето се отвора прозорец, каде што избираме посакуваниот шаблон на документот.

 

Во случај датотеката да не се прикаже при изборот на документите, тогаш во полето File name внесуваме *и типот на датотеката (во нашиот случај *docx) и копчето Enter, за да се прикажат сите датотеки docx.

Кога ќе ја избереме, таа се внесува во полето Документ.

Во случај, ако го оставиме полето Документ празно и сакаме да продолжиме, програмата ни јавува дека е потребно да избереме шаблон.

Определуваме уште изборни критериуми (како при Кадровска евиденција) по кои ќе ги избереме работниците. За пренос на работниците помеѓу Работници и Избрани имаме на избор следниве копчиња:

	Пренесуваме само избраниот работник од Работници во Избрани.
	Пренесуваме сите работници одеднаш од Работници во Избрани.
	Пренесуваме само избраниот работник од Избрани во Работници.
	Пренесуваме сите работници одеднаш од Избрани во Работници.
	Пренесуваме само оние работници за кои сме определиле изборни критериуми.

На долната слика е прикажано како пренесуваме работници по филтер критериуми.

Во командната лента со клик на опцијата Microsoft Word извезуваме податоци за работниците и отвораме шаблон.

 Така, при клик на Microsoft Word се испишува известување за извоз.

Податоците се извезуваат таму каде што имаме зачуван шаблон на документот кој го избравме во полето Документ.

По клик на копчето Потврди се отвора уште шаблон на документот кој го избравме во полето Документ.

На шаблонот отвораме табот Mailings каде што избираме Start Mail Merge и Step by Step Mail Merge Wizard, за да се на десната страна прикаже в Wizard на кој следиме по чекори.

При првиот чекор избираме опцијата Letters и подолу кликнуваме на Next.

 при вториот чекор избираме опцијата Use the current document и Next

при третиот чекор избираме опцијата Use the existing list и кликнуваме на Browse

каде избираме датотека hrKadri.txt

и потврдуваме со копчето Open, за да се отвори долниот прозорец каде кликнуваме на копчето OK.

Отвора се долниот прозорец каде што можеме да ги прегледуваме податоците. Потврдуваме со копчето OK.

Во Wizard продолжуваме со извршување на mailinga каде што подолу десно кликнуваме на Next. При 5-тиот чекор податоците се испишуваат на документот како што покажува сликата подолу:

Секој изработен документ на крајот исто така го зачувуваме на диск.