Osnovni podaci

Šifra

U polju se upisuje alfanumerička šifra, koja služi kao jedinstveni identifikator klasifikacije.

Prilikom prenosa klasifikacijskog plana preko Web servisa šifra je već definisana.

Vrsta gradiva

U polju se unosi bilo koji opis, odnosno naziv pojedinačne klasifikacije. Najlakši način da zamislite ovo je način na koji ste lepili nalepnice na fascikli.

Prilikom prenosa klasifikacijskog plana preko Web servisa vrsta gradiva je već definisana.

Tip gradiva

U polju se može izabrati između unapred podešenih tipova:

• Arhivsko gradivo - je dokumentarna građa koja ima trajni značaj za poslovanje dugo nakon nastanka (npr. matični podaci iz registra, podaci o zemljištima …)

• Trajno dokumentovano gradivo - su sve vrste i oblici evidencije nastalih ili primljenih u toku poslovanja pravnih i fizičkih lica, koji se po zakonu ne smatraju arhivskom građom, ali imaju zakonski propisan rok čuvanja.

• Ostalo gradivo

SAVET Pravila arhiviranja ili skladištenja materijala za pojedinačnu delatnost, odnosno vrsta građe je regulisana Zakonom o zaštiti dokumentarne i arhivske građe i arhiva, odnosno Zakonom o e poslovanju.

Važenje

Polje sadrži podatke o periodu na koji se klasifikovani dokument mora čuvati.

Tip važenja

Polje sadrži vremensku jedinicu važenja dokumenata uskladištenih na određenoj klasifikaciji. Na raspolaganju su:

• (Bez) – bez oznake
• Dana
• Meseci
• Godine

Odgovorna osoba

U polju iz padajućeg spiska Šifarnika subjekata korisnik bira odgovornu osobu preduzeća, odnosno osobu zaduženu za klasifikacije. Na raspolaganju su kontakt osobe preduzeća. Prikazuju se aktivni i neaktivni kontakti.

Nadređeni

U polju se navodi nadređena klasifikacija i time se postavlja u hijerarhiju klasifikacija. Na primer podređena klasifikacija Pripadnici jedinica CZ je nadređena klasifikacija CZ – civilna zaštita.

Eskalacija (dana)

U polju se upisuje broj dana, koje povezana odgovorna osoba ima na raspolaganju, za potvrdu, promenu ili potpis dokumenta. Ukoliko odgovorna osoba ne potvrdi dokument u određenom periodu, dokument se prebacuje na potvrdu nadređenoj osobi, koja je određena u hijerarhiji šifarnika radnih mesta. Zadata vrednost je 8 dana.

Poslovni proces

U polju se iz padajućeg spiska bira poslovni proces, koji će biti pokrenut, kada se dokument uvrsti u ovu klasifikaciju. Npr. u slučaju dokumenata sa klasifikacijom eRačuni, pokreće se poslovni proces Uvozi eRačun.

Skladište

U polju se određuje skladište odnosno mesto gde će se dokument čuvati. Biramo između:

• eDokumentacija
• Sertifikovano skladište
• PADMS baza
• Lokalna baza
• Bez čuvanja – opcija za korisnike koji ne koriste uslugu eDokumentacije

Napomena

Polje je namenjeno za unos proizvoljne napomene za klasifikaciju. U njega upisujemo obeleživače, koji olakšavaju postavljanje dokumenata u odgovarajuću klasifikaciju.