Crearea numărului de inventar

Obiectivul unui număr de inventar este de a identifica diferențele între cantitatea înregistrată și cantitatea reală de articole, produse, stoc etc. Acesta se realizează la sfârșitul anului, dar poate fi efectuat și pentru o perioadă contabilă mai scurtă.

Această capitol arată cum să creați un număr de inventar în PANTHEON folosind exemplul de mai jos.

REZUMATUL CAZULUI Carla Caffee, managerul barului intern Tecta, dorește să facă un număr de inventar al bunurilor din bar. Ea face un număr de inventar folosind următorii pași: Selectarea și crearea unui document de inventar Selectarea liniilor Introducerea stocului din carte Reconcilierea unui inventar Confirmarea numărului de inventar Tipărirea numărului de inventar

1. Selectarea și crearea unui document de inventar

Pentru a crea un număr de inventar, persoana responsabilă trebuie mai întâi să selecteze documentul corespunzător.

În bara de meniu principal, selectați Bunuri | Număr de inventar | 9A00 – Număr de inventar.

Documentul de număr de inventar se deschide.

Făcând clic pe butonul (Inserare înregistrare) în bara de instrumente a numărului de inventar creează un nou document de număr de inventar.

Numărul de inventar va fi realizat pentru bunurile din barul intern, motiv pentru care persoana responsabilă selectează Depozit BAR dintre lista derulantă a câmpului Depozit și BAR în câmpul Dept. în antetul numărului de inventar.

Apoi, se introduce Data și se selectează persoana responsabilă pentru numărul de inventar.

Făcând clic pe butonul (Postare editare) salvează documentul de număr de inventar nou creat.

Persoana responsabilă selectează apoi liniile corespunzătoare.

2. Selectarea liniilor

Persoana responsabilă face un număr de inventar pentru barul intern Tecta și ar dori să adauge toate bunurile sale la liniile numărului de inventar.

Aceasta se face făcând clic pe butonul (Asistenți) în bara de instrumente și selectând opțiunea În Stoc.

INDICATIV Pentru alte funcții ale Asistenților pentru documentele de număr de inventar, consultați capitolul Asistenți pentru Numărul de Inventar.

Liniile sunt populate cu starea actuală (stoc) a tuturor articolelor din Depozitul BAR selectat. Raportul arată de asemenea o coloană goală Număr de inventar, unde se introduce numărul real de inventar.

Persoana responsabilă introduce apoi numărul real de inventar.

3. Introducerea stocului din carte

Persoana responsabilă decide să introducă numărul de inventar al bunurilor direct în document în loc să tipărească un Foaie de număr de inventar. Numărul real al bunurilor este introdus manual în câmpul Număr de inventar.

INDICATIV Pentru mai multe informații despre adăugarea pozițiilor folosind scannerul de coduri de bare și diverse rapoarte de stoc, consultați capitolul Bara de instrumente a liniilor de inventar.

După introducerea tuturor inventarelor, numărul de inventar este afișat în partea de jos a ferestrei. Liniile arată date despre lipsuri și excese pe articole. În partea de jos, se afișează valoarea totală a inventarului și stocul.

Apoi, persoana responsabilă sincronizează numărul de inventar.

4. Reconcilierea unui inventar

Datele obținute sunt revizuite cu atenție.

Dacă o companie are mai multe depozite, numărul de inventar ar trebui să fie efectuat pentru toate depozitele în același timp. Un număr de inventar la un depozit poate arăta un exces, în timp ce un număr de inventar la un alt depozit poate arăta o lipsă. Prin urmare, stocul articolelor cu lipsuri și excese ar trebui revizuit pentru toate depozitele.

Procesul de reconciliere a inventarului se finalizează prin transferul bunurilor între depozite.

Persoana responsabilă confirmă apoi numărul de inventar.

5. Confirmarea numărului de inventar

Odată ce numărul de inventar a fost reconciliat, persoana responsabilă finalizează numărul de inventar făcând clic pe Confirmare.

Statusul documentului de inventar se schimbă în Aprobat – P și documentele 3A00 Lipsă de inventar și 1A00 Exces de inventar sunt create pentru articolele cu lipsă și exces de inventar.

INDICATIV Documentele de lipsă și exces de inventar sunt setate în Registrul tipurilor de documente .

Documentele sunt afișate în tab-ul Documente legate.

Documentele pot fi deschise făcând dublu clic pe ID-ul documentului.

În acest fel, operațiunile materiale sunt armonizate cu operațiunile reale, în timp ce documentele trebuie acum introduse în registrul general în mod corespunzător.

Persoana responsabilă creează apoi un raport de număr de inventar care să fie tipărit.

6. Tipărirea numărului de inventar

Persoana responsabilă dorește să creeze o copie tipărită a numărului de inventar.

Pentru că persoana responsabilă dorește să tipărească un tip specific de raport, persoana responsabilă face clic dreapta pe butonul Raport și selectează tipul 268 – Număr de Inventar – Foaie de Număr de Inventar dintre listă.

O previzualizare a raportului se deschide. Persoana responsabilă tipărește documentul făcând clic pe butonul din bara de instrumente (Tipărire).

Aceasta finalizează procesul de creare a unui număr de inventar.