Optično branje dokumenta in kreiranje e-računa

Od dobaviteljev lahko prejemamo račune v papirni ali PDF obliki. Papirne dokumente lahko skeniramo in kot PDF uvozimo v eDokumentacijo ali uvozimo prejete PDF dokumente, ki so prispeli kot priponka elektronske pošte.

Da bi PDF dokument v eDokumentaciji pretvorili v elektronsko obliko računa in na osnovi njega kasneje kreirali PANTHEON prevzemni dokument, nam pri tem pomaga predpripravljeni eProces Optično branje (OCR) za eKnjižbe. Ta namreč prepozna znake (npr. davčna številka in naziv pošiljatelja, neto znesek, datum zapadlosti itd.) PDF računa in jih pretvori v obliko eRačuna.

Poslovni proces poenostavi vnos prejetega računa v PANTHEON, saj prejeti PDF dokument pretvori v e-račun v JSON format. Tega pa lahko kasneje enostavno uvozimo v PANTHEON.

Namig S podatki na e-računu, ki so rezultat optičnega branja (OCR), je postopek vnosa prejetega računa enostaven. Pri utečenem poslovanju je tako možnost napak minimalna, saj se sistem za OCR branja izboljšuje s pomočjo podatkov na uvoženih računih.

V nadaljevanju vam opisujemo primer uporabe zgoraj opisanega poslovnega procesa.

Opis primera Računovodja obdeluje prejete račune različnih dobaviteljev. Želi poenostaviti njihov vnos v PANTHEON, brez pretipkavanja. V ta namen uporabi eProces  eKnjižbe optično branje (OCR) in za uporabo slednjega sledi spodaj naštetim korakom: 1. Uvoz in izbira dokumenta v eDokumentaciji 2. Zagon eProcesa Optično branje (OCR) za eKnjižbe 3. Rezultat optičnega branja – e-račun

Opozorilo PDF dokumente lahko s pomočjo eProcesa Optično branje (OCR) za eKnjižbe pretvorimo v e-račun. Poslovni proces deluje le, če ste aktivirali eKnjižbe in ste opredelili ustrezne nastavitve.

1. Uvoz in izbira dokumenta v eDokumentaciji

Odgovorna oseba obdeluje prejeti račun dobavitelja v PDF obliki, ki ga je pred tem že uvozila v eDokumentacijo.

Namig Če dokumenta še niste uvozili v eDokumentacijo si preberite poglavje Uvoz dokumentov v eDokumentacijo.

V eDokumentaciji poišče in izbere želeni dokument.

Nadaljuje na zagon poslovnega procesa.

2. Zagon eProcesa Optično branje (OCR) za eKnjižbe

V orodni vrstici Dokumentacije klikne na gumb  (Čarovniki) in s spustnega seznama izbere možnost: Optično branje (OCR) za eKnjižbe.

Namig Da se nam prikaže poslovni proces na določenem PANTHEON obrazcu, kot možnost izbire na gumbu Čarovniki moramo to nastaviti v Oblikovalcu poslovnih procesov. Postopek si lahko preberete v točki 3. poglavja Osnovne nastavitve poslovnega procesa.

Poslovni proces pretvori PDF dokument v e-račun v JSON formatu.

3. Rezultat optičnega branja – e-račun

Ob zaključku poslovnega procesa prejme e-račun, ki je dodan na seznam na zavihku Datoteke.

Ime e-računa je enak imenu PDF računa, tip datoteke je format JSON.

Na zavihku Metapodatki lahko odgovorna oseba preveri način branja PDF datoteke. 

Namig Če na subjektu ni nič nastavljeno, je privzet način branja sumarno po davčnih stopnjah. Podrobnejšo razlago in prikaz branja si poglejte v poglavju Nastavitve načina branja PDF dokumentov.

Vidi, da se je račun dobavitelja ČISTO d.o.o. prebral po načinu branja: sumarno po davčnih stopnjah oz. vat-rate-invoice.

Namig Če na subjektu v Šifrant subjektov nimamo izbranega načina branja PDF dokumentov PANTHEON samodejno prebere podatke po načinu sumarno po davčnih stopnjah (vat-rate-inovice).

Preveri lahko tudi, da je isti način branja definiran tudi na dobavitelju v Šifrant subjektov in s tem uspešno zaključi proces.

Namig Za zaključek naj povemo, da sistem za OCR branje v PANTHEON-u lahko prebere številne podatke. Običajno vse standardne oziroma obvezne vsebine na računu. Tako lahko prepozna Davčno številko pošiljatelja, Naziv pošiljatelja, Neto znesek, Datum valute in tako dalje. Nabor podatkov, ki jih sistem vrne v obliki eRačuna, je odvisen od nastavitve optičnega branja PDF dokumentov na dobavitelju, včasih pa tudi od kakovosti PDF oblike računa.