 | Loading… |
|
|
|
Glava naročila kupca
Glava naročila kupca
Vpisovanje vsakega naročila začnemo z izbiro subjekta. Ko v naročilo vpišemo, od koga naročilo prihaja, programski paket avtomatsko odčita prednastavljene vrednosti o naslovu, načinu dostave in plačilu, ki smo jih določili v šifrantu subjektov za tega kupca.
Ta metoda nam omogoča zelo hitro kreiranje naročil, saj se večina polj polni z vnaprej določenimi vrednostmi, ki nam jih ni potrebno spreminjati. Namesto da bi vpisovali trinajst polj, je v večini primerov potreben le vpis dveh (naziv subjekt in kontaktna oseba). Če imamo kupca že vpisanega v šifrantu subjektov, zadošča, da vpišemo njegov naziv, drugače pa ga moramo najprej dodati v šifrant. To lahko naredimo iz naročila s klikom na gumb  , kar nam odpre okno za vnos novega zapisa v šifrant subjektov.
| Prva oseba (Naročnik) |
iz šifranta kupcev izberemo naročnika blaga. Po prenosu v izdano fakturo in po avtomatskem knjiženju te fakture bo to tudi oseba, na katero bo v saldakontih/glavni knjigi knjižena terjatev iz naslova tega posla. Program izpiše še naslov, kraj, poštno številko ter telefon in fax številko.
Nazive polj na zavihku (Plačnik/Naročnik ipd.) spreminjamo v šifrantu vrst dokumentov. |
| Kontaktna oseba |
ime kontaktne osebe, ki je naročilo oddala. Program privzeto ponudi prvo kontaktno osebo iz šifranta subjektov. Po potrebi lahko tu izberemo tudi katerokoli drugo kontaktno osebo iz izbirne tabele ali pa podatek vpišemo ročno.
V izbirni tabeli nastopajo samo kontaktne osebe s statusom "Aktivno".
V primeru ročnega vnosa, je dolžina teksta omejena na 30 znakov
|
| Druga oseba (prevoznik) |
druga oseba (npr. prevoznik, prejemnik) je privzeto enaka prvi osebi. Drugo osebo uporabljamo npr. takrat, kadar je plačnik različen od naročnika (recimo pri večjih podjetjih, kjer so naročila centralizirana, dostavljamo pa dislociranim enotam). V takih primerih je koristno, če že v šifrant kupcev drugi osebi vnesemo podatek o plačniku. Tako lahko podatek o naročniku in plačniku vnesemo enostavno tako, da vnesemo podatek za drugo osebo, ostale podatke pa poišče program. |
| Kontaktna oseba |
na enak način kot za prvo osebo (naročnika) lahko vnesemo tudi ime kontaktne osebe pri npr. prevozniku.
|
| Datum |
datum kreiranja naročila (privzeto: tekoči datum).
Če spremenimo datum naročila, nam program ponudi tudi možnost spremembe (preračuna) datuma veljavnosti naročila glede na število dni veljavnosti naročila (glej Želiš spremeniti tudi datum veljavnosti).
|
| Številka |
enoznačna številka dokumenta, in sicer: dvomestna koda leta, trimestna koda vrste dokumenta (enaka kot v šifrantu vrst dokumentov) in šestmestna zaporedna številka dokumenta.
Številko generira program avtomatično in je ne moremo spreminjati.
Z dvojnim klikom na številko dokumenta odpremo šifrant vrst dokumentov na tisti vrsti dokumenta, v kateri je dokument izdelan.
|
| Status |
oznaka statusa naročila. Naročilom lahko pripišemo poljubno število statusov, ki vplivajo na tri kategorije: prosta zaloga, kontrola limita in zaključeno(glej šifrant vrst dokumentov - Naročila).
Preddefinirani so trije statusi, po potrebi pa lahko definiramo tudi nove, dodatne:
1 - Ponudba - predstavlja informacijo za kupca in ne vpliva na prosto zalogo. Če ima kupec odobren limit, se vrednost takega naročila ne glede na nastavitve kontrole v parametrih programa ne všteva v vrednost odobrenega limita.
2 - Potrjeno naročilo - predstavlja za kupca in dobavitelja obvezujoče naročilo, ki se všteva v prosto zalogo in ob ustrezni nastavitvi parametrov programa tudi na vrednost odobrenega limita kupcu.
Z - Zaključeno naročilo - uporabljamo ga za naročila, ki niso dokončno izdobavljena, preostala neizdobavljena količina pa je stornirana. Taka naročila ne vplivajo na prosto zalogo in se ne vštevajo v vrednost odobrenega limita. Podatek program uporablja v obračunu naročil kupcev ter pri dodajanju naročil na dokument. Naročilo je zaključeno:
- avtomatično, če so vse pozicije naročila in v celotni količini tudi prenešene v izdane fakture (status na naročilu se ne spremeni na Zaključeno, ampak ostaja kot je);
- če to iz kakršnegakoli razloga ni in ne bo mogoče (npr. storno preostanka naročila), pa naročilu ročno dodelimo status "Zaključeno" tako, da iz šifranta statusov izberemo status "Z".
Pri vnosu novega naročila se privzeto uporabi status z najnižjo alfanumerično vrednostjo (prednastavljeno torej 1 - Ponudba)!
|
| Veljavnost (dni) |
vnesemo število dni, ko je predračun veljaven. Privzet čas veljavnosti naročil nastavimo v parametrih programa.V času veljavnosti je navadno tako, da cen tudi ob spremembah cenovne politike ne spreminjamo, poleg tega pa so v času veljavnosti vsi identi na tem naročilu na rezervaciji. Pri ogledu proste zaloge izberemo, ali naj se naročila, ki jim je rok veljavnosti potekel, upoštevamo pri izračunu proste zaloge ali ne.
Pri dodajanju naročila na izdajo pa nas program tudi opozori, da je veljavnost naročila že potekla.
|
| Veljavnost (datum) |
vnesemo datum veljavnosti naročila. Podatek je povezan z levim poljem (veljavnost dni). Če spremenimo enega, se ustrezno spremeni tudi drugi in obratno. Vnesemo torej število dni za veljavnost naročila ali pa datum veljavnosti, odvisni podatek pa se izračuna. |
 Oddelek |
na vsakem naročilu lahko določimo, kateri oddelek je naročilo kupca prevzel. S tem lahko zagotovimo spremljanje naročanja po oddelkih. Oddelek izberemo iz šifranta subjektov(glej Oddelek).
- Privzeta vrednost oddelka, ki se vpiše ob otvoritvi naročila, je tisti oddelek, kateremu pripada uporabnik programa/referent, ki je naročilo kreiral (glej spodaj).
- Če je oddelek izbran že v nastavitvi vrste dokumenta , pa se bo za oddelek uporabil tam vnešen podatek.
V primeru, da se v glavi dokumenta zamenja oddelek program javi obvestilo ali želite posodobiti oddelek na vse pozicije. Na voljo sta dve možnosti in sicer potrdi ali prekliči. V kolikor se izbere potrdi se oddelek napolni na vse pozicije dokumenta.
|
| Prodaja |
izpiše privzeti način prodaje iz šifranta kupcev, ki pa ga lahko tudi spremenimo. Pravilno označen način prodaje je odločilnega pomena za pravilnost DDV evidenc!
- Zavezanec (kupec je davčni zavezanec),
- Izvoz (prodaja za izvoz, privzeto brez davka)
- Končni kupec (kupec ni davčni zavezanec)
|
| Cenovni razred |
izpiše privzeti cenovni razred iz šifranta kupcev, ki pa ga seveda lahko tudi spremenimo. Če spremenimo cenovni razred, se pri privzetih nastavitvah spremeni tudi prodajna cena v pozicijah dokumenta!
Cenovni razredi se sklicujejo na cenovne razrede iz kalkulacije šifranta identovin so lahko:
- Prodajna cena
- Veleprodajna cena 1
- Veleprodajna cena 2
|
| Valuta |
izpiše se privzeta valuta iz nastavitev, če pa smo v šifrantu kupcev izbrali privzeto valuto za tega kupca, se uporabi le-ta. Valuto pa lahko izberemo tudi na tem mestu iz šifranta valut. Valuto OBVEZNO izberemo preden začnemo vnašati pozicije!
Če bo naročilo izdelano v tuji valuti, program s pomočjo izbrane tečajnice avtomatsko preračuna cene na naročilu v izbrano valuto.Ta funkcija nam torej omogoča hitro kreiranje dokumentov v poljubni valuti, poleg tega pa nam omogoča tudi uporabo cenika v tuji valuti in izdajo dokumentov v domači valuti. Glej tudi: Spremljanje deviznih vrednosti . |
| Način plačila |
izpiše privzeti način plačila iz šifranta kupcev, ki pa ga lahko tu tudi spremenimo tako, da ga izberemo iz šifranta načinov plačila |
| Dni za plačilo |
število dni, v katerih bo fakturirano naročilo (torej faktura, ki bo izdana na podlagi naročila) zapadla v plačilo. Podatek se privzeto polni iz šifranta kupcev in ga lahko tu tudi spremenimo. |
| Tekst |
Izpiše privzeti tekst iz šifranta kupcev , seveda pa lahko tudi naknadno izberemo tekst iz šifranta. Možna je izbira večih pozicij tekstov iz šifranta - s tem se omogoči sočasna uporaba večih tesktov na dokumentu. |
| Dostava |
izpiše privzeti način dostave iz šifranta kupcev, seveda pa lahko tudi naknadno izberemo ustrezen način dostave iz šifranta. |
| Pariteta in kraj |
- pri naročilih za izvoz označimo še šifro paritete iz šifranta
- pri naročilih za izvoz označimo tudi namembni ali odpremni kraj (odvisno od vrste paritete) iz šifranta poštnih številk . V izpisu nato seveda ne uporabimo šifre kraja, temveč njegov opis!
Pri dodajanju naročila na izdano fakturo se v izdano fakturo prenese tudi ta podatek.
Privzeta pariteta in kraj paritete se polni iz šifranta kupcev.
|
| Vezni dokument 1 |
v šifrantu vrst dokumentov lahko definiramo oz. poimenujemo dva vezna dokumenta. Če ju definiramo (poimenujemo), se nam v osnovnem obrazcu odpreta polji za vnos številke in datuma veznega dokumenta (npr. številka pogodbe ipd). |
| Datum |
datum veznega dokumenta 1 |
| Vezni dokument 2 |
Način vnosa in uporaba sta enaki kot za vezni dokument 1. |
| Datum |
datum veznega dokumenta 2 |
| Rok dobave |
željeni rok dobave, ki ga izrazi kupec ali mu ga sporočimo glede na naše zmožnosti. Tu vnešeni datum se privzeto polni tudi v pozicije naročila. Seveda pa lahko v poziciji naročila rok dobave tudi spremenimo!
Če v glavi dokumenta spremenimo privzeti rok dobave potem, ko je vnešena že vsaj ena pozicija naročila, nam program da na voljo možnost, da tako spremenjeni rok dobave vnesemo še v pozicije dokumenta (glej Ali res želiš spremeniti rok dobave po pozicijah).
|
| Odgovorni |
v odvisnosti od ustrezne nastavitve kot odgovorno osebo program ponudi uporabnika, ki se je prijavil v program, ali pa odgovorno osebo, vnešeno v šifrant kupca.
O tem, ali lahko spreminjamo to polje (izbiramo odgovorno osebo), odloča nastavitev v parametrih programa . |
| Referent |
Privzeto se polni oseba, prijavljena v program. Podatka ni mogoče spreminjati. |
| |
|
| Sklic |
Vrednost se polni če je v šifrantu vrst dokumentov označeno Kreiraj sklic. |
| Dni za dobavo |
V to polje se vse število dni, ki bodo potrebni za dostavo naročniku. |
| Rok odpreme |
V em polju je naveden datum odpreme, ki je rok dobave, zmanjšan za dni za dobavo. Možno ga je ročno spreminjati. |
| Prioriteta |
Privzeto napolnjena iz iz šifrana subjektov. Naknadno se lahko spremeni glede na izbiro iz šifranta prioritet. |
 |
Kljub temu, da se večina podatkov polni s privzetimi vrednostmi iz šifranta subjektov, njihove vrednosti lahko po potrebi ročno spreminjamo za poljubno naročilo. |
|
Pri potrjevanju naročila se izvede tudi kontrola skladnosti rokov dobave iz pozicije naročila! Ko naročilu spremenimo status na tip "2 - Potrjeno naročilo", se izvede kontrola, ali je rok dobave v katerikoli poziciji nižji od trenutnega datuma. To bi pomenilo, da bi tako naročilo že moralo biti realizirano. Zato nam v takih primerih program na to opozori (glej Potrjuješ naročilo, ki bi že moralo biti izdobavljeno!). |
|
V primeru, če naročilo v celoti izdobavimo, se status naročila v glavi dokumenta naročila ne spremeni na zaključeno. |
|
Za podatke, ki se privzeto polnijo iz šifranta kupcev (dni za plačilo, cenovni razred, transakcijski račun, koda države, način prodaje, način plačila, valuta) v Parametrih | Podjetje | Osnovni podatki izberemo, ali se privzeta vrednost polni iz šifranta kupcev pri 1. osebi (kupca) ali 3. osebi (prejemnika). |
| Loading… |
| Loading… |
|
|
|
|