Kreiranje dokumenta prevzema

1. Izbira vrste dokumenta

Najprej izberemo vrsto dokumenta, v kateri želimo kreirati prejeto fakturo. V meniju Blago -> Prevzem -> Dokument izberemo oz. kliknemo na željeni dokument.

Lahko pa dokument izberemo tudi s klikom na bližnjico; ikono, nastavljeno v orodni vrstici.

2. Kreiranje novega dokumenta

V ukazni vrstici  kliknemo na gumb nov zapis . S tem se nam odpre nov dokument, v katerem bomo kreirali prejeto fakturo.

Ker se program vedno postavi na zadnji kreirani dokument, ko odpremo vrsto dokumenta za kreiranje prejete fakture, je potrebno vsakič, ko želimo kreirati nov dokument, klikniti na gumb nov zapis .

3. Vnos podatkov

1. Vnos podatkov o dobavitelju oz. 3. osebi

Najprej vnesemo dobavitelja oz. 3. osebo (npr. prevoznik). Ko vnesemo dobavitelja se le-ta prenese tudi v polje Prevoznik. Če sta dobavitelj in 3. oseba različna, moramo vnesti tudi polje Prevoznik.

Partnerja v polji Dobavitelj oz. Prevoznik vnesemo tako, da začnemo pisati prve čkre partnerja, ki ga želimo vnesti. Program na ta način oži izbor partnerjev, ki smo jih predhodno vnesli v Šifrant subjektov.

Če želimo vnesti partnerja, ki ga v Šifrantu subjektov še ni, kliknemo na gumb , s katerim odpremo Šifrant subjektov, kamor lahko vnesemo nov subjekt.

V primeru, da v šifrantu subjektov nimamo vnešenega subjekta, ki ga želimo izbrati na dokumentu, ga moramo tja predhodno vnesti. Lahko si pomagamo s klikom na gumb , s katerim odpremo Šifrant subjektov za vnos novega subjekta.

2. Vnos datumov, oddelka, načina nabave, valute, načina plačila in datuma zapadlosti

Vnesemo datume. Datum lahko vnašamo ročno tako, da se z miško postavimo v datumsko polje in ga vpišemo oz. ga izberemo iz koledarja, ki se prikaže s klikom na jeziček.

• Prevzem: datum, s katerim prejmemo idente na skladišče;
• Račun: datum prejema fakture;
• DDV: datum za uvrstitev dokumenta v davčne evidence. Privzeto se polni z datumom računa, lahko pa ga tudi naknadno popravimo.

Program privzeto napolni vse tri datume z današnjim datumom.

Številko prejetega dokumenta kreira program avtomatično. Pojavi se kot dvomestna oznaka letnice, tromestna oznaka vrste dokumenta (enaka kot v Šifrantu vrst dokumentov) in niz šestih vprašajev, ki jih program ob potrditvi računa spremeni v šestmestno zaporedno številko dokumenta.

Oddelek izberemo iz Šifranta subjektov (na enak način kot dobavitelja oz. 3. osebo); lahko pa ga kot privzetega nastavimo v Šifrantu vrst dokumentov. Podatek o oddelku ni obvezen podatek.

Način prodaje, valuta, način plačila in dnevi oz. datum zapadlosti se prenesejo iz Šifranta subjektov. Lahko pa jih spremenimo oz. vnesemo tudi na samem dokumentu.

4. Vnos pozicij

Z miško se postavimo na kolono Koda ali Naziv, odvisno od tega, ali želimo idente iskati po kodi ali po nazivu. Idente po kodi oz. nazivu iščemo tako, da začnemo pisati prve čkre kode oz. naziva identa, ki ga želimo vnesti v pozicijo. Program na ta način oži izbor identov, ki smo jih predhodno vnesli v Šifrant identov.

V primeru, da v šifrantu identov nimamo vnešenega identa, ki ga želimo izbrati na poziciji dokumenta, ga moramo tja predhodno vnesti. Lahko si pomagamo z dvoklikom na polje Koda ali Naziv, s katerim odpremo Šifrant identov za vnos novega identa.

Ko izberemo željen ident, vpišemo še količino identa v kolono Količina. Vse ostale podatke na poziciji program polni avtomatsko glede na vnešene parametre v Šifrantu identov oz. jih izračuna. Seveda lahko posamezne parametre na sami poziciji tudi popravimo.

Na poziciji se med kolonami sprehajamo s tipko , za prehod v novo vrstico pa uporabimo kurzorsko tipko dol .

V primeru, če blago prevzemamo (prevzem, prenos, storno izdaja) na neko skladišče, kjer imamo kontrolo na kapaciteto skladišča, program v primeru, če želimo prejeti nek ident, ki ima volumen izražen v drugačni merski enoti ali pa je sploh nima navedene, kot je predvidena za izračun kapacitete na samem skladišču, program javi opozorilo: "Ident, ki ga želite dodati nima kompatibilne merske enote volumna z navedeno na skladišču!" in identa ne pusti dodati na dokument.

5. Vrednostna vrstica

1. Vnos opombe, teksta, dostave, paritete in kraja ter veznih dokumentov

Z dvoklikom na polje Opomba na dokumentu se odpre okno za vnos opombe.

Tekst, dostava, pariteta in kraj se prenesejo iz Šifranta subjektov, če so tam vnešeni. Lahko pa podatke vnesemo tudi na samem dokumentu.

V vezni dokument 1 oz. 2 napišemo številke in datum povezanih dokumentov (npr. računa dobavitelja in dobavnico) s prejeto fakturo, ki jo kreiramo.

2. Vrednostna vrstica

Polja, označena s sivo barvo, program izračuna sam in jih ne moremo spreminjati.

V primeru, da prejemamo fakturo v tuji valuti, se v polje Tečaj BS prenese devizni tečaj, vnešen v Šifrantu subjektov pri banki BS - srednji. Lahko pa ga na tem mestu vpišemo tudi ročno.

6. Izpis dokumenta prevzema

Ko smo zaključili s kreiranjem dokumenta prevzema, ga lahko izpišemo s klikom na gumb Prevzemnica, Prevzemni list oz. Kalkulacija nabave. Privzeto se bo izpisala zadnja izpisana oblika dokumenta.

V primeru, če želimo izpisati neko drugo obliko izpisa, na gumbu kliknemo desni gumb miške in izberemo željeni izpis.