1. Wählen Sie einen Dokumenttyp

Wählen Sie zunächst den Dokumenttyp für das Empfangsdokument aus, den Sie zur Erstellung einer Empfangsrechnung verwenden möchten. Im Menü Waren | Empfang | Dokument wählen Sie den gewünschten Dokumenttyp aus.

Sie können den Dokumenttyp auch öffnen, indem Sie die Verknüpfung in der Schnellleiste anklicken (natürlich müssen Sie zuerst die Verknüpfung einrichten).

2. Erstellen eines neuen Dokuments

Um einen neuen Kunden zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Datensatz in der Taskleiste. Dies öffnet ein neues Dokument zur Erstellung einer Empfangsrechnung.

Da das Programm sich immer auf das zuletzt erstellte Dokument einstellt, müssen Sie die Schaltfläche Neuer Datensatz  nach der Auswahl eines Dokumenttyps klicken, wenn Sie ein neues Dokument erstellen möchten.

3. Eingabe von Daten

1. Eingabe von Informationen über das Hauptsubjekt und Dritte

Geben Sie zunächst den Lieferanten oder das Hauptsubjekt ein. Wenn Sie einen Lieferanten eingeben, wird diese Information auch im angrenzenden Feld (Dritte) ausgefüllt. Wenn der Lieferant und die Dritte unterschiedlich sind, müssen Sie auch Informationen für die Dritte eingeben.

Der Name eines Partners wird im Feld Lieferant oder Dritte eingegeben, indem die ersten Buchstaben des Namens des Partners eingegeben werden. Das Programm generiert automatisch eine Liste von Subjekten basierend auf zuvor im Register der Subjekte eingegebenen Subjekten.

Wenn Sie ein Subjekt eingeben möchten, das nicht im Register der Subjekte aufgeführt ist, öffnen Sie das Register der Subjekte, indem Sie auf die Schaltfläche klicken. Geben Sie das neue Subjekt im Register der Subjekte ein.

Wenn das Subjekt, das Sie eingeben möchten, nicht im Register der Subjekte vorhanden ist, müssen Sie es zuerst eingeben. Verwenden Sie die   Schaltfläche, um das Register der Subjekte zu öffnen und ein neues Subjekt einzugeben.

2. Geben Sie die Dokumentdaten, die Abteilung, die Einkaufsart, die Währung, die Zahlungsmethode und das Fälligkeitsdatum des Dokuments im Kopfbereich ein.

Geben Sie nun die Daten ein. Daten können manuell eingegeben werden, indem Sie auf das Datumsfeld klicken, oder sie können aus einem Kalender ausgewählt werden, der erscheint, wenn Sie auf den Dropdown-Pfeil klicken.

• Empfang: Das Datum, an dem die Artikel im Dokument im Lager empfangen wurden.
• Rechnung erhalten: Das Datum, an dem die Rechnung erhalten wurde.
• USt-Datum: Das USt-Datum. Dies ist das Datum, das zur Ablage des Dokuments in den Steuerunterlagen dient. Standardmäßig ist dies dasselbe wie das Datum der erhaltenen Rechnung. Es kann bei Bedarf manuell bearbeitet werden.

Standardmäßig trägt das Programm das aktuelle Datum in alle drei Felder ein.

Nummer des Empfangsdokuments Die Nummer des Empfangsdokuments. Sie wird automatisch vom Programm generiert. Eine Nummer besteht aus einem zweistelligen Code für das Jahr, einem Code für den Dokumenttyp (identisch mit dem im Dokumentenregister) und einer Reihe von Fragezeichen, die das Programm automatisch in eine Seriennummer umwandelt, sobald das Dokument genehmigt wurde.

Abteilung Die Abteilung, zu der das Empfangsdokument gehört. Wählen Sie die Abteilung aus dem Register der Subjekte aus (auf die gleiche Weise, wie Sie ein Haupt- oder Dritte im Dokument eingegeben haben). Eine Standardabteilung kann auch in den Einstellungen der Dokumenttypen eingegeben werden. Es ist nicht erforderlich, eine Abteilung einzugeben.

Die Felder Einkaufsart, Währung, Zahlungsmethode und Fälligkeitsdatum (Tage bis zur Zahlung) werden automatisch aus dem Register der Subjekte ausgefüllt. Diese Informationen können auch im Dokument geändert oder bearbeitet werden.

4. Eingabe von Zeilen

Verwenden Sie die Maus, um auf das Feld Artikel oder Name zu klicken, je nachdem, ob Sie nach ID oder nach Name suchen möchten. Artikel können durch Artikel-ID oder durch Name gefunden werden, indem Sie die ersten Buchstaben der ID oder des Namens eingeben, die Sie finden möchten. Das Programm generiert automatisch eine Liste von Artikeln basierend auf zuvor im Register der Artikel eingegebenen Artikeln.

Wenn der Artikel, den Sie eingeben möchten, nicht im Register der Artikel vorhanden ist, müssen Sie ihn zuerst eingeben. Doppelklicken Sie auf die ID- oder Beschreibungsspalte einer Zeile, um das Register der Artikel zu öffnen und einen neuen Artikel einzugeben.

Wenn Sie den gewünschten Artikel ausgewählt haben, geben Sie die Menge in der Mengenspalte ein. Alle anderen Informationen werden automatisch vom Programm basierend auf den im Register ausgewählten Parametern eingegeben oder berechnet. Natürlich können Sie auch spezifische Parameter in einzelnen Dokumentzeilen ändern.

Verwenden Sie die ENTER-Taste, um zwischen den Spalten zu wechseln, und die Pfeiltaste nach unten, um zu einer neuen Zeile zu wechseln.

5. Wertleiste

1. Geben Sie Zeilenanmerkungen, Text, Liefermethode, Lieferbedingungen, Lieferort und verknüpfte Dokumente ein.

Doppelklicken Sie auf das Dokumentanmerkung Feld, um Anmerkungen einzugeben.

In den Verknüpftes Dokument 1 oder 2 Feldern können die Nummer und das Datum der Dokumente eingegeben werden, die mit der Empfangsrechnung, die Sie erstellen, verknüpft sind.

2. Wertleiste

Felder, die grau markiert sind, werden automatisch vom Programm berechnet und können nicht geändert werden.

Wenn Sie eine Rechnung in einer Fremdwährung erhalten haben, wird der Wechselkurs (Bank von Slowenien, zentraler Kurs) für die Währung, die für das Subjekt (Lieferant) im Register der Subjekte eingegeben wurde, im Zentralbankkurs Feld eingegeben. Der Wechselkurs kann auch manuell eingegeben oder geändert werden.

Das Sachbearbeiter Feld kann ausgefüllt werden. Der aktuelle Benutzer wird automatisch im Erstellt von Feld eingegeben und kann nicht geändert werden.

6. Drucken eines Empfangsdokuments

Wenn Sie ein Empfangsdokument erstellt haben, können Sie es drucken, indem Sie auf die Schaltfläche Empfangsschein klicken. Standardmäßig wird das neueste Formular der Rechnung gedruckt.

Wenn Sie ein anderes Formular der Rechnung drucken möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Empfangsschein und wählen Sie das gewünschte Formular aus.