Kreiranje dokumenta izdaje

V tem poglavju vam bomo predstavili kreiranje izdajnega Dokumenta.  Vrsta izdaje Dokument vpliva tako na blagovni kot denarni tok, za razliko  od dokumenta Interno, ki vpliva le na blagovni tok in Zbirno, ki vpliva le na denarni tok.

NAMIG Več o dokumetnu izdaje si preberite v tehničnih navodilih.

Pogledali si bomo praktični primer kreiranja dokumenta izdaje.

OPIS PRIMERA Odgovorna oseba želi za prejeto naročilo kupca kreirati nov izdajni dokument. Dokument želi natisniti in poknjižiti račun. To stori v naslednjih korakih: 1.         Izbira vrste dokumenta 2.         Kreiranje novega dokumenta izdaje 3.         Vnos podatkov v glavo izdajnega dokumenta 4.         Vnos pozicij 5.         Vrednostna vrstica 6.         Tiskanje dokumenta 7.         Knjiženje dokumenta izdaje

1. Izbira vrste dokumenta

V prvem koraku izbere ustrezno Vrsto izdajnega dokumenta.

V meniju Blago | Izdaja | Dokument izbere vrsto dokumenta 3000 – Prodaja.

NAMIG Dokument lahko hitro izberemo tudi s klikom na bližnjico; ikono, nastavljeno v orodni vrstici.

2. Kreiranje novega dokumenta

Odpre se obrazec dokumenta 3000 – Prodaja.

Za kreiranje novega izdajnega dokumenta v ukazni vrstici  izbere gumb  (nov zapis) .

NAMIG Več o dokumetnu izdaje si preberite v tehničnih navodilih.

Odpre se nov prazen izdajni dokument, ki ob kliku na gumb Shrani prejme novo zaporedno številko in se shrani. 

NAMIG Številko izdanega dokumenta kreira program avtomatično. Pojavi se kot dvomestna oznaka letnice, oznaka vrste dokumenta (enaka kot v Šifrantu vrst dokumentov) in niz vprašajev, ki jih program ob potrditvi računa spremeni v zaporedno številko dokumenta. Dolžino formata števike dokumenta nastavimo v Administratorski konzoli.

3. Vnos podatkov v glavo izdajnega dokumenta

Odgovorna oseba prične z vnosom Glave dokumenta in sicer z vnosom v polje Stranka.

Vpiše naziv kupca in iz spustnega seznama iz Šifrant subjektov izbere subjket.

Izbere želeni subjekt s seznama in podatki le tega se samodejno prepišejo na izdajni dokument, v polje Stranka ter privzeto tudi v polje Prejemnik.   

NAMIG Če sta kupec in prejemnik različna, moramo vnesti tudi polje Prejemnik. Nazive obeh polj (Kupec, Prejemnik) nastavimo v Šifrantu vrst dokumentov. Partnerja lahko poiščemo tudi z naprednješimi kriteriji, s funkcijo Iskanje partnerjev (Ctrl+S).

POMEMBNO V primeru, da v šifrantu subjektov nimamo vnešenega subjekta, ki ga želimo izbrati na dokumentu, ga moramo tja predhodno vnesti. Lahko si pomagamo s klikom na gumb  , s katerim odpremo Šifrant subjektov za vnos novega subjekta.

Iz Šifranta subjektov se samodejno dopolnijo sledeča polja s podatki kupca:

• Datum dobavnice,
• Datum računa,
• Datum DDV
• Oddelek,
• Prodaja,
• Valuta,
• Dni za plačilo,
• Vrsta transakcije,
• Besedilo,
• Dostava,
• Pariteta in Kraj paritete,
• Način plačila in
• Cenovni razred.

Odgovorna oseba preveri datume:

• Dobavnica: datum, s katerim izdamo idente iz skladišča in s tem razbremenimo zalogo na tem skladišču;
• Račun: datum kreiranja oz. izdaje izdane fakture;
• DDV: datum za uvrstitev dokumenta v davčne evidence. Privzeto se polni z datumom izdaje računa, lahko pa ga tudi naknadno popravimo.

NAMIG Program privzeto napolni vse tri datume z današnjim datumom.

V polje Naročilo vnese naziv in datum naročila.

Določi še Odgovorno osebo.

NAMIG Nazive polj Naročilo in Dobavnica nastavimo v Šifrantu vrst dokumentov.

4. Vnos pozicij

Odgovorna oseba preveri skladišče, kjer se nahaja blago za izdajo. Na voljo ima skladišča določena v Šifrantu subjektov.

Nadaljuje z vnosom identov, ki jih želi izdati, med pozicije dokumenta.
V polje Ident vpiše naziv in ga izbere iz Šifranta Identov.

NAMIG Ident lahko poiščemo tudi z naprednješimi kriteriji, s funkcijo Išči ident (Ctrl+F).

POMEMBNO V primeru, da v Šifrantu identov nimamo vnešenega identa, ki ga želimo izbrati na poziciji dokumenta, ga moramo tja predhodno vnesti. Lahko si pomagamo z dvoklikom na polje Ident ali Naziv, s katerim odpremo Šifrant identov za vnos novega identa.

V polje Količina vpiše količino izdanega blaga.

Vse ostale podatke na poziciji program polni avtomatsko glede na vnešene parametre v Šifrantu identov oz. jih izračuna. 

NAMIG Parametre na poziciji lahko raočno popravimo. Na poziciji se med kolonami sprehajamo s tipko ENTER, za prehod v novo vrstico pa uporabimo smerno tipko dol.

POMEMBNO Na dokumentu najdete še naslednje zavihke Transport, Kalkulacija prodaje, Avansi, Plačila, Analiza, Knjižbe, Odg. osebe, Dokumentacija, Povezave in Embalaža.

5. Vrednostna vrstica

Odgovorna oseba v vrednostni vrstici preveri skupno vrednost  in vrednost DDV.

V polje Rabat 1 vnese še 10% popust na skupno vrednost.

V polje Opomba na dokumentu doda zaznamek, ki bo viden tudi na izpisu dokumenta.

6. Tiskanje dokumenta

Odgovorna oseba želi dokument priložiti blagu zato ga natisne.

V Vrednostni vrstici dokumenta klikne na gumb Dobavnica ali Račun.

Ker želi obenem tudi določiti obliko izpisa na gumb klikne z desnim miškinim gumbom. S spustnega menija računa izbere obliko izpisa  2OG- Račun – detaljni.

Odpre se predogled želenega izpisa dokumenta naročila.

V orodni vrstici klikne gumb  (Tiskaj) ter natisne dokument.

POMEMBNO Če želite kupcu poslati eRačun si preberite navodilo tukaj.

7. Knjiženje dokumenta izdaje

V zadnjem koraku dokument še poknjiži.

V opravilni vrstici izdajnega dokumenta v zavihku Knjižbe izbere konto terjatev in s klikom na gumb Knjiži poknjiži dokument.

Warning This is a WARNING and should be marked with this icon. If necessary, copy this whole table and add a new warning.