Pri obeh partnerjih (tako prvi kot tudi drugi osebi) imamo možnost izbrati kontaktno osebo. Kontaktne osebe program zajema iz podatkovne baze kontaktnih oseb v šifrantu subjektov. Program privzeto ponudi prvo kontaktno osebo s seznama, seveda pa lahko iz izbirne tabele izberemo tudi kako drugo osebo ali pa podatek vpišemo ročno.

V izbirni tabeli nastopajo samo kontaktne osebe s statusom "Aktivno".

Datum, s katerim uvrščamo dokument v knjigo izdanih računov. Ta datum program v DDV evidencah uporablja za presojo o tem, v katero davčno obdobje dokument sodi. Privzeto je datum enak datumu računa.

Ali naj se tu privzeto polni isti datum kot datum dobavnice ali datum računa, definiramo v Administratorski konzoli - DDV.

Datum DDV se od datuma računa razlikuje pri izvozu blga, kjer je faktura praviloma izstavljena prej, kot pa je datiran ECL za izvoz blaga.

Uporabimo ga lahko tudi pri dobropisih - kot datum DDV vnesemo datum, ko smo od kupca prejeti potrjeno izjavo, da je v svojih evidencah popravil vstopni DDV, ker si s tem dnem smemo popraviti znesek obračunanega davka.

Iz dropdowna šifranta Statusov izberemo potrjen status, ko je dokument potrjen (podpisan) s strani odgovorne osebe in pripravljen za knjiženje. Priporočamo vam, da dokumente potrjujete, ker jo lahko s pridom uporabite pri obračunu DDV, kontroli avtomatskega knjiženja in podobno.

Če spreminjate že potrjen dokument izdaje boste dobili opozorilo: "Dokument je že potrjen! Ali vseeno nadaljuješ?" Tako lahko v Parametrih programa | Denar | Osnovni podatki določimo, da smemo knjižiti samo potrjene dokumente. Če dokument še ni potrjen, nam avtomatsko knjiženje javi napako in dokumenta ne knjiži (glej Dokument še ni potrjen!).

V šifrantu vrst dokumentov lahko določimo, da se dokument označi kot "Potrjen" takrat, ko ga izpišemo ("Potrdi dokument ob izpisu"). Tako lahko uporabnikom dodelimo samo ničelno avtorizacijo/avtorizacijo za branje potrjenih dokumentov in tako preprečimo naknadne popravke računa potem, ko je ta že izpisan.Dokument je možno potrditi tudi z bližnjico CTRL+P.

V samostojnih verzijah programov LX, LT je pomemben še dodatni tretji status "Knjiženo", ki omogoča da so dokumenti (prejet,računi, izdani računi...) zavedeni v evidencah odprtih postavk (IOP obrazci) in konto kartici/kartici terjatev in obveznosti.

Izberemo oddelek , ki omogoča, da pripišemo izdajo določenemu oddelku, stroškovnemu mestu, profitnemu centru ipd. znotraj podjetja. Privzeti oddelek, ki se vpiše ob vnosu novega dokumenta, program poišče po naslednjem vrstnem redu:

• če je oddelek izbran že v nastavitvi vrste dokumenta, se bo za oddelek uporabil tam vnešen podatek,
• če gre za promete, ki jih avtomatsko kreirajo delovni nalogi in v vrsti dokumenta privzeti oddelek ni izbran, se uporabi oddelek iz delovnega naloga
• sicer se uporabi oddelek, kateremu pripada referent, ki je podpisan na dokumentu.

Ta podatek program uporablja kot privzeto vrednost za podatek o oddelku v poziciji dokumenta.

Izpiše se privzeta valuta iz nastavitev , če pa smo v šifrantu kupcev izbrali privzeto valuto za tega kupca, se uporabi le-ta. Valuto pa lahko izberemo tudi na tem mestu iz šifranta valut.
Valuto obvezno izberemo preden začnemo vnašati pozicije.

V primeru, da na že kreiranem dokumentu naknadno popravimo valuto v glavi dokumenta, program javi IRIS sporočilo: Sprememba valute v glavi dokumenta.

Izpiše se tečaj iz tečajnica Banke Slovenije na enega od štirih vnešenih datumov, ki smo ga izbrali v nastavitvah . Uporabi se pri knjiženju v saldakonte/glavno knjigo za preračun iz tuje v domačo valuto. Tečaj seveda lahko vnesemo ali spremenimo tudi ročno. Če smo tečaj spremenili potem, ko smo že vnesli pozicije dokumenta, moramo za preračun dokumenta po novem tečaju uporabiti funkcijo Ponoven izračun pozicij!

Pomembno: pri dodajanju iz dokumenta na dokument je potrebno imeti vnešen tečaj za banko (na 1.1.2007), ki jo imamo nastavljeno kot Banka Slovenije v administratorski konzoli - nastavitve - parametri programa - podjetje - osnovni podatki.

V dokumente lahko vnašamo podatke o številki in datumu dveh veznih dokumentov. Njihovo namembnost (naziv) nastavljamo v šifrantu vrst dokumentov. Po potrebi lahko datume in številke veznih dokumentov pri avtomatskem knjiženju prenašamo tudi v saldakonte/glavno knjigo.

Najpogostejša uporaba sta številka in datum naročilnice kupca ter številka in datum tovornega lista za prevoz dobavljenega blaga. Pri prodaji v izvoz za drugi vezni dokument izberemo številko ECL za izvoz.

Izpiše privzeti način plačila iz šifranta kupcev, ki pa ga lahko tu tudi spremenimo tako, da iz šifranta načinov plačila izberemo primernega.

Način plačila je obvezen podatek za dokumente, ki so podvrženi fiskalizaciji. Če na takih dokumentih način plačila ni vnešen, progranm javi napako Način plačila morate obvezno vnesti.

Pri prodaji blaga za izvoz označimo še:

• šifro paritete iz šifranta
• namembni ali odpremni kraj (odvisno od vrste paritete) iz šifranta poštnih številk . V izpisu nato seveda ne uporabimo šifre kraja, temveč njegov opis.

Privzeta pariteta in kraj paritete se polni iz šifranta kupcev.

V dokument jo lahko naknadno razmnožimo iz ECL za izvoz blaga.

Oznaka tipa tristranskega posla. Privzeta vrednost je 0 - Ni tristranski posel.

Na izdani fakturi sta mogoča še statua:

• 1 - Dobavitelj blaga
• 2 - Pridobitelj blaga

• Intrastat obrazce. Poslov tipa 2 - Pridobitelj blaga ne poročamo na Intrastat obrazcih. Primer poskusa dodajanja take fakture na Intrastat obrazec vrne napako (glej Za tristranske posle tipa 2. Pridobitelj blaga se ne izdelujejo Intrastat poročila!).
• Pri Uvozu - če izberemo 3. prejemnik blaga, se bo tak promet evidentiral v rubriki 26 DDV-O. Glej tudi primer Samoobdavčitev pri Uvozu.  
• obračun DDV, knjige DDV in rekapitulacijsko poročilo DDV - po 1.1.2008

Privzeto se polni oseba, prijavljena v program. Podatka ni mogoče spreminjati.

Podatek se napolni, če imamo na vrsti dokumenta izbran preklopnik »Kreiraj sklic« v  Šifrantu  vrst  dokumentov ,  ki je privzeto označen pri vseh tistih dokumentih, ki v kodi vrste  dokumenta  vsebujejo  le  numerične znake. Način kreiranja sklica izberemo  v Parametrih  | Podjetje |  Osnovni podatki. Ob ustrezni  nastavitvi  plačilnega naloga   lahko v sklic  obremenitve polnimo sklic iz  blagovnega  dokumenta.

V primeru, da je šifra vrste dokumenta alfanumerična (vsebuje tudi črke), program za to vrsto dokumenta omogoča kreiranje sklica. Kot sklic se zapiše RF + kontrolna številka + sklic tudi, če je nastavljeno, da se kot sklic uporabi interna številka dokumenta. 

Enkratna identifikacijska oznaka računa. Polje se napolni samodejno ob fiskalizaciji računa. To je podatek, ki ga FURS pošlje ob naši zahtevi po fiskalizaciji računa. 

Polje ne omogoča ročnega vnosa.

Polje se napolni samodejno ob fiskalizaciji računa. Fiskalna številka je sestavljena iz treh sklopov. Prvi sklop predstavlja poslovni prostor, ki je definiran v šifrantu vrst dokumentov. Drugi sklop predstavlja oznako elektronske naprave, ki je definirana v šifrantu vrst dokumentov. Tretji sklop pa predstavlja zaporedno številko računa.

Polje ne omogoča ročnega vnosa.

Vsebina se uporablja pri kreiranju XML dokumentov v formatu e-Slog 2.0 Privzeta vrednost se nastavi v šifrantu vrst dokumentov. Tu se lahko poljubno popravi.

Dvoklik v tem polju odpre šifrant transakcij. Ta je privzeto prazen. Šifrant lahko prenesete preko spletnega servisa s pomočjo ukaza Uvoz transakcij:

Številka računa

Polje je namenjeno ročnemu vnosu številke računa iz vezane knjige računov.