Avtomatsko kreiranje naročil dobaviteljem iz naročil kupcev

Avtomatsko kreiranje naročil dobaviteljem iz naročil kupcev

Avtomatsko kreiranje naročil dobaviteljem na osnovi prejetih naročil kupcev predstavlja dodatno možnost avtomatizacije dela, če je narava dela takšna, da na podlagi prejetih naročil kupcev že lahko točno definiramo naročilo dobavitelju.

Če kupcem izdajamo predračune za blago iz odkupa (ki ga kupujemo za nadaljnjo prodajo), lahko torej izdelamo naročilo dobavitelju tudi iz obstoječih naročil (predračunov) kupcem.

1. Izbira

V menijski vrstici  v modulu Naročila najprej izberemo Kreiranje naročil dobaviteljem.

Odpre se forma Kreiranje naročil dobaviteljem.

2. Kreiranje naročila dobavitelju iz obstoječih naročil kupcem

Najprej moramo izbrati zavihek Kreiranje iz naročil.

3. Vnos podatkov in določanje dobavnega roka

V nadaljevanju moramo izbrati vsaj vrste dokumentov in vrste identov, ki jih želimo prenesti v naročilo dobavitelju ter vrsto dokumenta za naročila dobaviteljem.

3.1 Izbira vrste dokumentov

Najprej obkljukamo Vrste dokumentov naročil kupcev iz katerih želimo kreirati naročila dobaviteljem. Podatek je obvezen!

3.2 Izbira vrste identov

Nato obkljukamo vrste identov za katere želimo kreirati naročila dobaviteljem. Vrsta identa je podatek, vsebovan v šifrantu identov .

3.3 Kreiranje naročil dobaviteljem - izbira vrste dokumenta, določanje dobavnega roka

V oknu Kreiranje naročil dobaviteljem izberemo vrsto dokumenta v kateri želimo kreirati naročilo dobavitelju.

Določanje dobavnega roka - na podlagi rokov dobave, ki smo jih že potrdili svojim kupcem, lahko dobavitelju predpišemo dobavni rok na več načinov in sicer tako da:

• uporabimo fiksni dobavni rok dobavitelju
• za pozicije brez potrjenega dobavnega roka uporabimo fiksni dobavni rok
• naj bo dobavni rok dobavitelju X dni pred potrjeno dobavo kupcem
• dobavni rok dobavitelju poiščemo iz šifranta identov

Izberemo vrsta dokumenta naročil dobaviteljem, v katerem naj se kreirajo naročila dobaviteljem. Po potrebi vnesemo dobavni rok za naročila dobaviteljem. Ta datum se uporabi v pozicijah naročila, ki roka dobave v naročilu kupca še nimajo vnešenega, ali pa v vseh pozicijah naročil dobaviteljem. Uporabi dobavni rok:

• polje obkljukamo, če želimo z zgoraj vnešenim dobavnim rokom prekriti obstoječe roke dobave iz pozicij naročil kupcev
• polja NE obkljukamo, če želimo z zgoraj vnešeni dobavni rok uporabiti za tiste pozicije naročil kupcev, ki še nimajo vnešenega roka dobave. Če pa rok dobave v poziciji naročila kupcev obstaja, ga funkcija kreiranja naročil dobaviteljem NE prekrije.

Za podroben opis in primere glej Določanje dobavnega roka.

Zamik dobavnega roka uporabimo, če smo kupcu zagotovili nek dobavni rok za blago iz dokupa. Naročila dobaviteljem moramo plasirati tako, da zahtevamo dobavo neko določeno število dni PRED našo obveznostjo za izročitev blaga. V ta namen je predvideno polje za določitev zamika dobavnega roka, pri čemer :

• pozitiven zamik - če npr. izberemo zamik "8", bodo roki dobave, ki jih predpišemo dobavitelju, teden dni pred našo obveznostjo za izročitev blaga (iz naročila kupca).
• zamik -1 - če izberemo negativni zamik dobavnega roka, se uporabi dobavni rok iz šifranta identov

Za podroben opis in primere glej Določanje dobavnega roka. Privzeti status izberemo za novo kreirana naročila dobaviteljem.

3.4 Polnjenje opombe

Vsaka pozicija naročila kupcev bo našla svoje mesto na novo kreiranem naročilu dobavitelju. V postopku avtomatskega kreiranja pozicij naročila dobavitelju pa lahko v opombo pozicije avtomatsko napolnimo:

• Naročnika - naziv naročnika blaga
• Številko naročila - številko kupčevega naročila
• Oboje - naziv kupca in številko naročila
• Brez - opomba pozicije naročila bo prazna. Ta opcija je primerna, ko v šifrantu identov označimo minimalne količine in količine za pakiranje in jih želimo zaokrožiti po posameznih dobavnih rokih.

3.5 Izbira kriterijev

Avtomatsko kreiranje naročil dobaviteljem iz naročil kupcev lahko omejimo z izbiro večih kriterijev.

• Ident  - kreiranje lahko omejimo na posamezno kodo (šifro ) identa.
• Oddelek - kreiranje lahko omejimo glede na podatek o oddelku iz naročil kupcev.
• Naročnik - kreiranje lahko omejimo glede na naročnika (1. osebo) iz naročila.
• Tip naročnika  - reiranje lahko omejimo glede na tip partnerja - 1. osebe in/ali 2. osebe. Tip partnerja je podatek, vsebovan v šifrantu kupcev.
• Prejemnik - kreiranje lahko omejimo tudi glede na prejemnika (2. osebo) iz naročila.
• Tip prejemnika - kreiranje lahko omejimo glede na tip partnerja - 1. osebe in/ali 2. osebe. Tip partnerja je podatek, vsebovan v šifrantu kupcev .
• Primarna klasifikacija - kreiranje nadalje lahko omejimo na posamezno klasifikacijo identov. Klasifikacija identa je podatek, vsebovan v šifrantu identov.
• Sekundarna klasifikacija - iz šifranta klasifikacij izberemo šifro, ki označuje sekundarno klasifikacijo identa.
• Prodajni referent - kreiranje omejimo glede na prodajnega referenta iz naročil kupcev.
• Primarni dobavitelj  - če želimo kreirati naročilo za enega samega dobavitelja, v to polje vnesemo šifro le-tega. Če polja ne izpolnimo, bo program seveda kreiral toliko naročil dobaviteljem, kolikor je različnih primarnih dobaviteljev naročenega blaga. Če podatek o primarnem dobavitelju v identu iz naročila kupca ne obstaja, zanj NE BO izdelano naročilo dobavitelju!
• Naročilo (od) - kreiranje lahko omejimo tudi na začetni datum naročila kupca.
• Naročilo (do) - kreiranje lahko omejimo tudi na končni datum naročila kupca.
• Dobavni rok (od) - kreiranje lahko omejimo na začetnin datum roka dobave iz pozicij naročil kupcev.
• Dobavni rok (do) - kreiranje lahko omejimo na končni datum roka dobave iz pozicij naročil kupcev.

3.6 Upoštevaj idente v kosovnici

Če na naročilu kupca nastopa ident s kosovnico , lahko s pomočjo tega preklopnika določimo, ali naj program plasira naročilo dobavitelju tudi za materiale ali idente  potrebne za sestavo naročenega izdelka:

• polje obkljukamo, če želimo plasirati naročila dobaviteljem tudi za materiale iz kateregakoli nivoja kosovnice oz. sestavnice naročila
• polja ne obkljukamo, če želimo plasirati naročila dobaviteljem samo za idente, ki nastopajo v naročilih kupcev

Ko je za POSAMEZNO pozicijo naročila kupca ŽE KREIRANO eno naročilo, se taka pozicija naročila kupca šteje za realizirano v smislu kreiranja naročil dobaviteljem. Tako npr. če kreiramo naročilo z omejitvijo na enega od primarnih dobaviteljev, se ob poskusu ponovnega kreiranja naročila za drugega (ali ostale) primarne dobavitelje naročila ne kreirajo več. Zato vam priporočamo, da ob uporabi tega preklopnika kreiranja naročil ne omejujte s kodo identa, prejemnikom ipd. 

3.7 Status

Obkljukamo statuse naročil kupcev, iz katerih želimo kreirati naročila dobaviteljem. Na razpolago dobimo vse statuse uporabljene v naročilih kupcev. Privzeto so izbrani samo statusi, ki vplivajo na prosto zalogo.

3.8 Razvrščanje

Z izbiro sortnega pojma Razvrščanje določimo, kako naj bodo razvrščene pozicije novo kreiranega naročila primarnemu dobavitelju identa:

Če je glede na izbrani sortni pojem pozicije mogoče združiti (npr. isti ident, isti naročnik, isto naročilo, isti rok dobave, ista opomba), bodo le-te na novo kreiranem naročilu dobavitelju združene! S klikom na gumb sprožimo izdelavo predlog za naročila dobaviteljem (glej Pozicije naročil dobavitelju).

4. Pozicije naročil dobavitelju

Program izpiše Pozicije naročil dobavitelju -  seznam pozicij naročil, ki ustrezajo izbranim pogojem za kreiranje naročil dobaviteljem. Izdelanih bo toliko naročil dobavitelju, kolikor je primarnih dobaviteljev za idente iz naročil kupcev. 

Med kreiranimi naročili se lahko pomikamo z uporabo navigacijskih gumbov in iskalnega okna (za opis teh funkcij glej Navigacijski gumbi).

Če je naročilo kupcu že odpremljeno, se taka pozicija ali že odpremljena delna količina ne ponudi na seznamu pozicij!

S klikom na gumb sprožimo izdelavo naročila dobavitelju s podatki in pozicijami, kot jih vidimo v predogledu. Program najprej zahteva potrditev operacije (glej Ali res želite kreirati naročila dobaviteljem?). Če jo potrdimo, pa nam javi še, ko je operacija uspešno zaključena (glej Kreiranje uspešno zaključeno!) ter nam neposredno odpre zadnje uspešno kreirano naročilo dobaviteljem.

Za izbrana naročila kupcev bo program kreiral naročilo tistemu dobavitelju, ki je v šifrantu naročenega identa vnešen kot primarni dobavitelj .

5. Uporaba minimalne količine in količine pakiranja

V šifrantu identov - panel Zaloga lahko vnesemo podatek:

• minimalna količina za naročilo: vnesemo minimalno količino, ki jo dobavitelj še sprejme za izdobavo
• količina pakiranja za naročilo: vnesemo količino identa, ki predstavlja količino na transportno enoto, ki jo zagotavlja dobavitelj

Če sta vnešena v šifrant identov, se ta dva podatka uporabljata pri avtomatskem kreiranju naročil dobaviteljem. Če parametra nista vnešena, avtomatsko kreiranje naročil združi pozicije po rokih dobave (in zahtevani opombi pozicije) in količin za naročilo dobaviteljem ne spreminja.

Uporabljamo lahko samo enega od obeh ali pa oba parametra. Pri tem je pomembno vedeti, da parametra pri kreiranju naročila dobaviteljem išče po naslednjem vrstnem redu:

• najprej poišče količino identa v naročilih kupcev za posamezen rok dobave oziroma glede na izbrani sortni pojem kreiranja naročil dobaviteljem
• če je ta količina manjša od minimalne, jo poveča na minimalno dovoljeno količino
• če ta količina ni deljiva s količino za pakiranje, naročeno količino poveča na naslednjo večjo deljivo količino

Za podroben opis in primere glej Uporaba minimalne količine in količine pakiranja.

6. Pregled kreiranih naročil

V panelu Pregled kreiranih naročil najdemo seznam naročil, ki so nastala, tako s kreiranjem iz naročil kupcev, kot s kreiranjem naročil iz zaloge. 

Za funkcije ukazne vrstice glej poglavje Ukazna vrstica.