Uvoz prejetega e-računa v PANTHEON preko eKnjižb (OCR) 

Če  želimo avtomatizirati pripravo PANTHEON prevzemnega dokumenta brez pretipkavanja to lahko storimo tako, da s pomočjo eKnjižb prejeti PDF račun pretvorimo v e-račun. Ta je kreiran v JSON formatu. E-račun s pomočjo poslovnega procesa uvozimo v PANTHEON.

Namig JSON (JavaScript Object Notation) je enostaven format za izmenjavo podatkov. Ta se običajno uporablja v elektronski izmenjavi vključno s spletnimi aplikacijami.

Uvoz e-računa poteka s pomočjo podpore dveh poslovnih procesov:

• Uvoz prejetega e-računa v eKnjižbe: ta poskrbi za uvoz e-računa v PANTHEON
• Učenje eKnjižb:  pošilja uvožene podatke nazaj v optični (OCR) bralnik. S tem se bralnik uči na svojih napakah in optično branje v prihodnje izboljša prepoznavanje.

V tem poglavju vam bomo predstavili primer uvoza e-računa med prejete PANTHEON račune s strojnim učenjem optičnega bralnika.

Opis primera Odgovorna oseba je od dobavitelja Pošta SLO, d.o.o. prejela račun. PDF račun je naložila v eDokumentacijo in ga pretvorila v e-račun. Sedaj želi e-račun uvoziti med prejete račune in OCR bralniku poslati povratno informacijo. Za to sledi navedenim korakom: Izbira dokumenta v eDokumentaciji Zagon eProcesa Uvoz prejetega e-računa v eKnjižbe Uvoz e-slog dokumentov prevzema 1. Ročno dodajanje popravka Uvoz e-računa med PANTHEON prejete račune

Opozorilo Uvoz dokumenta s pomočjo eProcesa Uvoz prejetega e-računa v eKnjižbe deluje le, če ste aktivirali eKnjižbe in ste opredelili ustrezne nastavitve.

1. Izbira dokumenta v eDokumentaciji

Odgovorna oseba želi obdelati prejeti račun dobavitelja, ki ga je pred tem uvozila v eDokumentacijo.

Namig Če dokumenta v PDF obliki še niste poslali v optično branje in prejeli nazaj e-računa si preberite poglavje eProces Optično branje (OCR) za eKnjižbe.

Da bi nadaljevala delo z dokumentom ga poišče v Dokumentaciji, tako da izbere meni Nastavitve | Dokumentacija | Dokumenti.

Nadaljuje na zagon poslovnega procesa.

2. Zagon eProcesa Uvoz prejetega e-računa v eKnjižbe

V orodni vrstici Dokumentacije, klikne na gumb  (Čarovniki).

S spustnega seznama izbere možnost: Uvoz prejetega e-računa v eKnjižbe.

Namig Da se nam prikaže poslovni proces na določenem PANTHEON obrazcu, kot možnost izbire na gumbu Čarovniki moramo to nastaviti v Oblikovalcu poslovnih procesov. Postopek si lahko preberete v točki 3. poglavja Osnovne nastavitve poslovnega procesa.

3. Uvoz e-slog dokumentov prevzema

Odpre se obrazec Uvoz e-slog dokumentov prevzema za vnos prejetega e-računa, ki se napolni z uvoženimi podatki.

Namig Kako nam optični bralnik bere podatke iz e-računa in jih nato pretvori v PANTHEON račun je odvisno od Nastavitev načina optičnega branja.

Odgovorna oseba podatke pregleda in po potrebi dopolni oz. popravi. V našem primeru želi dodati popravek glede datuma DDV, saj ga optični bralnik ni prebral.

Opozorilo Na tej točki so uvoženi podatki lahko razmeroma pomanjkljivi. To je v največji meri odvisno od tega, ali so bili od določenega dobavitelja že prejeti računi in podane povratne informacije optičnemu bralniku.

3.1. Ročno dodajanje popravka

Odgovorna oseba ročno doda popravek v polje Datum DDV, kot prikazano na spodnji sliki.

V spodnjem delu obrazca so nastavitve, kako naj optični bralnik išče in bere kode, iz kje naj polni dokumente in kaj naj vzame kot datum računa in datum DDV.

Odgovorna oseba v spodnjem delu obrazca v polju, označenim z rdečim okvirjem na spodnji sliki, izbere tudi vrsto dokumenta, ki jo želi kreirati z uvozom e-računa v PANTHEON.

V našem primeru: 1200 – Stroškovni račun.

Ko naredi vse želene popravke in ima izbrano želeno vrsto PANTHEON dokumenta dokument označi, tako da obkljuka izbirno polje pri poziciji računa.

Nadaljuje na uvoz e-računa.

4. Uvoz e-računa med PANTHEON prejete račune

Za uvoz e-računa klikne na gumb Uvozi.

S tem se v PANTHEON-u kreira prejeti račun vrste dokumenta 1200.

Samodejno se odpre obrazec vrste dokumenta in novo kreirani dokument.

Hkrati se optičnemu bralniku pošlje povratna informacija, ki omogoča Učenje eKnjižb. Tako se izboljšuje branje računov tega dobavitelja.

Namig   Številka kreiranega računa je vidna v eDokumentaciji na zavihku Povezave.