Datei

Wir wählen die Datei aus, die wir importieren möchten, die nur im XLS-Format vorliegen kann.

Mitarbeiter

Spalte

Es stellt das Format der Daten dar, in dem wir den Mitarbeiter geschrieben haben.

In der XLS-Datei, wo wir wählen können zwischen:

• Reg. Nr: Daten, die identisch sind mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus dem Feld Reg. Nr./ID
• Nummer: Daten, die identisch sind mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus dem Feld Nummer
• ID-Karte: Daten, die identisch sind mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus dem Feld Karten-Nr.

Wenn wir in der XLS-Datei eines Mitarbeiters eine Zahl aus dem persönlichen Ordner im Feld Nummer geschrieben haben, dann wählen wir die Nummer aus.

Wir wählen aus, welche Spalte wir in der XLS-Datei des geschriebenen Mitarbeiters haben. In unserem Beispiel ist dies für ein vertikales Layout Spalte A.

Position

Spalte

Es stellt das Format der Daten dar, in dem wir die Position geschrieben haben.

In der XLS-Datei, wo wir wählen können zwischen:

• Automatisch: Daten, die identisch sind mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus dem Feld Position in den Gehaltsparametern.
• ID: Daten, die identisch sind mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus der Position aus dem Register der Beschäftigungspositionen
• Name: Daten, die identisch sind mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus der Position aus dem Register der Beschäftigungspositionen.

Wir wählen aus, welche Spalte wir in der XLS-Datei der geschriebenen Position haben. In unserem Beispiel ist dies für ein vertikales Layout Spalte B.

Abteilung

Spalte

In der XLS-Datei, wo wir wählen können zwischen:

• Keine: Daten werden nicht aus der Datei übertragen. Wir können das Feld leer lassen.
• Name: Daten, die identisch sind mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus dem Feld Abt. in den Gehaltsparametern.

Wir wählen aus, welche Spalte wir in der XLS-Datei der geschriebenen Abteilung haben. In unserem Beispiel ist dies für ein vertikales Layout Spalte C.

Kostenstelle

Spalte

In der XLS-Datei, wo wir wählen können zwischen:

• Keine: Daten werden nicht aus der Datei übertragen. Wir können das Feld leer lassen.
• Name: Daten, die identisch sind mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus dem Feld Kostenstelle in den Gehaltsparametern.

Wir wählen aus, welche Spalte wir in der XLS-Datei der geschriebenen Abteilung haben. In unserem Beispiel ist dies für ein vertikales Layout Spalte D.

Bericht

Wir wählen den Bericht aus, in den wir die importierten Daten übertragen möchten. Hier sehen wir nur die Gehaltsabrechnungen, die noch nicht abgeschlossen sind (in der Gehaltsvorbereitung haben wir das Kontrollkästchen „Abgeschlossen“ nicht aktiviert).

Gruppe ET

Der Prüfer ist nur aktiv, wenn bereits eine Art von ET in der ausgewählten Gehaltsabrechnung für die Datenübertragung zum Zeitpunkt der Vorbereitung der Gehaltsabrechnung für einen bestimmten Mitarbeiter vorhanden ist oder wenn die Daten bereits übertragen wurden.

Falls der Prüfer bestätigt wird, werden alle ETs für jeden Mitarbeiter mit den neuen Werten in der Gehaltsabrechnungsvorbereitung übertragen.  

Wenn es einige ET in den Übertragungsdaten der Vorbereitung gibt, die nicht mehr in der XLS-Datei vorhanden sind, werden sie neben dem bestätigten Prüfer bei der Wiederaufnahme der Übertragung aus der Vorbereitung gelöscht.

Gruppenarbeitsplatz, Abt., Kostenstelle.

Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, wird das Programm die ETs nach Arbeitsplatz, Abteilung und/oder Kostenstelle gruppieren.

Zum Beispiel: Wenn wir einen Mitarbeiter mit derselben Position, aber unterschiedlicher Abteilung oder Kostenstelle haben und möchten, dass jeder ET für die korrekte Position berechnet wird, dann aktivieren wir dieses Kontrollkästchen.

ET-Werte festlegen

Das Kontrollkästchen ist nur aktiv, wenn in der ausgewählten Berechnung für die Übertragung von Daten bereits ein Verdiensttyp in der Gehaltsberechnung für einen bestimmten Mitarbeiter vorhanden ist oder die Daten bereits übertragen wurden.

Falls das Kontrollkästchen aktiviert ist, werden alle ET für den einzelnen Mitarbeiter mit den neuen ET-Werten in die Gehaltsvorbereitung übertragen. Mit der Übertragung in die Gehaltsvorbereitung wird das vorhandene ET in den Feldern Tage, Stunde, Betrag und Index nicht überschrieben, sondern nur die Werte korrigiert.

Zum Beispiel: Für ETs, die in AP/Einstellungen/Personal/Gehaltsabrechnung/Arbeitsweg von der Arbeit festgelegt sind, wird der Betrag, der aus EF/Gehaltsparameter/Arbeitsweg zur Arbeit übertragen wird, nicht überschrieben, sondern es werden nur Stunden eingegeben.

Vorhandenes ET überschreiben

Das Kontrollkästchen ist nur aktiv, wenn in der ausgewählten Berechnung für die Übertragung von Daten bereits eine Art von Verdiensttyp in der Gehaltsvorbereitung für einen bestimmten Mitarbeiter vorhanden ist oder die Daten bereits übertragen wurden.

Falls das Kontrollkästchen aktiviert ist, werden alle ET für den einzelnen Mitarbeiter mit den neuen Werten übertragen.

Zum Beispiel: Bei wiederholter Übertragung von Daten in die Gehaltsvorbereitung existiert bereits ein ET, der nicht mehr in der XLS-Datei vorhanden ist, und mit dem bestätigten Kontrollkästchen wird dieser ET bei der wiederholten Übertragung aus der Gehaltsvorbereitung gelöscht.

Ausführen

Durch Drücken der Taste importieren wir Daten aus der im Feld Datei ausgewählten XLS-Datei. Die Daten werden in der zweiten Hälfte des Formulars geschrieben.

Zeile

Wir geben den Namen des Elements ein, das den Verdiensttyp darstellt, zum Beispiel Urlaub. Wir können bis zu 3 Zeichen eingeben.

ET

In einem Dropdown-Menü wählen wir den Verdiensttyp (z.B. DOP) aus den Verdienstarten Register. 

Daten Typ1

Wir wählen den Datentyp aus, den wir importieren. Wir können aus Stunden, Tagen, Betrag und Index wählen. Basierend auf dem ausgewählten Typ werden die Informationen in die entsprechende Spalte importiert.

Daten Typ2

Wir wählen den Datentyp aus, den wir importieren. Wir können aus Stunden, Tagen, Betrag und Index wählen. Basierend auf dem ausgewählten Typ werden die Informationen in die entsprechende Spalte importiert. Wir verwenden diesen Datentyp, wenn wir bereits Informationen in Datentyp1 eingegeben haben.

Daten Typ3

Wir wählen den Datentyp aus, den wir importieren. Wir können aus Stunden, Tagen, Betrag und Index wählen. Basierend auf dem ausgewählten Typ werden die Informationen in die entsprechende Spalte importiert.

Daten Typ4

Wir wählen den Datentyp aus, den wir importieren. Wir können aus Stunden, Tagen, Betrag und Index wählen. Basierend auf dem ausgewählten Typ werden die Informationen in die entsprechende Spalte importiert.

Zeilen

Spalte

Wir geben die Nummer der Spalte ein, in der sich in der XLS-Datei der ET befindet.

Werte

1. Spalte
2. Spalte
3. Spalte
4. Spalte

Wir geben die Nummer der Spalte ein, in der sich in der XLS-Datei der Datentyp befindet.

Mitarbeiter

Aus der XLS-Datei importieren wir den Mitarbeiter. Mit einem Doppelklick in dieses Feld öffnen wir die Personalakte des Mitarbeiters. Wir können die Daten hier nicht ändern, sie sind nur zum Lesen gedacht.

Pos.

Die letzte aktive Position des Mitarbeiters aus dem Panel Position in den Gehaltsparametern wird angezeigt. Wir können sie ändern oder gleich lassen.

Positionsname

Der Name der letzten aktiven Position des Mitarbeiters aus dem Panel Position in den Gehaltsparametern. Mit einem Doppelklick auf dieses Feld öffnen wir die Akte des Mitarbeiters für diesen Mitarbeiter. Wir können die Daten hier nicht ändern, sie sind nur zum Lesen gedacht.

ET

Der Verdiensttyp, den wir in der ersten Hälfte des Formulars im Eintrag aus der Spalte ET festgelegt haben. Mit einem Doppelklick gelangen wir zur Codetabelle der Verdiensttypen. Wir können die Daten hier nicht ändern, sie sind nur zum Lesen gedacht.

Tage

Aus der XLS-Datei importieren wir die Tage für einen einzelnen Verdienst, falls wir in der ersten Hälfte des Formulars im Datentyp Tage ausgewählt haben. Wir können die Daten hier ändern.

Stunden

Aus der XLS-Datei importieren wir die Stunden für einen einzelnen Verdienst, falls wir in der ersten Hälfte des Formulars im Datentyp Stunden ausgewählt haben. Wir können die Daten hier ändern.

Betrag

Aus der XLS-Datei importieren wir den Betrag für einen einzelnen Verdienst, falls wir in der ersten Hälfte des Formulars im Datentyp Betrag ausgewählt haben. Wir können die Daten hier ändern.

Index

Aus der XLS-Datei importieren wir den Index für einen einzelnen Verdienst, falls wir in der ersten Hälfte des Formulars im Datentyp Index ausgewählt haben. Wir können die Daten hier ändern.

Status

Beim Importieren von Daten werden verschiedene Warnungen und Fehler im Status aufgezeichnet. Fehler werden durch zwei Grade getrennt, wobei die Zeilen entsprechend eingefärbt sind. Die Farbe kann im Administrationspanel | …| Gehaltsabrechnung | Nachrichtenstatus – Gehaltsabrechnung im Feld Kritischer Fehler, Fehler und Warnungen zufällig bestimmt werden. Auf diese Weise erscheinen zwei Arten von Nachrichten: Fehler und Warnungen, die kurz beschrieben werden. Fehler können nicht korrigiert und nicht in die Gehaltsvorbereitung übertragen werden, während Warnungen korrigiert werden können und anschließend zur Übertragung in die Gehaltsabrechnung markiert werden.

Kritische Fehler sind:

• Mitarbeiter ist nicht aktiv (Mitarbeiter ist nicht aktiv oder hat keine Parameter für diese Berechnung).
• Pos. ist nicht im Zeitraum (die Position ist nicht im Zeitraum eines Falls, sodass sich in diesem Moment die Eingabe ändert Pos.)

Warnungen sind: 

• ET ist bereits in der Vorbereitung (diesen Verdiensttyp hat der Mitarbeiter bereits in einer Vorbereitung, die Daten in der Spalte ET sind eingefärbt)
• Unterschied in Tagen (dieser Mitarbeiter hat bereits für diesen ET, aber der Unterschied liegt in den Tagen, die Daten sind in der Spalte Tage eingefärbt).
• Unterschied in Stunden (dieser Mitarbeiter hat bereits für diesen ET, aber der Unterschied liegt in den Stunden, die Daten sind in der Spalte Stunden eingefärbt).
• Bereits übertragen (dieser Mitarbeiter hat bereits die Daten in die Vorbereitung übertragen, durch den Import der XLS-Datei)
• Mehr aktive Pos. (dieser Mitarbeiter hat mehr aktive Positionen, die in dieser Gehaltsabrechnung für diesen Zeitraum möglich sind; die Daten in der Spalte Pos. sind eingefärbt).

Alle anderen Datensätze sind zur Transkription markiert und nicht eingefärbt. Die Färbung kann auch geändert werden, solange das Kästchen in der Spalte Sel. markiert ist und die Warnfarbe sich ändert, sodass nur der Rest der Daten, wo die Warnung aufgetreten ist, bleibt. Immer bleibt das eingefärbte Feld Mitarbeiter mit der Farbe für Warnungen.

Sel.

Wir aktivieren das Kontrollkästchen, falls wir möchten, dass die ausgewählten Positionen in die Gehaltsvorbereitung übertragen werden.

Durch Drücken der Taste werden die Daten in die Gehaltsabrechnungsvorbereitung übertragen und das Programm zeigt die Informationen an, die wir bestätigen.