Импортиране на получената електронна фактура в PANTHEON с помощта на ePosting (OCR)

Ако искате да автоматизирате подготовката на документа за получаване в PANTHEON без да го препечатвате ръчно, можете да направите това, като конвертирате получената PDF фактура в електронна фактура с помощта на ePosting. Електронната фактура се създава в JSON формат и се импортира в PANTHEON с помощта на eWorkflow.

СЪВЕТ JSON (JavaScript Object Notation) е прост формат за обмен на данни. Той се използва често в електронния обмен на данни, включително уеб приложения.

Импортът на електронна фактура се поддържа от два eWorkflow:

• Импортиране на получена електронна фактура в ePosting: Този eWorkflow импортира електронната фактура в PANTHEON.
• ePosting машинно обучение: Изпраща импортираните данни обратно на четеца (OCR). Това позволява на четеца да се учи от грешките си и да подобри разпознаването си в бъдеще.

Тази глава представя пример за това как да се импортира електронна фактура в PANTHEON фактури, използвайки капацитета на машинното обучение на четеца за подобряване на качеството на четене.

РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ Лицето, отговорно за получаването, е получило фактура от доставчика, Post SLO, ООД. PDF фактурата е качена в eDocumentation и конвертирана в електронна фактура. Лицето, отговорно за получаването, сега иска да импортира електронната фактура в получените фактури и да изпрати обратна връзка на OCR четеца. Това се прави по следния начин: Избиране на документа в eDocumentation Стартиране на eWorkflow Импортиране на получена електронна фактура в ePosting Импортиране на eDocument получаващи документи 1. Въвеждане на корекциите ръчно Импортиране на електронната фактура в получените фактури в PANTHEON

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ Импортирането на документ с помощта на eWorkflow Импортиране на получена електронна фактура в ePosting работи правилно само ако предварително активирате ePosting и определите подходящите настройки.

1. Избиране на документа в eDocumentation

Лицето, отговорно за получаването, иска да обработи фактура, която е получена от доставчик и предварително импортирана в eDocumentation.

СЪВЕТ Ако все още не сте изпратили PDF документ за OCR четене и не сте получили обратно електронна фактура, вижте главата OCR за ePosting (ePost OCR).

За да обработи документа, лицето, отговорно за получаването, първо трябва да търси в Документацията като отвори менюто Настройки | Документация | Документи.

След това лицето, отговорно за получаването, стартира eWorkflow.

2. Стартиране на eWorkflow Импортиране на получена електронна фактура в ePosting

В инструменталната лента на Документи прозореца, лицето, отговорно за получаването, кликва на (Магьосници) бутона и

избира опцията Импортиране на получена електронна фактура в ePosting от падащото меню.

СЪВЕТ За да се покаже eWorkflow като опция в менюто Магьосници на зададената форма на PANTHEON, трябва да активирате това в Дизайн на работния поток. За повече информация вижте раздел 3 от главата Определяне на основни настройки за eWorkflows.

3. Импортиране на eDocument получаващи документи

Формулярът Импорт на eDocument получаващи документи се отваря, за да се въведе получената електронна фактура, която е попълнена с импортираните данни.

СЪВЕТ Как OCR чете данните от електронната фактура и след това ги конвертира в PANTHEON фактура зависи от предварително определения метод на PDF парсинг.

Лицето, отговорно за получаването, проверява данните и ги завършва или коригира, ако е необходимо. В този случай лицето, отговорно за получаването, иска да добави корекция относно датата на ДДС, тъй като датата не е била прочетена от OCR четеца.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ На този етап импортираните данни могат да бъдат относително непълни. В голяма степен това зависи от това дали фактури вече са били получени от конкретен доставчик и дали е била предоставена обратна връзка на OCR четеца.

3.1 Въвеждане на корекциите ръчно

Лицето, отговорно за получаването, ръчно въвежда корекцията в полето за дата на ДДС , както е показано на изображението по-долу.

Долната част на формуляра показва настройките, които определят как OCR четецът трябва да търси кодове и да ги чете, кои източници на данни трябва да се използват за попълване на документите с данни и какво трябва да се счита за дата на фактура и дата на ДДС.

В полето, маркирано с червен правоъгълник в долната част на формуляра, лицето, отговорно за получаването, избира типа документ, който да бъде създаден, когато електронната фактура бъде импортирана в PANTHEON.

В този случай е избран тип документ 1200 – Фактура за разходи .

След като лицето, отговорно за получаването, е въвело всички желани корекции и е избрало желания тип документ на PANTHEON, лицето, отговорно за получаването, маркира документа, като отметне квадратчето до реда на фактурата.

След това лицето, отговорно за получаването, импортира електронната фактура.

4. Импортиране на електронната фактура в получените фактури в PANTHEON

За да импортира електронната фактура, лицето, отговорно за получаването, кликва на Импорт бутона.

Това създава фактура от тип документ 1200 – Фактура за разходи в PANTHEON.

Формулярът за тип документ и новосъздаденият документ се отварят автоматично.

В същото време обратна връзка се изпраща на OCR четеца, за да се подкрепи ePosting машинното обучение. Това подобрява четенето на фактури от избрания доставчик.

СЪВЕТ Номерът на създадената фактура се показва на вкладката Връзки в eDocumentation.