Importarea facturii electronice primite în PANTHEON folosind ePosting (OCR)

Dacă doriți să automatizați pregătirea documentului de primire PANTHEON fără a-l reintroduce manual, puteți face acest lucru convertind factura PDF primită într-o factură electronică folosind ePosting. Factura electronică este creată în format JSON și este importată în PANTHEON folosind un eWorkflow.

SUGESTIE JSON (JavaScript Object Notation) este un format simplu pentru schimbul de date. Este utilizat frecvent în schimbul electronic de date, inclusiv în aplicațiile web.

Importul facturii electronice este susținut de două eWorkflows:

• Importarea facturii electronice primite în ePosting: Acest eWorkflow importă factura electronică în PANTHEON.
• ePosting învățare automată: Trimite datele importate înapoi cititorului (OCR). Acest lucru permite cititorului să învețe din greșelile sale și să îmbunătățească recunoașterea în viitor.

Acest capitol prezintă un exemplu de cum să importați o factură electronică în facturile PANTHEON, valorificând capacitatea de învățare automată a cititorului pentru a îmbunătăți calitatea citirii.

REZUMATUL CAZULUI Persoana responsabilă a primit o factură de la furnizorul Post SLO, Ltd. Factura PDF a fost încărcată în eDocumentație și convertită într-o factură electronică. Persoana responsabilă dorește acum să importe factura electronică în facturile primite și să trimită feedback cititorului OCR. Acest lucru se face astfel: Selectarea documentului în eDocumentație Executarea eWorkflow-ului Importare factură electronică primită în ePosting Importarea documentelor de primire eDocument 1. Introducerea corecțiilor manual Importarea facturii electronice în facturile primite în PANTHEON

AVERTISMENT Importarea unui document folosind eWorkflow Importare factură electronică primită în ePosting funcționează corect doar dacă ați activat anterior ePosting și ați definit setările corespunzătoare.

1. Selectarea documentului în eDocumentație

Persoana responsabilă dorește să proceseze o factură care a fost primită de la un furnizor și importată anterior în eDocumentație.

SUGESTIE Dacă nu ați trimis încă un document PDF pentru citirea OCR și ați primit înapoi o factură electronică, consultați capitolul OCR pentru ePosting (ePost OCR).

Pentru a procesa documentul, persoana responsabilă trebuie mai întâi să caută în Documentație deschizând meniul Setări | Documentație | Documente.

Apoi, persoana responsabilă execută eWorkflow-ul.

2. Executarea eWorkflow-ului Importare factură electronică primită în ePosting

În bara de instrumente a ferestrei Documente , persoana responsabilă face clic pe (Asistenți) butonul și

selectează opțiunea Importare factură electronică primită în ePosting dintre opțiunile din meniul derulant.

SUGESTIE Pentru a afișa eWorkflow-ul ca opțiune în meniul Asistenți pe formularul PANTHEON specificat, trebuie să activați acest lucru în Design Workflow. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea 3 a capitolului Definirea setărilor de bază pentru eWorkflows.

3. Importarea documentelor de primire eDocument

Formularul Import eDocument Receiving Documents se deschide pentru a introduce factura electronică primită, care este populată cu datele importate.

SUGESTIE Modul în care cititorul OCR citește datele facturii electronice și apoi le convertește într-o factură PANTHEON depinde de metoda de analiză PDFdefinită anterior.

Persoana responsabilă verifică datele și le completează sau le corectează dacă este necesar. În acest caz, persoana responsabilă dorește să adauge o corecție referitoare la data TVA-ului, deoarece data nu a fost citită de cititorul OCR.

AVERTISMENT În această etapă, datele importate pot fi relativ incomplete. În mare măsură, acest lucru depinde de faptul dacă facturile au fost deja primite de la un anumit furnizor și dacă s-au oferit feedback cititorului OCR.

3.1 Introducerea corecțiilor manual

Persoana responsabilă introduce manual corecția în câmpul data TVA , așa cum este arătat în imaginea de mai jos.

Partea de jos a formularului arată setările care specifică modul în care cititorul OCR ar trebui să caute coduri și să le citească, ce surse de date ar trebui utilizate pentru popularea documentelor cu date și ce ar trebui considerat ca dată a facturii și dată TVA.

În câmpul marcat cu un dreptunghi roșu în partea de jos a formularului, persoana responsabilă selectează tipul de document care va fi creat atunci când factura electronică este importată în PANTHEON.

În acest caz, tipul de document 1200 – Factură pentru costuri este selectat.

Odată ce persoana responsabilă a introdus toate corecțiile dorite și a selectat tipul de document PANTHEON dorit, persoana responsabilă marchează documentul bifând caseta de selectare de lângă linia facturii.

Apoi, persoana responsabilă importă factura electronică.

4. Importarea facturii electronice în facturile primite în PANTHEON

Pentru a importa factura electronică, persoana responsabilă face clic pe Import butonul.

Aceasta creează o factură de tip document 1200 – Factură pentru costuri în PANTHEON.

Formularul tip de document și documentul nou creat se deschid automat.

În același timp, feedback-ul este trimis cititorului OCR pentru a susține învățarea automată ePosting. Acest lucru îmbunătățește citirea facturilor de la furnizorul selectat.

SUGESTIE Numărul facturii create este afișat pe tab-ul Legături în eDocumentație.