Importimi i e-faturës së pranuar në PANTHEON duke përdorur ePosting (OCR)

Nëse dëshironi të automatizoni përgatitjen e dokumentit të pranimit në PANTHEON pa e riparë manualisht, mund ta bëni këtë duke konvertuar faturën PDF të pranuar në një e-faturë duke përdorur ePosting. E-fatura krijohet në formatin JSON dhe importohet në PANTHEON duke përdorur një eWorkflow.

KËSHILLË JSON (JavaScript Object Notation) është një format i thjeshtë për shkëmbimin e të dhënave. Ai përdoret zakonisht në shkëmbimin elektronik të të dhënave, duke përfshirë aplikacionet web.

Importimi i e-faturës mbështetet nga dy eWorkflows:

• Importimi i e-faturës së pranuar në ePosting: Ky eWorkflow importon e-faturën në PANTHEON.
• ePosting mësimi i makinerisë: Dërgon të dhënat e importuara përsëri te lexuesi (OCR). Kjo i lejon lexuesit të mësojë nga gabimet e tij dhe të përmirësojë njohjen e tij në të ardhmen.

Ky kapitull paraqet një shembull se si të importoni një e-faturë në faturat e PANTHEON duke shfrytëzuar kapacitetin e mësimit të makinerisë së lexuesit për të përmirësuar cilësinë e leximit.

Përmbledhja e rastit Personi përgjegjës mori një faturë nga furnizuesi, Post SLO, Ltd. Fatura PDF u ngarkua në eDokumentacion dhe u konvertua në një e-faturë. Personi përgjegjës tani dëshiron të importojë e-faturën në faturat e pranuara dhe të dërgojë feedback te lexuesi OCR. Kjo bëhet si më poshtë: Zgjedhja e dokumentit në eDokumentacion Ekzekutimi i eWorkflow Importimi i e-faturës së pranuar në ePosting Importimi i dokumenteve të pranimit të eDokumentit 1. Shkruani korrigjimet manualisht Importimi i e-faturës në faturat e pranuara në PANTHEON

KËSHILLË Importimi i një dokumenti duke përdorur eWorkflow Importimi i e-faturës së pranuar në ePosting funksionon siç duhet vetëm nëse keni aktivizuar më parë ePosting dhe keni përcaktuar cilësimet e duhura.

1. Zgjedhja e dokumentit në eDokumentacion

Personi përgjegjës dëshiron të procesojë një faturë që është pranuar nga një furnizues dhe më parë është importuar në eDokumentacion.

KËSHILLË Nëse nuk keni dërguar ende një dokument PDF për lexim OCR dhe nuk keni marrë një e-faturë, shihni kapitullin OCR për ePosting (ePost OCR).

Për të procesuar dokumentin, personi përgjegjës së pari duhet të kërkojë atë në Dokumentacion duke hapur menunë Cilësimet | Dokumentacion | Dokumentet.

Më pas, personi përgjegjës ekzekuton eWorkflow.

2. Ekzekutimi i eWorkflow Importimi i e-faturës së pranuar në ePosting

Në toolbar të Dokumenteve window, personi përgjegjës klikoni në (Asistentët) butonin dhe

zgjedh opsionin Importimi i e-faturës së pranuar në ePosting nga menuja e rënë.

KËSHILLË Për të shfaqur eWorkflow si një opsion në menunë e Asistentëve në formularin e caktuar të PANTHEON, duhet ta aktivizoni këtë në Dizajnin e Workflow. Për më shumë informacion, shihni seksionin 3 të kapitullit Përcaktimi i cilësimeve bazë për eWorkflows.

3. Importimi i dokumenteve të pranimit të eDokumentit

Forma Importimi i Dokumenteve të Pranimit të eDokumentit hapet për të futur e-faturën e pranuar, e cila është e populluar me të dhënat e importuara.

KËSHILLË Si lexon lexuesi OCR të dhënat e e-faturës dhe pastaj i konverton ato në një faturë PANTHEON varet nga metoda e mëparshme e analizës së PDF.

Personi përgjegjës kontrollon të dhënat dhe i plotëson ose i korrigjon ato nëse është e nevojshme. Në këtë rast, personi përgjegjës dëshiron të shtojë një korrigjim në lidhje me datën e TVSH-së, sepse data nuk u lexua nga lexuesi OCR.

KËSHILLË Në këtë fazë, të dhënat e importuara mund të jenë relativisht të paplota. Në një masë të madhe, kjo varet nga nëse faturat janë pranuar tashmë nga një furnizues të caktuar dhe nëse është dhënë ndonjë feedback për lexuesin OCR.

3.1 Shkruani korrigjimet manualisht

Personi përgjegjës manualisht fut korrigjimin në datën e TVSH-së fushë, siç tregohet në imazhin më poshtë.

Pjesa e poshtme e formularit tregon cilësimet që specifikojnë se si lexuesi OCR duhet të kërkojë kodet dhe t'i lexojë ato, cilat burime të dhënash duhet të përdoren për të populluar dokumentet me të dhëna dhe çfarë duhet të merret parasysh si data e faturës dhe data e TVSH-së.

Në fushën e shënuar me një katror të kuq në pjesën e poshtme të formularit, personi përgjegjës zgjedh llojin e dokumentit që do të krijohet kur e-fatura importohet në PANTHEON.

Në këtë rast, lloji i dokumentit 1200 – Faturë për kostot zgjidhet.

Një herë që personi përgjegjës ka futur të gjitha korrigjimet e dëshiruara dhe ka zgjedhur llojin e dokumentit të dëshiruar në PANTHEON, personi përgjegjës e shënon dokumentin duke kontrolluar kutinë e kontrollit pranë rreshtit të faturës.

Më pas, personi përgjegjës importon e-faturën.

4. Importimi i e-faturës në faturat e pranuara në PANTHEON

Për të importuar e-faturën, personi përgjegjës klikoni në Importo butonin.

Kjo krijon një faturë të llojit të dokumentit 1200 – Faturë për kostot në PANTHEON.

Forma e llojit të dokumentit dhe dokumenti i krijuar rishtazi hapen automatikisht.

Në të njëjtën kohë, feedback dërgohet te lexuesi OCR për të mbështetur mësimin e makinerisë ePosting. Kjo përmirëson leximin e faturave nga furnizuesi i zgjedhur.

KËSHILLË Numri i faturës së krijuar shfaqet në skedën e Lidhjeve në eDokumentacion.