Parcurgerea documentelor PDF detaliată pe articole de linie

OCR pentru ePostare permite mai multe moduri de citire a documentelor PDF sau a facturilor. Funcționalitatea standard ePostare suportă în prezent două metode de citire a documentelor PDF.

Una dintre cele două metode de citire a unui document PDF este detaliată pe articole de linie (factură pe articole de linie).

Pentru a vă ajuta să înțelegeți acest lucru, a fost pregătit un caz de utilizare, în care un contabil procesează un document primit de la furnizor. Acest document are patru linii. Citirea documentului PDF detaliată pe articole de linie rezultă într-o factură primită în PANTHEON, care are patru linii, exact ca documentul sursă al furnizorului.

Exemplul de mai jos descrie procesul de mai sus în detaliu.

REZUMATUL CAZULUI Persoana responsabilă dorește să importe o factură pentru subiectul Centrul de Educație pentru Adulți Maribor folosind metoda de parcurgere PDF detaliată pe articole de linie. Acest lucru se face astfel: Definirea/verificarea metodei de parcurgere a documentului PDF Rularea OCR eWorkflow pentru ePostare Importarea e-facturii primite Completarea datelor lipsă pentru învățarea automată ePostare Verificarea facturii primite în PANTHEON

1. Definirea/verificarea metodei de parcurgere a documentului PDF

Mai întâi, persoana responsabilă definește sau verifică setarea metodei de parcurgere PDF pentru subiectul selectat în Registrul subiectelor .

În acest caz, opțiunea factură pe articole de linie trebuie selectată în coloana Date , așa cum se arată în imaginea de mai jos.

SUGESTIE Pentru instrucțiuni mai detaliate despre cum să configurați metoda de parcurgere (citire), consultați capitolul Configurarea metodei de parcurgere PDF.

În continuare, persoana responsabilă importă factura primită.

2. Rularea OCR eWorkflow pentru ePostare

Persoana responsabilă importă documentul în eDocumentație, așa cum se arată în imaginea de mai jos.

Pentru a converti datele din documentul PDF în formatul e-factură, în bara de instrumente a ferestrei Documente , persoana responsabilă face clic pe butonul (Asistenți) și selectează opțiunea OCR pentru ePostare din meniul derulant.

SUGESTIE Pentru a afișa eWorkflow ca opțiune în meniul Asistenți pe formularul specificat PANTHEON, trebuie să activați acest lucru în Design Workflow. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea 3 din capitolul Definirea setărilor de bază pentru eWorkflows.

eWorkflow convertește documentul PDF într-o e-factură în format JSON, care este afișată în fila Fișiere , în timp ce previzualizarea fișierului JSON este afișată în Previzualizare document.

În continuare, persoana responsabilă importă e-factura în PANTHEON.

3. Importarea e-facturii primite

În bara de instrumente a ferestrei Documente , persoana responsabilă face clic pe butonul (Asistenți) și selectează eWorkflow care urmează să fie rulat: Importă e-factura primită în ePostare.

SUGESTIE Pentru o procedură detaliată care descrie cum să importați e-factura primită în PANTHEON, consultați capitolul Importarea e-facturii primite în PANTHEON folosind ePostare (OCR).

Pe formularul Import eDocumente primite , persoana responsabilă verifică și completează datele lipsă.

SUGESTIE Unele date pot fi citite direct din factură fără dificultăți, în timp ce citirea altor date va necesita uneori procesare suplimentară prin logica PANTHEON.

4. Completarea datelor lipsă pentru învățarea automată ePostare

La importarea unei e-facturi, unele date, cum ar fi o dată sau o linie de factură, pot să nu fie citite corect. Sistemul învață cu fiecare import și va fi mai eficient data viitoare.

În acest caz, sistemul nu a recunoscut unele date, ID-uri externe etc. Prin urmare, persoana responsabilă introduce corecțiile necesare, așa cum se arată în imaginea de mai sus și explicat mai jos:

• În antet: cititorul OCR nu a recunoscut data TVA a facturii, motiv pentru care persoana responsabilă introduce manual aceste date.
• Un ID extern este înregistrat pe e-factură. În primele două linii ale facturii, PANTHEON a identificat propriul său ID (intern) pe baza ID-ului extern și a subiectului. Setările pentru legarea ID-ului extern și ID-ului PANTHEON pot fi accesate în Registrul articolelor .

În acest caz, pentru a doua și a treia linie, persoana responsabilă selectează manual ID-ul dintr-o listă derulantă, așa cum se arată în imaginea de mai jos.

ID-urile PANTHEON pot fi recunoscute de program în moduri diferite. Prin bifarea casetei Adaugă ID-uri externe lipsă în registrul articolelor la import, ID-urile externe vor fi adăugate automat în Registrul subiectelor la import.

SUGESTIE Când doriți să importați un articol cu același ID extern, PANTHEON va recunoaște automat ID-ul său intern.

Dacă nu este înregistrată nicio unitate de măsură pe e-factură, unitatea de măsură implicită din Setările de schimb este completată automat.

Persoana responsabilă poate acum să importe factura. Pentru a selecta documentul, persoana responsabilă bifează caseta de la începutul liniei, așa cum se arată în imaginea de mai jos, și face clic pe butonul Import .

Factura este creată pe baza Tipului de document selectat în caseta din secțiunea Ca dată factură, TVA se aplică secțiunea de mai jos.

Numărul documentului importat este afișat pe fila Legături a ferestrei Documente .

Făcând dublu clic pe numărul documentului se deschide fereastra facturii.

5. Verificarea facturii primite în PANTHEON

Factura primită, care a fost creată prin importarea acestei e-facturi în PANTHEON, conține tot atâtea linii câte erau în factura PDF.

SUGESTIE După ce o e-factură a fost importată în PANTHEON, dacă observați că sistemul OCR nu a citit toate datele corect, de exemplu, datele și/sau ratele de taxare, puteți actualiza sau modifica manual aceste date. Sistemul OCR învață din feedback-ul trimis atunci când facturile sunt importate în PANTHEON. Acest lucru înseamnă că va fi mai eficient data viitoare când le va citi (învățarea automată ePostare).