Import email în eDocumentation (Email către DMS)

eWorkflow-ul predefinit Import email în eDocumentation este utilizat pentru a importa conținutul emailului, precum și orice atașamente, prin intermediul Mailbox în eDocumentation și pentru a le clasifica corespunzător.

Folosind acest eWorkflow predefinit, nu este necesar să tipăriți, scanați și importați emailuri, deoarece eWorkflow automatizează procesul de primire a emailurilor în eDocumentation.

SUGESTIE Pentru a importa eWorkflow-ul, urmați procedura descrisă în Transferul eWorkflow prin PANTHEON Web Service.

Pe lângă punctul de început și cel de sfârșit, eWorkflow-ul constă într-un singur pas esențial (bloc): Email către DMS.

Pentru ca eWorkflow-ul să funcționeze corect, este necesar să definiți un set de setări care vor fi utilizate pentru a importa emailurile și orice atașamente în eDocumentation:

AVERTISMENT Pentru setările detaliate ale serverului POP3 de primire, consultați capitolul Configurarea emailului pentru eWorkflows.

1. Importarea și configurarea cutiei poștale

Schimbul de emailuri are loc prin intermediul Mailbox Primire email, care:

• trebuie să fie importat în Registrul cutiilor poștale utilizând Web Service;
• trebuie să aibă setările configurate corespunzător.

AVERTISMENT Importarea cutiei poștale Primire email utilizând Web Service este un proces unic. Dacă ați făcut deja acest lucru, puteți sări peste acest pas.

SUGESTIE De exemplu, un serviciu de contabilitate care primește facturile clienților săi pentru înregistrare sau procesare prin email, poate specifica clasificarea 250 – Facturi și documentație pentru pregătirea acestora în câmpul Clasificare .

2. Autentificarea pe serverul de email

SUGESTIE Pentru setările detaliate ale serverului POP3 de primire, consultați capitolul Configurarea emailului pentru eWorkflows.

Pe formularul Registrul cutiilor poștale , faceți dublu clic pe câmpul Autentificare . Acest lucru deschide fereastra Autentificări , care vă permite să conectați cutia poștală la un server de email. Pentru a crea o nouă autentificare, faceți clic pe butonul (Inserare înregistrare) .

În câmpurile Nume utilizator și Parolă , introduceți datele de autentificare pe care le-ați generat la crearea contului de email (de exemplu, detaliile de autentificare pentru contul de email Gmail creat).

Atribuiți drepturile corespunzătoare utilizatorului și faceți clic pe butonul (Post edit) .

3. Definirea setărilor blocului Email către DMS

AVERTISMENT Definirea setărilor blocului Email către DMS este un proces unic. Dacă ați făcut deja acest lucru, puteți sări peste acest pas.

În continuare, trebuie să editați setările blocului eWorkflow Email către DMS.

• În acest scop, trebuie să deschideți formularul Design Workflow din meniul Setări | Documentație | Design Workflow.
• Apoi, căutați eWorkflow-ul dorit: Import email în eDocumentation.
• Faceți dublu clic pe blocul Email către DMS pentru a deschide formularul de editare a setărilor blocului.

Formularul vă permite să definiți:

• Setările serverului POP3;
• setările legate de Datele documentului DMS.

Acestea din urmă permit popularea automată a unor date atunci când emailul este importat în eDocumentation.

• În câmpul Titlu , introduceți textul: "Recepționat prin email", ceea ce înseamnă că documentele create în eDocumentation vor avea titlul definit atunci când sunt importate din email.
• Subiect – Selectați subiectul dorit din lista derulantă. În acest caz: "Pecunia, Plc." este selectat, deoarece cutia poștală dedicată (adică cutia poștală din care emailurile sunt importate în eDocumentation) va primi emailuri de la serviciul de contabilitate Pecunia. În acest scop, numele subiectului va fi adăugat documentului la import.
• Din lista derulantă din câmpul Arhiva DMS , selectați tipul de document pentru arhiva în care doriți ca documentele să fie create la importul din email în eDocumentation. În acest caz, arhiva selectată este: DVH0 – Import/recepție documentație.

Setările sunt salvate făcând clic pe butonul (OK) .

4. Configurarea comunicării cu serverul de email

Pentru a primi și trimite emailuri în PANTHEON, trebuie să definiți setările pentru comunicarea cu serverul de email.