Importimi i email-it në eDokumentacion (Email në DMS)

Email-i i paracaktuar eWorkflow Importimi i email-it në eDokumentacion përdoret për të importuar përmbajtjen e email-it, si dhe çdo bashkëngjitje, përmes Kutisë postare në eDokumentacion dhe për t'i klasifikuar ato në përputhje me rrethanat.

Duke përdorur këtë eWorkflow të paracaktuar, nuk keni nevojë të printoni, skanoni dhe importoni email-e, sepse eWorkflow automatizon procesin e marrjes së email-eve në eDokumentacion.

KËSHILLË Për të importuar eWorkflow, ndiqni procedurën e përshkruar në Transferimi i eWorkflow përmes PANTHEON Web Service.

Përveç pikës fillestare dhe përfundimtare, eWorkflow përbëhet nga një hap thelbësor (bllok): Email në DMS.

Për eWorkflow të funksionojë siç duhet, është e nevojshme të përcaktohet një grup cilësimesh që do të përdoren për të importuar email-et dhe çdo bashkëngjitje në eDokumentacion:

PARALAJMËRIM Për cilësimet e detajuara për serverin hyrës POP3, shihni kapitullin Konfigurimi i email-it për eWorkflows.

1. Importimi dhe konfigurimi i kutisë postare

Shkëmbimi i email-eve ndodh përmes Kutisë postare Merr email, e cila:

• duhet të importohet në Regjistrin e Kutive Postare duke përdorur Web Service;
• duhet të ketë cilësime të përshtatshme të konfiguruara.

PARALAJMËRIM Importimi i Kutisë postare Merr email duke përdorur Web Service është një proces një herë. Nëse e keni bërë tashmë këtë, mund ta kaloni këtë hap.

KËSHILLË Për shembull, një shërbim kontabiliteti që merr faturat e klientëve të tij për postim ose përpunim me email, mund të specifikojë klasifikimin 250 – Fatura dhe dokumentacion për përgatitjen e tyre në Fusha e Klasifikimit .

2. Hyrja në serverin e email-it

KËSHILLË Për cilësimet e detajuara për serverin hyrës POP3, shihni kapitullin Konfigurimi i email-it për eWorkflows.

Në Formën e Kutive Postare , klikoni dy herë në fushën Hyrje . Kjo hap dritaren Hyrjet , e cila ju lejon të lidhni Kutinë tuaj postare me një server email-i. Për të krijuar një hyrje të re, klikoni butonin (Shto rekord) .

Në Fushat e Emrit të Përdoruesit dhe Fjalëkalimit , futni kredencialet që keni krijuar kur krijuat llogarinë tuaj të email-it (p.sh. detajet e hyrjes për llogarinë e krijuar të email-it Gmail).

Caktoni të drejtat përkatëse të përdoruesit dhe klikoni butonin (Posto redaktimin) .

3. Përcaktimi i cilësimeve të bllokut Email në DMS

PARALAJMËRIM Përcaktimi i Cilësimeve të bllokut Email në DMS është një proces një herë. Nëse e keni bërë tashmë këtë, mund ta kaloni këtë hap.

Pastaj, duhet të redaktoni cilësimet e bllokut eWorkflow Email në DMS.

• Për këtë qëllim, duhet të hapni Formën e Dizajnit të Workflow nga menuja Cilësimet | Dokumentacioni | Dizajni i Workflow.
• Pastaj, kërkoni për eWorkflow-in e dëshiruar: Importimi i email-it në eDokumentacion.
• Klikimi dy herë në bllokun Email në DMS hap formën për redaktimin e cilësimeve të bllokut.

Forma ju mundëson të përcaktoni:

• Cilësimet e serverit POP3;
• cilësimet që lidhen me të dhënat e dokumentit DMS.

Këto të fundit lejojnë që disa të dhëna të plotësohen automatikisht kur email-i importohet në eDokumentacion.

• Në Fushën e Titullit , futni tekstin: "Marrë me email", që do të thotë se dokumentet e krijuara në eDokumentacion do të kenë titullin e përcaktuar kur importohen nga email-i.
• Subjekti – Zgjidhni subjektin e dëshiruar nga lista rënëse. Në këtë rast: "Pecunia, Plc." është zgjedhur, sepse kutia postare e dedikuar (d.m.th. kutia postare nga e cila importohen email-et në eDokumentacion) do të marrë email-e nga shërbimi i kontabilitetit Pecunia. Për këtë qëllim, emri i subjektit do të shtohet në dokument gjatë importit.
• Nga lista rënëse në fushën Arkivi DMS , zgjidhni llojin e dokumentit për arkivin në të cilin dëshironi të krijohen dokumentet kur importohen nga email-i në eDokumentacion. Në këtë rast, arkivi i zgjedhur është: DVH0 – Importimi/marrja e dokumentacionit.

Cilësimet ruhen duke klikuar butonin (OK) .

4. Konfigurimi i komunikimit me serverin e email-it

Për të marrë dhe dërguar email-e në PANTHEON, duhet të përcaktoni cilësimet për komunikimin me serverin e email-it.