Uvoz e-pošte v eDokumentacijo (Email to DMS)

Predpripravljen eProces Uvoz e-pošte v eDokumentacijo poskrbi, da se vsebina elektronske pošte ter prilog, preko Nabiralnika, uvozi v eDokumentacijo ter ustrezno klasificira.

S pomočjo eProcesa Uvoz elektronske pošte v eDokumentacijo nam ni potrebno tiskati elektronske pošte, jo skenirati in uvažati. eProces deluje tako, da avtomatizira prevzem e-pošte v eDokumentacijo.  

NAMIG Za uvoz eProcesa sledimo postopku, ki je opisan v poglavju Prenos preko Spletne storitve.

eProces (poleg začetka in konca) tvori en sam bistven korak (blok): E-pošta v DMS (EMAIL To DMS).

Da bi eProces deloval, je potrebno opredeliti niz nastavitev,  s katerim bomo e-pošto in vse priloge uvažali v eDokumentacijo: 

OPOZORILO Za uvoz eProcesa sledimo postopku, ki je opisan v poglavju Prenos eProcesa preko Spletne storitve.

1. Uvoz in nastavitve Nabiralnika - Prejmi email

Izmenjava elektronske pošte poteka preko Nabiralnika Prejmi email, ki ga;

• uvoziti preko Spletne storitve v šifrant ter
• zanj opredelite ustrezne nastavitve.

OPOZORILO Uvoz Nabiralnika Prejmi email preko Spletne storitve je enkraten proces. V kolikor ste to že izvedli, lahko ta korak preskočite.

NAMIG Računovodski servis, ki prejema račune svojih strank za knjiženje oz. obravnavo preko elektronske pošte, lahko v polje Klasifikacija določi npr. klasifikacijo: 250 – Računi in dokumentacija za njihovo izdelavo.

2. Prijava na e-poštni strežnik

NAMIG Podroben postopek nastavitve POP3 dohodnega strežnika je opisan v poglavju Nastavitve e-pošte.

Na obrazcu Nabiralniki dvokliknemo na polju Prijava. Odpre se okno Prijave, ki omogoča povezovanje Nabiralnika z e-poštnim strežnikom. Za kreiranje nove prijave kliknemo gumb  (Vnesi zapis).

V polje Uporabniško ime in Geslo vpišemo dostopne podatke, ki smo jih generirali pri kreiranju e-poštnega računa (npr. prijavne podatke za Gmail e-poštni račun).

Določimo pravice uporabnikom in kliknemo gumb  (Shrani).

3. Nastavitve bloka e-pošta v DMS

Opozorilo Nastavitve bloka e-pošta v DMS je enkraten proces. V kolikor ste to že izvedli, lahko ta korak preskočite.

V tretjem koraku je potrebno urediti nastavitve bloka eProcesa: E-pošta v DMS. To storimo tako:

• Odpremo obrazec Oblikovanje poslovnih procesov s klikom v meniju Nastavitve | Dokumentacija | Oblikovanje poslovnih procesov.
• Nato poiščemo želen eProces: Uvoz e-pošte v eDokumentacijo.
• Z dvoklikom na blok E-pošta v DMS odpremo obrazec za urejanje nastavitev bloka. 

​

Obrazec omogoča:

• nastavitve strežnika POP3 in
• nastavitve vezane na podatke dokumenta DMS.

Slednje omogočajo samodejno polnjenje nekaterih podatkov ob uvozu pošte v eDokumentacijo. 

• V polje Naslov vpišemo želeno besedilo: Prejeto po e-pošti, saj želimo, da dokumenti, ki se kreirajo v eDokumentaciji, ob uvozu iz elektronske pošte, dobijo opredeljeni naslov.
• Subjekt  - s spustnega seznama izberemo želeni subjekt. V našem primeru: Pecunia, d.o.o., saj je namenski poštni predal (iz katerega uvažamo elektronsko pošto v eDokumentacijo) namenjen prejemanju elektronske pošte iz računovodskega servisa Pecunia in temu primerno želimo, da se z nazivom subjekta opremi dokument ob uvozu.
• S spustnega seznama v polju Arhiv DMS izberemo vrsto dokumenta za arhiv, na katerem želimo, da se kreirajo dokumenti ob uvozu iz elektronske pošte v eDokumentacijo. V našem primeru izberemo: DVH0 – Vhodna/prevzemna dokumentacija.

Nastavitve shranimo s klikom na gumb   (OK).

4. Nastavitve komunikacije s poštnim strežnikom

Za prejemanje in pošiljanje elektronske pošte v PANTHEON-u je potrebno urediti nastavitve za komunikacijo s poštnim strežnikom.