Čitanje PDF dokumenta Sažeto po poreznim stopama (vat-rate-invoice)

eKnjiženje Optičko čitanje(OCR) pripremljeno je za nekoliko načina čitanja PDF dokumenata ili računi. Standardna funkcionalnost omogućuje dva načina čitanja PDF dokumenata.

Jedan od njih je skeniranje PDF dokumenta Sažeto po poreznim stopama (vat-rate-invoice).

Da bismo si lakše predočili navedeno, pojasnimo na primjeru računovođe koji obrađuje dokument primljen od dobavljača. Ima rekapitulaciju na dnu dviju poreznih stopa. Rezultat čitanja PDF dokumenta sažetog po poreznim stopama bit će račun zaprimljen u PANTHEON-u koji će sadržavati 2 stavke, koliko je bilo različitih poreznih stopa na izvornom dokumentu dobavljača.

U donjem primjeru pokazujemo Vam kako ćemo doći do ovog rezultata.

Opis primjera Računovođa želi uvesti račun za subjekt Hrvatska Pošta, d.o.o. naime sažeto prema poreznim stopama. Postupak se provodi u sljedećim koracima: Postavljanje/provjera načina čitanja PDF dokumenta Početak eProcesa Optičko čitanje (OCR) za eKnjiženje Uvoz primljenog e-računa Popunjavanje podataka koji nedostaju i učenje eKnjiženje Prijem računa u PANTHEON-u

1. Postavljanje/provjera načina čitanja PDF dokumenta

Najprije za odabrani entitet postavite ili provjerite odabranu metodu čitanja PDF dokumenta u Šifrantu subjekata.

U našem primjeru mora biti: Sažeto po poreznim stopama (vat-rate-invoice) kao što je prikazano na slici ispod.

SAVJET Detaljnije upute za postavke načina čitanja možete pronaći u poglavlju Postavke za način čitanja PDF dokumenta.

Nastavlja s uvozom računa.

2. Pokretanje eProcesa Optičko čitanje (OCR) za eKnjiženje

Dokument uvozi u eDokumentaciju.

Za pretvaranje podataka iz PDF dokumenta u oblik e-računa na traci s alatima Dokumentacija, klikne na gumb (Čarobnjak) i odabere opciju s opadajućeg popisa: eProces Optičko čitanje (OCR) za eKnjiženje.

SAVJET Da bi se prikazao poslovni proces na određenom PANTHEON obrascu, kao opcija na gumbu Čarobnjak, moramo podesiti u Obrascu za oblikovanje poslovnih procesa. Postupak možete pročitati u točki 3 poglavlja Osnovne postavke poslovnih procesa.

Poslovni proces pretvara PDF dokument u e-račun u JSON formatu koji je zapisan u kartici Datoteke te pregleda dokument u JSON formatu, na Pregledu dokumenata.

Nastavlja s uvozom e-računa u PANTHEON.

3. Uvoz primljenog e-računa

U traci s alatima Dokumenti, klikne na gumb Čarobnjak i u meniju izabere opciju pokretanje željenog poslovnog procesa eProces Uvoz primljenih e-računa u eKnjiženje.

SAVJET Detaljniji postupak uvoza primljenog eRačun u PANTHEON možete pročitati OVDJE.

U ovom obrascu je prikazan Uvoz e-Slog dokumenta prijema.

4. Popunjavanje podataka koji nedostaju i učenje eKnjiženja

Prilikom uvoza e-računa neki podaci, poput datuma ili retka računa, možda neće biti ispravno očitani. Naime, prilikom uvoza računa u PANTHEON sustav on uči i bude uspješniji kada ga sljedeći put čitamo.

U našem slučaju sustav nije prepoznao neke datume PDV-a. U tu svrhu odgovorna osoba ga sređuje kako je prikazano na slici ispod.

Nastavlja pregledavati uvoz i definirati druge postavke:

1. Inozemni kod: u našem primjeru PANTHEON uvozi pozicije samo sažeto prema poreznim stopama. Postotak porezne stope popunjava se iz polja vanjske šifre.

Na računu su dvije porezne stope: 25% i 0%, dakle uvoze se dva artikla.

2. Kod/šifra: postoje različiti načini na koje program može dešifrirati kodove/šifre identa:
   • Pretraživanje SAMO prema šiframa subjekata
   • Pretraživanje prema šiframa subjekt i šifri identa
   • Pretraživanje prema šifri dobavljača
   • Pretraživanje u prethodnom uvozu

U našem primjeru smo odabrali gumb Traži SAMO prema šiframa subjekata, tako da se kod može pronaći samo prema kodu subjekta.

Postavke za ro se mogu pronaći u šifrantu identa, kao što je prikazano na slici ispod.

SAVJET Ukoliko nema posebnih postavki u identima, možete odabrati ručno.S ovim postavkama, šifrant vanjskih kodova će se automatski popuniti, kao što je prikazano na slici.

Na kraju klikne na gumb Uvoz i kreira primljeni račun.

Račun je kreiran u Vrsti dokumenta koja je odabrana u označenom okviru ispod, u odjeljku Kao datum računa i PDV se uzima u obzir.

Broj uvezenog dokumenta vidljiv je na kartici Veze.

Dvoklikom na broj dokumenta otvara se prozor računa.

5. Prijem računa u PANTHEON-u

Zaprimljeni račun, nastao uvozom ovog e-računa u PANTHEON, sadrži onoliko pozicija koliko je različitih poreznih stopa na računu.

SAVJET Ako prilikom uvoza e-računa u PANTHEON vidimo da skener nije točno pročitao sve podatke, npr. datume i/ili porezne stope , te podatke dopunjavamo ručno ili ih promijenimo. OCR sustav uči iz faktura uvezenih u PANTHEON, tako da će biti uspješniji kada sljedeći put buete učitavali (učenje eKnjiženja).