eRazmjena - Prijem ili uvoz
Primatelj prima e-račun preko svog pružatelja e-pošte. Većina poslovno-informacijskih sustava ima u tu svrhu već integriranu vezu s jednim ili više pružatelja e-puta, te tako omogućava primatelju jednostavan prijem e-dokumenata.
U PANTHEON-u pomoću usluge eRazmjena je tako moguće primati e-dokumente preko različitih platforma za elektroničko poslovanje moj eRačun, dok je u Sloveniji to, na primjer, bizBox.
Ukoliko je format primljenog e-dokumenta drugačiji od formata koji je podržan od strane programa primatelja, primatelj e-dokumenta mora prije uvoza pretvoriti e-dokument u odgovarajući format.
U većini slučajeva taj proces se izvrpava automatski prilikom uvoza (to je slučaj u PANTHEON-u). Program uvozi podatke iz e-računa, tako da nema potrebe za ručnim unosom podataka. Prilikom uvoza, program provjerava i da li je račun važeći (struktura, sadržaj, potpis).
Nakon uvoza preduzeće dalje obrađuje dokument (knjiženje, likvidacija...) u skladu sa važećim postupcima koji se koriste u tvrtki..
Dokumente u elektroničkom obliku, kao što su npr., e-računi, možemo u PANTHEON-u, preko usluge eRazmjene, primati (uvoziti) na različite načine i iz različitih izvora (kao što je prikazano na slici ispod).
Uvoz, odnosno prijem e-dokumenata u PANTHEON-u znači da se e-dokument (npr. e-račun) uvozi u eDokumentaciju, a tamo klasificira na odgovarajući način, oprema metapodacima, te prilikom aktivacije usluge i čuva.
Od tamo se na osnovu uvezenog e-dokumenta (kao e-Sloga) kreira PANTHEON dokument prijema, koji preko ključa veze kreira vezu do e-dokumenta u eDokumentaciji.
Uvoz, odnosno prijem e-dokumenta odvija se preko odgovarajućeg sandučića.
Cijelim procesom uvoza, odnosno prijema e-dokumenata upravljaju unaprijed pripremljeni eProcesi. Osim toga, neophodno je izvršiti odgovarajuće postavke.
U sljedećim poglavljima su opisani korisnički primjeri različitih vrsta uvoza, odnosno prijema e-dokumenata:
|
Uvoz e-dokumenta iz FINA-e
|
U PANTHEON-u možete primati e-račune iz FINA-e. Ovdje možete pročitati kako:
|
|
Uvoziti e-poštu i priloge
|
U PANTHEON možete uvoziti e-poštu i priloge. Cijelim procesom upravlja unaprijed pripremljeni eProces, koji omogućava da se sadržaj e-pošte i svi primljeni dokumenti, preko IMAP/SMPT Sandučića, prenesu u eDokumentaciju, te klasificiraju i opreme adekvatnim metapodacima.
|
|
Pretvarati PDF dokument u e-dokument pomoću eKnjiženja
|
Pomoću eKnjiženja možete:
- obuhvatiti i prepoznati podatke iz dokumenta u PDF formatu
- prepoznate podatke pretvoriti u format e-dokumenta
- e-dokument (u JSON format) uvoziti u PANTHEON u primljene dokumente
Usluga ima ugrađenu umjetnu inteligenciju koja uči svakim čitanjem i postiže točnost na nivou čovjeka za samo nekoliko sekundi.
|
|
Uvoziti dokumente s diska ili poslužitelja
|
U tvrtki određeni dio dokumentacije dobivamo u fizičkom obliku (npr. putem klasične pošte). Nju pretvaramo u e-oblik skeniranjem. Takve dokumente zatim čuvamo u eDokumentaciji ili ih nakon skeniranja čuvamo u mapi (folderu) na našem računalu ili na serveru. Zatim preko sandučića za pristup do datoteka sa mapa ili servera uvozimo u eDokumentaciju.
|
| Skenirati i uvoziti fizičke dokumente |
Fizičke dokumente možemo čuvati u tvrtki tako što ćemo ih skenirati i pretoviriti u e-dokumente, a zatim uvoziti u Dokumentaciju. |