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Importieren Sie Daten aus einer XLS-Datei horizontal
   
Das Importieren von Gehaltsdaten aus einer XLS-Datei in die Gehaltsvorbereitung kann das Einfügen aller notwendigen Gehalts-ET in die Gehaltsvorbereitung vereinfachen. Dies ist eine kurze Anleitung, wie der Import aus einer XLS-Datei konfiguriert wird. Es gibt vier Themen, die in diesem Dokument behandelt werden:
Der wichtigste Teil beim Importieren einer XLS-Datei ist, dass die erste Zeile im Excel-Blatt leer ist oder dass die Tabelle Überschriften hat. Da wir die Dateidaten vertikal importieren, ist es notwendig, alles in Spalten zu definieren.
In der Taskleiste in der Gehaltsvorbereitung öffnen wir durch Drücken des Assistenten ein Fenster „Daten aus Textdatei importieren“, über das wir Daten über Anwesenheit in Stunden und Tagen in Form von XLS-Dateien importieren können.
Daten in XLS. werden beliebig aufgezeichnet. Wir müssen nur den Mitarbeiter auf eine der folgenden Arten betrachten:
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HINWEIS
Beim Schließen des Assistenten bleiben die letzten Layouts erhalten.
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Der erste Schritt besteht darin, den Speicherort der Datei und die Position der Daten in der Datei im oberen rechten Teil des Bildschirms einzugeben. Siehe das Bild unten.
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Datei
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Wir wählen die Datei aus, die wir importieren möchten, die nur im XLS-Format vorliegen kann.
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Mitarbeiter
Spalte
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Es repräsentiert das Format der Daten, in dem wir den Mitarbeiter geschrieben haben.
In der XLS-Datei, wo wir zwischen Folgendem wählen können:
- Reg.-Nr.: Daten, die identisch mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus dem Feld Reg.-Nr./ID sind
- Nummer: Daten, die identisch mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus dem Feld Nummer sind
- Ausweis: Daten, die identisch mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus dem Feld Kartennummer sind
Wenn wir in der XLS-Datei eines Mitarbeiters eine Nummer aus dem persönlichen Ordner aus dem Feld Nummer geschrieben haben, wählen wir die Nummer aus.
Wir wählen aus, welche Spalte wir in der XLS-Datei des geschriebenen Mitarbeiters haben. In unserem Beispiel ist dies für ein vertikales Layout Spalte A.
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Position
Spalte
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Es repräsentiert das Format der Daten, in dem wir die Position geschrieben haben.
In der XLS-Datei, wo wir zwischen Folgendem wählen können:
- Automatisch: Daten, die identisch mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus dem Feld Position in Gehaltsparametern sind.
- ID: Daten, die identisch mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus Position aus dem Register Beschäftigungspositionen sind
- Name: Daten, die identisch mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus Position aus dem Register Beschäftigungspositionen sind.
Wir wählen aus, welche Spalte wir in der XLS-Datei der geschriebenen Position haben. In unserem Beispiel ist dies für ein vertikales Layout Spalte B.
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Abteilung
Spalte
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In der XLS-Datei, wo wir zwischen Folgendem wählen können:
- Keine: Daten werden nicht aus der Datei übertragen. Wir können das Feld leer lassen.
- Name: Daten, die identisch mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus dem Feld Abt. in Gehaltsparametern sind.
Wir wählen aus, welche Spalte wir in der XLS-Datei der geschriebenen Abteilung haben. In unserem Beispiel ist dies für ein vertikales Layout Spalte C.
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Kostenstelle
Spalte
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In der XLS-Datei, wo wir zwischen Folgendem wählen können:
- Keine: Daten werden nicht aus der Datei übertragen. Wir können das Feld leer lassen.
- Name: Daten, die identisch mit den Daten aus den Mitarbeiterdateien aus dem Feld Kostenstelle in Gehaltsparametern sind.
Wir wählen aus, welche Spalte wir in der XLS-Datei der geschriebenen Abteilung haben. In unserem Beispiel ist dies für ein vertikales Layout Spalte D.
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Bericht
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Wir wählen den Bericht aus, in den wir die importierten Daten übertragen möchten. Hier sehen wir nur die Gehaltsabrechnungen, die noch nicht abgeschlossen sind (in der Gehaltsvorbereitung haben wir das Kästchen „Abgeschlossen“ nicht angekreuzt).
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Gruppe ET
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Das Kontrollkästchen ist nur aktiv, wenn bereits eine Art von ET in der ausgewählten Gehaltsabrechnung für die Datenübertragung zum Zeitpunkt der Vorbereitung der Gehaltsabrechnung für einen bestimmten Mitarbeiter vorhanden ist oder die Daten bereits übertragen wurden.
Falls das Kontrollkästchen bestätigt wird, werden alle ETs für jeden Mitarbeiter mit den neuen Werten in der Gehaltsabrechnungsvorbereitung transkribiert.
Wenn sich ein ET in den Übertragungsdaten der Vorbereitung befindet, das nicht mehr in der XLS-Datei enthalten ist, wird es aus der Vorbereitung neben dem bestätigten Kontrollkästchen beim Fortsetzen der Übertragung gelöscht.
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Gruppenarbeitsplatz, Abt., Kostenstelle
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Wenn das Kontrollkästchen bestätigt wird, gruppiert das Programm ETs nach Arbeitsplatz, Abteilung und/oder Kostenstelle.
Beispiel: Wenn wir einen Mitarbeiter mit derselben Position, aber einer anderen Abteilung oder Kostenstelle haben und möchten, dass jedes ET für die richtige Position berechnet wird, bestätigen wir dieses Kontrollkästchen.
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ET-Werte korrigieren
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Das Kontrollkästchen ist nur aktiv, wenn in der ausgewählten Berechnung für die Datenübertragung bereits eine Verdienstart in der Gehaltsabrechnung für einen bestimmten Mitarbeiter vorhanden ist oder die Daten bereits übertragen wurden.
Falls das Kontrollkästchen bestätigt wird, werden alle ETs für einzelne Mitarbeiter mit den neuen ET-Werten in die Gehaltsvorbereitung übertragen. Mit der Übertragung in die Gehaltsvorbereitung werden bestehende ETs in den Feldern Tage, Stunden, Betrag und Index nicht überschrieben, sondern nur die Werte korrigiert.
Beispiel: Für ETs, die in AP/Einstellungen/Personal/Gehaltsabrechnung/Arbeitsweg eingestellt sind, wird der Betrag, der aus EF/Gehaltsparametern/Arbeitsweg übertragen wird, nicht überschrieben, sondern z. B. nur Stunden eingetragen.
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Bestehende ET überschreiben
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Das Kontrollkästchen ist nur aktiv, wenn in der ausgewählten Berechnung für die Datenübertragung bereits eine Art von Verdienstart in der Gehaltsvorbereitung für einen bestimmten Mitarbeiter vorhanden ist oder die Daten bereits übertragen wurden.
Falls das Kontrollkästchen bestätigt wird, werden alle ETs für einzelne Mitarbeiter mit den neuen Werten übertragen.
Beispiel: Bei wiederholter Datenübertragung in die Gehaltsvorbereitung existiert bereits ein ET, das nicht mehr in XLS enthalten ist, das mit dem bestätigten Kontrollkästchen bei wiederholter Übertragung aus der Gehaltsvorbereitung gelöscht wird.
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Ausführen
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Durch Drücken der Schaltfläche importieren wir Daten aus der im Feld Datei ausgewählten XLS-Datei. Die Daten werden in der zweiten Hälfte des Formulars geschrieben.
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Warnung
Dies ist eine WARNUNG und sollte mit diesem Symbol gekennzeichnet werden. Falls erforderlich, kopieren Sie diese gesamte Tabelle und fügen Sie eine neue Warnung hinzu.
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Im mittleren Teil des Bildschirms müssen wir dann alle ETs eingeben, die in der XLS-Datei vorhanden sind.
| Spalte |
XLS-Spalte, die die Verdienstart darstellt. Es können bis zu 100 Spalten zum Importieren ausgewählt werden. |
| Zeile |
Wir geben den Namen des Elements ein, das die Verdienstart darstellt, z. B. Reg. Arbeit. Wir können bis zu 10 Zeichen eingeben. |
| ET |
In einem Dropdown-Menü wählen wir die Verdienstart (z. B. DOP) aus den Verdienstarten Register. |
| Datentyp 1 |
Wir wählen den Datentyp aus, den wir importieren. Wir können zwischen Stunden, Tagen, Betrag und Index wählen. Basierend auf dem ausgewählten Typ werden die Informationen in die entsprechende Spalte importiert. |
In der zweiten Hälfte des Formulars sehen wir die importierten Daten, die wir hier auch korrigieren können. Die Daten befinden sich in den Spalten Pos., Tage und Stunden.
| Mitarbeiter |
Aus der XLS-Datei importieren wir den Mitarbeiter. Durch Doppelklicken in dieses Feld öffnen wir die persönliche Datei des Mitarbeiters. Wir können die Daten hier nicht ändern, sie sind nur zum Lesen gedacht. |
| Pos. |
Die letzte aktive Position des Mitarbeiters aus dem Panel Position in Gehaltsparametern wird angezeigt. Wir können sie ändern oder gleich lassen. |
| Positionsname |
Der Name der letzten aktiven Position des Mitarbeiters aus dem Panel Position in Gehaltsparametern. Durch Doppelklicken auf dieses Feld öffnen wir die Datei des Mitarbeiters für diesen Mitarbeiter. Wir können die Daten hier nicht ändern, sie sind nur zum Lesen gedacht. |
| ET |
Die Verdienstart, die wir in der ersten Hälfte des Formulars im Eintrag aus der Spalte ET festgelegt haben. Durch Doppelklicken greifen wir auf die Code-Tabelle der Verdienstarten zu. Wir können die Daten hier nicht ändern, sie sind nur zum Lesen gedacht. |
| Tage |
Aus der XLS-Datei importieren wir die Tage für eine einzelne Verdienstart, falls wir in der ersten Hälfte des Formulars im Datentyp Tage ausgewählt haben. Wir können die Daten hier ändern. |
| Stunden |
Aus der XLS-Datei importieren wir Stunden für eine einzelne Verdienstart, falls wir in der ersten Hälfte des Formulars im Datentyp Stunden ausgewählt haben. Wir können die Daten hier ändern. |
| Betrag |
Aus der XLS-Datei importieren wir den Betrag für eine einzelne Verdienstart, falls wir in der ersten Hälfte des Formulars im Datentyp Betrag ausgewählt haben. Wir können die Daten hier ändern. |
| Index |
Aus der XLS-Datei importieren wir den Index für eine einzelne Verdienstart, falls wir in der ersten Hälfte des Formulars im Datentyp Index ausgewählt haben. Wir können die Daten hier ändern. |
| Status |
Beim Importieren von Daten werden verschiedene Warnungen und Fehler im Status geschrieben. Fehler werden in zwei Stufen unterteilt, deren Zeilen auch entsprechend eingefärbt sind. Die Farbe kann im Administrationspanel | …| Gehaltsabrechnung | Nachrichtenstatus – Gehaltsabrechnung in den Feldern Kritischer Fehler, Fehler und Warnung zufällig bestimmt werden. Auf diese Weise erscheinen zwei Arten von Nachrichten: Fehler und Warnungen, die kurz beschrieben werden. Fehler können nicht korrigiert und nicht in die Gehaltsvorbereitung übertragen werden, während Warnungen korrigiert werden können und anschließend für die Übertragung in die Gehaltsabrechnung markiert werden.
Kritische Fehler sind:
- Mitarbeiter ist nicht aktiv (Mitarbeiter ist nicht aktiv oder hat keine Parameter für diese Berechnung).
- Pos. ist nicht im Zeitraum (die Position ist nicht im Zeitraum eines Falls, sodass sich in diesem Moment des Eintrags Pos. ändert)
Warnungen sind:
- ET ist bereits in der Vorbereitung (diese Verdienstart hat der Mitarbeiter bereits in einer Vorbereitung, die Daten in der Spalte ET sind eingefärbt)
- Unterschied in Tagen (dieser Mitarbeiter hat bereits für dieses ET, aber der Unterschied liegt in den Tagen, die Daten sind in der Spalte Tage eingefärbt).
- Unterschied in Stunden (dieser Mitarbeiter hat bereits für dieses ET, aber der Unterschied liegt in den Stunden, die Daten sind in der Spalte Stunden eingefärbt).
- Bereits übertragen (dieser Mitarbeiter hat die Daten bereits durch Importieren der XLS-Datei in die Vorbereitung übertragen)
- Mehr aktive Pos. (dieser Mitarbeiter hat mehr aktive Positionen, die in dieser Gehaltsabrechnung für diesen Zeitraum möglich sind; die Daten in der Spalte Pos. sind eingefärbt).
Alle anderen Datensätze sind zur Transkription markiert und nicht eingefärbt. Die Einfärbung kann auch geändert werden, soweit das Kästchen in der Spalte Sel. markiert ist und die Warnfarbe sich ändert, sodass nur der Rest der Daten, bei denen die Warnung aufgetreten ist, eingefärbt bleibt. Das Feld Mitarbeiter bleibt immer mit der Farbe für Warnungen eingefärbt.
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| Sel. |
Wir markieren das Kästchen, falls wir möchten, dass die ausgewählten Positionen in die Gehaltsvorbereitung übertragen werden. Wenn die Gehaltsvorbereitung leer ist, wird das Kontrollkästchen automatisch ausgewählt. |
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