Kreiranje potnega naloga

Potni nalog je dokument, ki omogoča sledenje in dokazovanje službenih potovanj zaposlenih ter zavezo k povračilu stroškov, nastalih na potovanju.

NAMIG Več o Potnih nalogih lahko preberete v poglavju tehničnega priročnika Potni nalogi.

V tem poglavju vam prikazujemo primer kreiranja novega potnega naloga.

OPIS PRIMERA Jure Prodaja, se je vrnila s celodnevnega sestanka pri kupcu KAMP ŠOTORI ZAGREB d.o.o.. Na službeno pot se je odpravila s službenim vozilom, edini strošek, ki ga je imela je plačilo parkirnine. Kreirati želi potni nalog. To stori po naslednjih korakih: Kreiranje novega potnega naloga Vnos podatkov v glavo dokumenta Vnos podatkov v pozicije dokumenta Shranjevanje potnega naloga

1. Kreiranje novega potnega naloga

Odgovorna oseba izbere meni Potni nalogi.

Odpre se prazen dokument potnih nalogov in spustni meni za izbiro Zaposlenega, za katerega kreiramo potni nalog.

Nadaljuje z vnosom podatkov v glavo dokumenta.

2. Vnos podatkov v glavo dokumenta

Prične z vnosom podatkov v glavo dokumenta.

S spustnega seznama izbere Zaposlenega, za katerega kreira potni nalog: Jure Prodaja.

Če je za zaposlenega že vpisano vozilo , se bo podatek napolnil samodejno iz šifranta zaposlenih.

V našem primeru s spustnega seznama izbere službeno vozilo z registrsko oznako: LJ 654 312.

Izbere status potnega naloga (npr. odobren potni nalog, predlog obračuna PN ipd.), izbira lahko med:

• Nepotrjen
• Potrjen

V našem primeru izbere: Nepotrjen, saj potni nalog še ni zaključen.

Nadaljuje z vnosom podatkov o ciljni lokaciji v pozicije dokumenta.

3. Vnos podatkov v pozicije dokumenta

Zaposlena je obiskala partnerja KAMP ŠATORI ZAGREB d.o.o. v  Zagrebu, Hrvaška.

Najprej izpolni podatke o ciljni lokaciji.

3.1. Izbira cilja službene poti

V polju Dodaj nov cilj, ročno vpiše ime subjekta: Kamp in ga s seznama izbere.

NAMIG Če subjekta še ni v šifrantu subjektov, lahko s klikom na gumb (Subjekti) dodamo nov subjekt in odprla se bo zaslonska maska za dodajanje novega subjekta.

Ob izbiri subjekta se pojavi okno z vprašanjem o potovanju za lažji izračun kilometrine: Katero relacijo želite prenesti v polje Kilometri?

Izbere možnost Povratna, kar pomeni da se bo kilometra izračunala v obe smeri.

V pozicije se zapišejo podatki o izbrani lokaciji.

Odgovorna oseba popravi Datum od in Datum do, na dejanski datum, ko je bila zaposlena na službeni poti: 11.12.2023 in določi uro odhoda/prihoda.

V polju Začetni števec se samodejno zapiše stanje števca pred pričetkov potovanja.

Število prevoženih kilometrov se zapiše v polje Razdalja, v našem primeru: 266 km

Kočni števec polje prikazuje stanje števca po zaključku potovanja.

V polju Kilometrina se zapiše vrednost prevoženih kilometrov v evrih. V našem primeru, ker je šla zaposlena s službenim avtom se kilometrina ne obračuna.

Zapiše še Namen potovanja: Obisk kupca za predstavitev novih produktov.

3.2. Vnos podatkov o Dnevnici

Pozicije lahko razširi na prikaz dnevnic in ostalih stroškov, tako da klikne na puščico pred nazivom Dnevnice in stroški.

NAMIG Dnevnica je povprečni strošek, ki naj bi ga imel zaposleni s prehrano na službeni poti. Znesek neobdavčenih dnevnic v Sloveniji je določen v Uredbi o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerij. Znesek neobdavčenih dnevnic v tujini je določen v Uredbi o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino.

Samodejno se napolnijo podatki o:

• Dnevnica
• Število dnevnic
• Višina dnevnice
• Faktor
• Vrednost.

NAMIG Če so v PANTHEON-u v Šifrantu dnevnic in kilometrin  šifre dnevnic pravilno vnesene, se bo višina dnevnice izračunala samodejno glede na čas in kraj potovanja, kjer se bo dodala pozicija s pravo dnevnico in višino. Ročno je treba izbrati samo obroke prehrane.

Vnese še podatek o strošku parkirnine.

3.3. Vnos podatkov o Stroških

Na službeni poti je plačal parkirnino, zato ga vnese med Stroške.

V polju Dnevnica s spustnega seznama izbere: Parkirnina.

Vnese Znesek in Valuto: 15 EUR.

Z prejetega potrdila o plačilu cestnine prepiše Datum in Uro plačila: 11.12.2023 ob 11:00.

Polje Tečaj je namenjeno preračunu v domačo valuto.

Če ne želi, da se ne preračuna v domačo valuto, obkljuka preklopnik pri polju Ne v EUR.

Potrjeno polje Se ne izplačuje kaže, da se strošek ne bo izplačal ali prikazal med neizplačanimi.

S klikom na gumb  (Dodaj) doda podatek o strošku v pozicije.

V naslednjem koraku shani potni nalog.

4. Shranjevanje potnega naloga

Potni nalog shrani s klikom na gumb v orodni vrstici Shrani.

V glavi dokumenta se zapiše podatek o Odsotnosti zaposlene kot skupno število dni in/ali ur.

Kreira se Št. naloga.

V nadaljevanju preveri skupno vrednost potnega naloga.

NAMIG Kreiranemu potnemu nalogu lahko dodamo stroškovne račune in pogledamo zemljevid poti.