Erstellen eines Reiseauftrags

Ein Reiseauftrag ist ein Dokument, das es Mitarbeitern ermöglicht, ihre Reisen zu verfolgen und nachzuweisen sowie die Erstattung von während der Reise entstandenen Ausgaben zu beantragen.

HINWEIS Sie können weitere Informationen zu Reiseaufträgen im technischen Handbuch.

In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen ein Beispiel für die Erstellung eines neuen Reiseauftrags.

FALLZUSAMMENFASSUNG Lara Sales kehrte von einem ganztägigen Meeting mit dem Käufer INTERSPORT KOPER d.o.o. zurück. Sie reiste mit ihrem Firmenwagen, die einzigen Kosten, die ihr entstanden sind, sind die Parkgebühren und der Kraftstoff. Sie möchte einen Reiseauftrag erstellen. Sie tut dies, indem sie die folgenden Schritte befolgt: Erstellen eines neuen Reiseauftrags Dateneingabe im Dokumentenkopf Dateneingabe in den Dokumentenpositionen Speichern des Reiseauftrags

1. Erstellen eines neuen Reiseauftrags

Die verantwortliche Person wählt das Reiseaufträge Menü.   Dies öffnet ein leeres Dokument für Reiseaufträge und ein Dropdown-Menü zur Auswahl des Mitarbeiters, für den der Reiseauftrag erstellt wird.

Es wird fortgefahren, Daten im Dokumentenkopf einzugeben.

2. Dateneingabe im Dokumentenkopf

Aus der Dropdown-Liste wählt sie den Mitarbeiter aus, für den sie den Reiseauftrag erstellt - sich selbst.

Wenn für einen Mitarbeiter bereits ein Fahrzeug eingegeben ist, werden die Daten automatisch aus den Mitarbeiterdaten ausgefüllt.   In unserem Beispiel wählt der Mitarbeiter das Fahrzeug aus Fahrzeugregister mit der Registrierungsnummer aus der Dropdown-Liste: LJ 654 312.

Wählt den Status des Reiseauftrags, kann zwischen:

• Nicht genehmigt
• Genehmigt

In unserem Beispiel wählt sie: Nicht bestätigt, da der Arbeitsauftrag noch nicht abgeschlossen ist.

Sie fährt fort, Dokumentenpositionen einzugeben.

3. Dateneingabe in den Dokumentenpositionen

Sie besuchte den KAMP-Partner INTERSPORT KOPER d.o.o..   Zuerst füllt sie die Einzelheiten des Zielorts aus.

3.1. Auswahl eines Ziels für Ihre Geschäftsreise

Im Neues Ziel hinzufügen Feld gibt sie manuell den Namen der Einheit Camp ein und wählt ihn aus der Liste aus.

HINWEIS Wenn der Subjekt noch nicht im Subjektverzeichnis vorhanden ist, können wir durch Klicken auf die Schaltfläche (Subjekte) ein neues Subjekt hinzufügen, und es öffnet sich ein Bildschirmformular zum Hinzufügen eines neuen Subjekts.

Bei der Auswahl des Subjekts erscheint ein Fenster mit der Frage zum Reisen für eine einfachere Berechnung der Kilometer: Welche Strecke möchten Sie in das Feld Kilometer übertragen?

Wählt die Option Rückfahrt, was bedeutet, dass die Kilometer in beide Richtungen berechnet werden.

In die Positionen werden die Daten zum ausgewählten Standort eingetragen.

Die verantwortliche Person korrigiert Datum von und Datum bis, auf das tatsächliche Datum, an dem sie auf Dienstreise war: 11.12.2023 und legt die Abfahrts-/Ankunftszeit fest.

Im Feld Startzähler wird automatisch der Stand des Zählers vor Reisebeginn eingetragen.

Die Anzahl der gefahrenen Kilometer wird im Feld Entfernung, in unserem Fall: 266 km

Endzähler zeigt den Stand des Zählers nach Abschluss der Reise an.

Im Feld Kilometerpauschale wird der Wert der gefahrenen Kilometer in Euro eingetragen. In unserem Fall, da die Angestellte mit dem Dienstwagen gefahren ist, wird die Kilometerpauschale nicht berechnet.

Sie trägt auch ein Reisezweck: Besuch des Kunden zur Präsentation neuer Produkte.

3.2. Eingabe von Daten zur Tagespauschale

Die Positionen können erweitert werden, um die Tagespauschalen und andere Kosten anzuzeigen, indem sie auf den Pfeil vor dem Titel Tagespauschalen und Kosten.

HINWEIS Die Tagespauschale ist der durchschnittliche Betrag, den ein Mitarbeiter für Verpflegung auf Dienstreise haben sollte. Der Betrag der steuerfreien Tagespauschalen in Slowenien ist in der Verordnung über die steuerliche Behandlung von Reisekosten und anderen Einkünften aus dem Arbeitsverhältnis. Der Betrag der steuerfreien Tagespauschalen im Ausland ist in der Verordnung über die Erstattung von Reisekosten für Dienstreisen ins Ausland.

Die Daten zu:

• Tagespauschale
• Anzahl der Tagespauschalen
• Höhe der Tagespauschale
• Faktor
• Wert.

HINWEIS Wenn die Codes für Tagespauschalen und Kilometer im PANTHEON im Verzeichnis der Tagespauschalen und Kilometer korrekt eingegeben sind, wird die Höhe der Tagespauschale automatisch basierend auf Zeit und Ort der Reise berechnet, wobei eine Position mit der richtigen Tagespauschale und Höhe hinzugefügt wird. Manuell müssen nur die Verpflegungsarten ausgewählt werden.

Sie gibt auch die Kosten für die Parkgebühren ein.

3.3. Eingabe von Daten zu Kosten

Auf der Dienstreise hat sie die Parkgebühren bezahlt, daher trägt sie sie unter Kosten.

Im Feld Tagespauschale wählt sie aus der Dropdown-Liste: Parkgebühren,

Gibt ein Betrag und Währung: 15 EUR.

Von der erhaltenen Quittung für die Maut überträgt sie Datum und Zahlungszeit: 17.08.2022 um 10:35.

Das Feld Wechselkurs ist für die Umrechnung in die Landeswährung vorgesehen.

Wenn sie nicht möchte, dass es in die Landeswährung umgerechnet wird, aktiviert sie den Schalter im Feld Nicht in EUR.

Das bestätigte Feld Wird nicht ausgezahlt zeigt an, dass die Kosten nicht ausgezahlt oder unter den nicht ausgezahlten angezeigt werden. Die Kosten werden jedoch trotzdem gebucht und auf dem Kostenstelle angezeigt.

Durch Klicken auf die Schaltfläche  (Hinzufügen) fügt sie die Kosteninformation in die Positionen ein.

Im nächsten Schritt speichert sie den Reiseauftrag.

4. Speichern des Reiseauftrags

Der Reiseauftrag wird durch Klicken auf die Schaltfläche in der Symbolleiste Speichern.

Im Kopf des Dokuments wird die Information über Abwesenheit des Mitarbeiters als Gesamtzahl der Tage und/oder Stunden eingetragen.

Es wird erstellt Auftragsnummer.

Im Folgenden überprüft sie den Gesamtwert des Reiseauftrags.

HINWEIS Dem erstellten Reiseauftrag können Kostenrechnungen hinzugefügt und die Route auf der Karte angezeigt werden.