Kreiranje novega potnega naloga
Potni nalog je dokument, ki omogoča sledenje in dokazovanje službenih potovanj zaposlenih ter zavezo k povračilu stroškov, nastalih na potovanju.
 |
NAMIG
Več o podmodulu potnih nalogov lahko preberete v poglavju tehničnega priročnika za PANTHEON Web Light, Potni nalogi.
|
V tem poglavju vam prikazujemo primer kreiranja novega potnega naloga.
 |
OPIS PRIMERA
Odgovorna oseba bo kreirala potni nalog za zaposleno Rozi Računovodja, ki se je dne 17.8.2022 udeležila sestanka pri partnerju Camping Park Umag v Umagu, Hrvaška. Na službeno pot se je odpravila s službenim vozilom, edini strošek, ki ga je imela je plačilo parkirnine. Odgovorna oseba je prejela potrdilo o plačilu, ki ga bo dodala k zapisu potnega naloga. To stori po naslednjih korakih:
- Odpiranje okna Nov potni nalog
- Vnos podatkov v glavo dokumenta
- Vnos podatkov v pozicije dokumenta
- Shranjevanje potnega naloga
- Dodajanje skeniranega dokumenta
- Pregled poti na Zemljevidu
|
1. Odpiranje okna Nov potni nalog
Odgovorna oseba želi za zaposleno Rozi Računovodja kreirati nov potni nalog.
V ta namen izbere v glavnem meniju modul Kadri in podmodul Potni nalogi.
Odpre se okno Nov potni nalog.
2. Vnos podatkov v glavo dokumenta
Prične z vnosom podatkov v glavo dokumenta.
Samodejno se izbere prednastavljena Vrsta dokumenta: 7000 – Potni nalog.
S spustnega seznama izbere Delavca, za katerega kreira potni nalog: Rozi Računovodja.
Če je za zaposlenega že vpisano vozilo, se bo podatek napolnil samodejno iz šifranta zaposlenih. V našem primeru s spustnega seznama izbere službeno vozilo z registrsko oznako: LJ 587L698.
Izbere status potnega naloga (npr. odobren potni nalog, predlog obračuna PN ipd.), izbira lahko med:
- Nedokončana pot
- Odobren izračun poti
- Odobrena pot
- Predlog izračuna potovanja.
V našem primeru izbere: Odobrena pot.
Nadaljuje z vnosom podatkov o ciljni lokaciji v pozicije dokumenta.
3. Vnos podatkov v pozicije dokumenta
Zaposlena je obiskala partnerja Camping park Umag v Umagu, Hrvaška.
Najprej izpolni podatke o ciljni lokaciji.
3.1. Izbira cilja službene poti
Odgovorna oseba v polju Dodaj nov cilj, ročno vpiše subjekt: Camping Park Umag in ga s seznama izbere.
|
namig
Če subjekta še ni v šifrantu subjektov, lahko s klikom na gumb  (Subjekti) dodamo nov subjekt in odprla se bo zaslonska maska za dodajanje novega subjekta.
|
Ob izbiri subjekta se samodejno pojavi okno z vprašanjem o potovanju za lažji izračun kilometrine: Katero relacijo želite prenesti v polje Kilometri?
Izbere možnost Povratna.
V pozicije se zapišejo podatki o izbrani lokaciji.
Odgovorna oseba popravi Datum od in Datum do, na dejanski datum, ko je bila zaposlena na službeni poti: 17.08.2022 in določi uro odhoda/prihoda.
V polju Začetni števec se samodejno zapiše stanje števca pred pričetkov potovanja.
Število prevoženih kilometrov se zapiše v polje Razdalja, v našem primeru: 266 km
Kočni števec polje prikazuje stanje števca po zaključku potovanja.
V polju Kilometrina se zapiše vrednost prevoženih kilometrov v evrih. V našem primeru, ker je šla zaposlena s službenim avtom se kilometrina ne obračuna.
Zapiše še Namen potovanja: Obisk partnerja za uskladitev novega aneksa pogodbe 2022-165.
S spustnega seznama stroškovnih nosilcev izbere ustreznega: Projekt3.
Podatek o Oddelku se napolni samodejno z ustreznim oddelkom, kjer zaposlena dela: Finance in računovodstvo.
3.2. Vnos podatkov o Dnevnici
Pozicije lahko razširina prikaz dnevnic in ostalih stroškov, tako da klikne na puščico pred nazivom Dnevnice in stroški.
Samodejno se napolnijo podatki o:
- Dnevnica
- Število dnevnic
- Višina dnevnice
- Faktor
- Vrednost.
|
NAMIG
Če so v PANTHEON-u v Šifrantu dnevnic in kilometrin šifre dnevnic pravilno vnesene, se bo višina dnevnice izračunala samodejno glede na čas in kraj potovanja, kjer se bo dodala pozicija s pravo dnevnico in višino. Ročno je treba izbrati samo obroke prehrane.
|
Vnese še podatek o strošku parkirnine.
3.3. Vnos podatkov o Stroških
Stroške odgovorna oseba izbira iz Šifranta stroškov, ki jih vnaša v PANTHEON bazo na Vrsti dokumenta | Tipi neposrednih stroškov.
V našem primeru gre za povračilo stroškov o plačilu parkirnine.
Vnese Znesek in Valuto: 5 EUR.
Z prejetega potrdila o plačilu cestnine prepiše Datum in Uro plačila: 17.08.2022 ob 10:35.
Polje Tečaj je namenjeno preračunu v domačo valuto.
Če ne želi, da se preračuna v domačo valuto, obkljuka preklopnik pri polju Ne v EUR.
Potrjeno polje Se ne izplačuje kaže, da se strošek ne bo izplačal ali prikazal med neizplačanimi. Strošek pa vseeno bo knjižen in prikazan na stroškovnem nosilcu.
Privzeto vrednost potrditvenega polja lahko nastavi na Vrsti dokumenta za potne naloge.
S klikom na gumb 
(Dodaj) doda podatek o strošku v pozicije.
4. Shranjevanje potnega naloga
Potni nalog shrani s klikom na gumb v orodni vrstici Shrani.
V glavi dokumenta se zapiše podatek o Odsotnosti zaposlene kot skupno število dni in/ali ur.
Kreira se zaporedna številka potnega naloga.
V nadaljevanju preveri skupno vrednost potnega naloga.
K kreiranemu potnemu nalogu želi dodati še skeniran dokument potrdila o plačilu parkirnine.
5. Dodajanje skeniranega dokumenta
Odpre podokno s klikom na gumb 
(Prikaži), ki je razdeljeno na tri zavihke:
Postavi se na zavihek Dokumenti, kjer so vsi dokumenti, povezani s konkretnim službenim potovanjem, npr. računi za nastanitev, parkirnino, cestnino ipd.
Dokumente naloži na način Povleci in spusti ali klikne v sivkasto polje, kar bo odprlo pojavno okno z Raziskovalcem, kjer lahko izbere svojo datoteko.
V našem primeru klikne v sivkasto polje in z namizja izbere datoteko.
Klikne na gumb Open (Odpri) in slika se doda med dokumente.
6. Pregled poti na Zemljevidu
Na odprtem podoknu, kjer je pravkar dodala skeniran dokument se postavi na zavihek Zemljevid.
V spodnjem delu se prikaže začrtana pot.
