Създаване на командировъчна заповед

командировъчна заповед е документ, който позволява наблюдение и доказване на служебните пътувания на служителите и правото на възстановяване на направените разходи.

Следният случай представя как да се създаде командировъчна заповед в PANTHEON.

РЕЗЮМЕ НА СЛУЧАЯ Отговорното лице, Адел Администратор, иска да създаде командировъчна заповед за Ашли Счетоводител, която присъства на семинар за PANTHEON в централата на Datalab SI Ltd. на 1.09.2022. Командировъчната заповед се създава по следния начин: Настройка на типове документи Създаване на командировъчна заповед Въвеждане на данни в заглавието на документа Въвеждане на данни за пътуване и превозно средство Потвърждаване на командировъчната заповед Печат на командировъчната заповед

1. Настройка на типове документи

Преди създаването на командировъчни заповеди, отговорното лице трябва да избере или създаде Тип документ.

СЪВЕТ За инструкции как да създадете нов тип документ, вижте главата Създаване на нов тип документ.

Отговорното лице създава Командировъчна заповед тип документ в Регистър на типове документи.

СЪВЕТ Настройте важните настройки за автоматично осчетоводяване, касови разписки, тип документ за транзакции и попълване на счетоводни записи за избрания тип документ.

2. Създаване на командировъчна заповед

Командировъчната заповед трябва да бъде създадена и предоставена на служителя преди служебното пътуване.

За да създаде командировъчна заповед, отговорното лице избира Персонал | Управление на пътувания | Командировъчни заповеди.

На формата, отговорното лице избира типа документ, който компанията е създала за командировъчни заповеди: 7000 – Командировъчна заповед.

Отговорното лице създава нов запис, като кликне върху бутон в Лентата със задачи.

3. Въвеждане на данни в заглавието на документа

Поредният номер и Дата на командировъчната заповед се генерират от програмата. От

Файлове на служители падащото меню в полето Служител , отговорното лице избира служителя, който ще получи командировъчната заповед, в този случай Ашли. Когато се избере служител, полето Длъжност се попълва автоматично: Ръководител Финанси и Счетоводство.

Полето Позиция се попълва автоматично само ако във файла на избрания служител има въведени данни. Кликването върху бутон потвърждава записа на командировъчната заповед.

Платец

на командировъчната заповед се попълва автоматично, ако платец е избран в Регистър на типове документи – Командировъчни заповеди . В този случай полето се попълва с Tecta plc.4. Въвеждане на данни за пътуване и превозно средство

Прозорецът е разделен на две секции:

Данни за пътуване

и Данни за превозно средство . Място на тръгване

и Място на пристигане се копират автоматично от Административен панел | Компания . Дни/Часове отсъствие

се изчисляват въз основа на данните в редовете, въведени в долната част на прозореца. От падащия списък в полето Регистрационен номер

, отговорното лице избира регистрационния номер на превозното средство, което служителят ще използва за пътуването. Личните превозни средства се проследяват в Регистър на превозни средства

. Ако служителят използва служебно превозно средство за пътуването, отговорното лице избира полетоСлужебно превозно средство

. СЪВЕТПоради тази причина програмата не попълва тарифата за километри в полетата

Тарифа за километри и Тарифа за километри . В панела Пътуване

, отговорното лице въвежда данни за пътуването до централата на субекта: Datalab SI Ltd. Двойното кликване отваря Регистър на субекти

. Център на разходи

трябва да бъде въведен в полето Център на разходи . В този случай центърът на разходи е 2022/01 - Семинар PANTHEON. Отговорното лице задава час на тръгване

от компанията и час на пристигане обратно в компанията, в този случай 8.00 и 12.00. В полето Плащане в рамките на / Часове

, програмата изчислява продължителността на отсъствието, в този случай 4 часа. В Административен панел |

Тази страна , отговорното лице е избрало Словения. Програмата взема тези данни и автоматично ги отчита и избира вътрешните дневни надбавки в полето Дневни надбавки. СЪВЕТ Типове дневни надбавки и настройки се задават в

Регистър на дневни надбавки и тарифи за километри . Данните могат също да бъдат ръчно коригирани или променени от отговорното лице.В този случай полето

Дневни надбавки

не е попълнено, тъй като служителят не получава дневна надбавка, защото пътуването е било само 4 часа. В полето Брояч преди

, отговорното лице въвежда номера на брояча, или програмата намира последната командировъчна заповед за избраното превозно средство и предлага последната стойност. Програмата автоматично попълва полето Брояч след

въз основа на стойността, изчислена в полето Изминати (км) . Отговорното лице определя Цел на пътуването

в съответната секция, в този случай Семинар: Напреднало счетоводство PANTHEON (както е показано на изображението по-долу). СЪВЕТ Броят на изчислените километри се попълва от:

кликване върху Карта | Google Maps бутон Регистър на субекти ако разстоянието е въведено стойности в полетата Брояч преди / след ръчно въвеждане или Регистър на пощенски райони , където разстоянията до отделни места са въведени. Всички данни, въведени в долната част на формата, се копират в горната част, в редовете на командировъчната заповед.

При едно пътуване служителят може да посети множество субекти, което означава повече редове в записа или кръгово пътуване. В този случай се маркира отметкатаОбщо часове

.

5. Потвърждаване на командировъчната заповед В полето Одобрено

, отговорното лице избира дали заповедта е одобрена.

Разрешенията за одобряване на командировъчни заповеди се задават в Авторизации .

Когато отметката е маркирана, се появява поле. От падащото меню в това поле, отговорното лице избира лицето, което ще одобри командировъчната заповед, в този случай Дан Директор. Отговорното лице избираСтатус

на командировъчната заповед от

Регистър на статуси на пътувания , в този случай 6. Печат на командировъчната заповед Командировъчната заповед се отпечатва чрез лентата със задачи, като се кликне върху(

Отчети

) бутон. Отговорното лице избира тип документ 7000 – Командировъчни заповеди.След това отговорното лице въвежда критерии за печат и избира тип отчет.В този случай отговорното лице въвежда Ашли Счетоводител в полето

Служител

и избира тип отчет 3C0 – Отчети за управление на пътувания.

СЪВЕТ За инструкции за добавяне на директни разходи и възстановявания към командировъчната заповед, вижте главата Директни разходи

. СВЪРЗАНИ ТЕМИ: Пътуване