Nov dokument
S klikom na gumb Nov dokument se odpre maska za dodajanje novega dokumenta.
Ob dodajanju novega dokumenta v podatkovno bazo moramo vnesti nekaj osnovnih podatkov o dokumentu, ki uvažamo z diska.
Orodna vrstica se nekoliko spremeni in prikazuje gumbe:
| Novo |
Dodajamo nove dokumente |
| Izbriši |
Brišemo dokumentea |
|
Shrani
|
Shrani dokument v dokumentacijo.
|
|
X (Prekliči)
|
Se vrne na seznam dokumentov.
|
Forma za dodajanje novega dokumenta vsebuje naslednja polja:
Osnovni podatki:
|
Vrsta dokumenta
|
S spustnega seznama izberemo med vnaprej pripravljenimi vrstami dokumentov.
|
|
Klasifikacija
|
Omogoča razvrščanje dokumentov na podlagi vsebine. Klasifikacijski načrt je prednastavljen v bazi. V kolikor imamo na VD nastavljeno klasifikacijo se le ta prepiše v to okno.
|
|
Subjekt
|
Subjekt, ki nam je določen dokument poslal, oz se zapiše naše podjeje iz strani Nastavitve-Podjetje
|
| Številka |
Enoznačna številka dokumenta: dvomestna koda leta, trimestna koda vrste dokumenta (enaka kot v šifrantu vrst dokumentov) in šestmestna zaporedna številka. Številko generira program samodejno in je ne moremo spreminjati.
Puščici v tem oknu omogočata premik na prejšnji ali naslednji zapis. S klikom na št. pa se odpre okno seznam dokumentov za podrobnejše iskanje dokumentov.
|
|
Datum dok.
|
Datum izdaje dokumenta.
|
|
Datum zapadlosti
|
Pri računih, datum, ko račun zapade.
|
|
Opomba
|
Kratka opomba, ki jo lahko zapišemo k dokumentu.
|
| Povezava na dokument |
Ob kliku na v okno Povezava na dokument se v spustnem seznamu prikažejo vsi dokument, ki so v programu. S seznama lahko izberemo dokument in ga povežemo z dokumentom, ki smo ga uvozili. Povezava se prikaže na desni strani na zavihku Povezave. |
Po vnosu podatkov kliknemo na gumb Dodaj na desnem panelu z osnovnimi podatki. Odpre se pojavno okno, v katerem lahko izberemo enega ali več dokumentov hkrati in jih prenesemo v Dokumentacijo.
Po tem, ko se dokumenti naložijo, se na zaslonu pokaže predogled dokumenta in lahko kliknemo na gumb Shrani v desnem zgornjem kotu. Dodajamo lahko excel dokumente, word dokumente, PDF, CSV in slike.
Prikažejo se meta podatki, ki so vezani na nastavitve v klasifikacijskem načrtu v programu Pantheon.
V spodnjem delu se nahaja tudi dnevnik pogovorov, kjer so nam na voljo informacije kdo, kdaj in katero opravilo je bilo zagnano z povezanim dokumentom.
Če dokumente v Dokumentacijo dodajamo s pomočjo telefona ali tablice, lahko slike dodajamo neposredno preko fotoaparata brez ločenega odpiranja in dodajanje slike iz datotek.
